Traitement automatisé des factures entrantes

En numérisant et en intégrant les opérations Accounts Payable dans leur système ERP, les utilisateurs SAP peuvent assurer une plus grande transparence, une comptabilisation plus rapide et donc des économies de coûts.

Les entreprises qui reçoivent chaque année un nombre à cinq ou six chiffres de factures entrantes s'efforcent d'automatiser le traitement des factures. Les entreprises ayant de nombreux sites de réception de factures, en particulier, ont un fort potentiel de réduction des coûts grâce à la centralisation et à l'automatisation des documents entrants.

Pour les utilisateurs de SAP, les conditions d'optimisation sont généralement bien remplies : Ils commandent et paient de la même manière dans SAP. Avec des solutions logicielles appropriées, il est possible de relier la commande SAP (MM) à la facture (FI) pour la comptabilité fournisseurs et d'obtenir des processus de validation jusqu'au niveau des postes de la facture. Le processus de la commande au paiement (Procure to Pay) peut ainsi être automatisé et simplifié.

Réception des factures : électronique ou papier ?

Bien que la réception électronique des factures ait généralement le vent en poupe, les factures continuent d'arriver sous forme papier dans de nombreuses entreprises. Cela signifie qu'elles doivent d'abord être numérisées :

Des composants logiciels appropriés sont nécessaires pour scanner ces documents papier et pour reconnaître et lire automatiquement les informations pertinentes pour la facturation. Les données sont ensuite comparées aux données de base et aux données de mouvement SAP, ce qui permet d'en vérifier la plausibilité. Un processus de validation s'ensuit.

Les validations ont lieu dans SAP ERP, via le portail SAP, un frontal web ou avec des appareils mobiles dans le navigateur. WMD a réalisé un certain nombre de projets internationaux de ce type avec sa solution de processus xSuite, tant pour des entreprises que pour des administrations publiques.

Grâce à la solution de vérification des factures intégrée dans SAP et à des composants logiciels complémentaires, par exemple pour la réception électronique des factures, les organisations parviennent à automatiser de manière optimale leurs processus d'approvisionnement et de paiement et à les rendre plus rapides et plus transparents.

Alk-Abelló, leader mondial dans la fabrication de produits d'immunothérapie spécifique et de traitement aigu des réactions anaphylactiques, utilise le workflow intégré SAP au niveau international non seulement pour le traitement des factures entrantes, mais aussi pour la gestion des commandes entrantes et des demandes d'achat.

Ainsi, la même technologie permet de traiter non seulement les factures, mais aussi les documents d'autres secteurs de l'entreprise, comme l'approvisionnement ou les entrées de commandes. Le principal avantage de la solution réside dans la standardisation des processus comptables.

Celui-ci se traduit par une transparence nettement accrue sur les processus de traitement et par une augmentation des recettes d'escompte. Au total, 1000 utilisateurs SAP travaillent chez Alk avec la solution de workflow.

Centralisation des processus

Le groupe Hako, dont le siège est à Bad Oldesloe, compte parmi les principaux fabricants internationaux de matériel de nettoyage et de voirie. La solution y est composée d'une entrée de facture électronique, de composants pour la numérisation et l'OCR, d'un workflow de facturation et de clients pour la validation par accès web.

Elle a été intégrée dans le système SAP central de Hako, installé en interne et composé de trois mandats : pour les sociétés en Allemagne et en Pologne, pour les filiales internationales en Grande-Bretagne, en Australie, au Benelux, en Espagne, en Suisse, en Suède, en Finlande et en Norvège, et un autre mandat pour les sociétés américaines.

Hako reçoit environ 72.000 factures par an. La part des justificatifs reçus par voie électronique au format PDF ne cesse d'augmenter et dépassait déjà les 50 pour cent à la mi-2015. Elles sont récupérées dans la boîte aux lettres collective à l'aide d'un composant logiciel spécifique et introduites dans le flux de travail.

Le système a permis d'accélérer considérablement les délais d'exécution et d'améliorer l'efficacité des processus. Les possibilités de coordination interne se sont considérablement améliorées grâce à la transparence acquise.

Factures électroniques

Depuis un certain temps, la compagnie d'assurance R+V exige de ses fournisseurs les plus importants en termes de chiffre d'affaires qu'ils lui envoient des factures électroniques conformes à la TVA, et elle est en train d'augmenter encore ce pourcentage. À moyen terme, 70 à 80 % de toutes les factures entrantes - soit près de 65 000 justificatifs par an - devraient être traitées électroniquement.

On estime que 500 à 600 validateurs seront alors intégrés dans les flux de travail automatisés pour effectuer des vérifications factuelles ou valider des paiements. Depuis l'introduction de la solution, l'assurance a enregistré de nombreux effets positifs :

Il n'est plus nécessaire de transporter ou d'envoyer du papier dans tous les sens, il n'est plus nécessaire d'apposer des tampons de validation ou de remplir des formulaires de validation et les délais de traitement ont été considérablement réduits.

Un état financier clair lors des clôtures

Jusqu'en 2014, la fondation Vorwerk, qui commercialise directement des appareils électroménagers, des cosmétiques et d'autres produits, traitait encore les factures entrantes sur papier. En passant à des processus électroniques, le service comptable espérait réduire les temps de traitement et donc accélérer le traitement des factures, améliorer la transparence des dettes en cours et obtenir des escomptes grâce à un paiement rapide.

Aujourd'hui, 80% des documents sont prêts à être comptabilisés dans un délai d'un à deux jours, ce qui pouvait prendre jusqu'à deux semaines auparavant. De ce fait, les rappels sont moins nombreux et le service de comptabilité financière dispose à tout moment de l'état financier actuel lors des clôtures mensuelles.

Les exemples le montrent : Avec des workflows numériques intégrés dans SAP, une entreprise peut considérablement consolider et optimiser des processus tels que le traitement des factures. Les nombreux avantages qui peuvent être obtenus en termes de qualité du travail, de gain de temps, de réduction des coûts et de transparence parlent d'eux-mêmes.