Faire les choses correctement ! - Conseils pour la conversion de votre contrat SAP S/4HANA

SAP sonne le glas de son logiciel à succès R/3. La maintenance standard de ce logiciel prendra fin en 2027. Au plus tard à la fin de l'Extended Support en 2030, chaque client SAP devra également avoir modifié ses contrats de licence pour le produit successeur S/4HANA. Cela implique un historique de contrats qui s'étend souvent sur des décennies et qui doit être retravaillé.

Pour sauver les investissements déjà réalisés dans les logiciels SAP, SAP propose à ses clients deux voies : La Product Conversion et la Contract Conversion. À qui s'adresse quelle voie ? Comment poser correctement les jalons pour l'avenir ?

Product Conversion - Conversion de contrat "light 

La conversion de produit est la manière la plus simple de transférer vos licences existantes dans le monde S/4. Pour cela, il faut acheter le produit "S/4HANA Enterprise Management for ERP Customers". Ainsi, tous les anciens contrats d'utilisation des logiciels SAP restent valables dans l'environnement S/4HANA. SAP accorde même un "Dual-Use-Right" pour toute la période de migration. Cela signifie que l'on peut utiliser les licences jusqu'à concurrence de l'étendue de la licence aussi bien dans l'environnement R/3 que dans l'environnement S/4.

La conversion en licences S/4 n'est nécessaire que pour les produits pour lesquels il n'existe pas d'équivalents dans le nouveau monde. Par exemple, le produit R/3 "SAP EHS Management, product safety" est converti en un nouveau produit "SAP S/4HANA for product compliance".

Le prix du contrat payé est pris en compte pour la licence du nouveau produit au 100%. Il s'agit ici de négocier la remise pour les produits suivants de manière à ne pas engendrer de coûts supplémentaires.

Conseil n°1 : si le produit qui succède à S/4HANA ne vous apporte aucun avantage supplémentaire, insistez pour que la remise accordée sur ce produit vous permette de ne rien payer de plus.

Cette forme de changement de contrat est avantageuse pour tous les clients qui utilisent de très nombreux types d'utilisateurs "avantageux". De nombreux types d'utilisateurs pour une utilisation limitée du système SAP, comme Worker User, Project User, Logistics User, n'existent plus dans la liste de prix S/4. Avec une conversion de produit, on peut continuer à les utiliser et également obtenir une licence supplémentaire. Tous les droits spéciaux accordés par contrat sont également conservés lors de la conversion de produit. 

Conseil n° 2 Analysez l'historique de votre contrat, y compris tous les accords annexes, afin d'identifier les droits spéciaux importants. Si vous ne voulez pas les perdre, concluez une conversion de produit ou veillez à ce que SAP vous accorde ces droits même après une conversion de contrat.

En ce qui concerne l'"utilisation indirecte" du système SAP, votre position juridique ne change pas dans le cadre de la conversion de produit. Vous n'êtes pas obligé d'accepter le modèle de licence "Digital Access". D'une part, l'incertitude demeure quant au droit de SAP de réclamer des droits de licence pour les utilisations indirectes du système, par exemple par le biais d'interfaces avec des fournisseurs, des prestataires de services ou des clients. D'autre part, vous pouvez encore vous défendre contre ces exigences et conclure d'autres accords avec SAP afin de protéger des scénarios d'utilisation concrets en matière de droit de licence.

Conseil n° 3 Examinez votre risque concernant l'utilisation indirecte et déterminez vos besoins actuels et futurs en matière de licence pour le modèle "Digital Access". Sur cette base, vous développez une stratégie de négociation afin d'octroyer des licences pour l'utilisation indirecte de la manière la plus avantageuse et la plus pérenne possible.

Contract Conversion - beaucoup de risques, mais aussi beaucoup d'opportunités

La Contract Conversion est en effet la coupe sévère avec l'historique des contrats. Tous les anciens contrats sont résiliés par cet accord et remplacés par un nouveau contrat. Cette consolidation des contrats peut également être effectuée dans le cadre de la conversion de produit, mais cette étape est une condition préalable à la conversion de contrat. 

Lors de la Contract Conversion, les prix contractuels payés pour les anciens produits sont d'abord additionnés. La somme est ensuite imputée à 100 % sur le prix d'achat des nouveaux produits S/4HANA. L'avantage de cette procédure est que les anciens produits non utilisés sont également pris en compte et que les "shelf-ware" peuvent ainsi être échangés contre des produits à nouveau utiles.

L'un des grands défis de la Contract Conversion est la définition de la nouvelle facture S/4HANA de l'article. Les fonctionnalités utilisées dans le monde R/3 ont été réparties sur différents produits dans la liste de prix S/4HANA. Une analyse détaillée des besoins est nécessaire pour définir la bonne configuration. Si l'on oublie ici des fonctions qui ne peuvent être représentées que par des produits supplémentaires, le calcul des coûts peut changer de manière dramatique.

Conseil n° 4 Impliquez à temps les services spécialisés utilisateurs dans la préparation du contrat afin d'obtenir une image complète des fonctions nécessaires et donc des produits S/4 à licencier.

Il faut encore tenir compte d'une condition secondaire pour cette conversion. L'imputation des anciens produits ne se fait que sur un maximum de 90% du nouveau montant du contrat. Cela signifie que la base de maintenance doit augmenter d'au moins 10% lors de la Con-tract Conversion. Pour les clients qui ne prévoient pas d'étendre leur engagement SAP, ce changement de contrat est donc rarement judicieux.

Avec la Contract Conversion, les types d'utilisateurs disponibles changent également. Il n'y a plus que quatre types disponibles pour les licences d'utilisateurs nommés : Professional Use, Functional Use, Productivity Use et Developer Access. Les projets de conversion menés jusqu'à présent ont montré que les nouveaux types d'utilisateurs entraînent des coûts de licence plus élevés, car de nombreux types d'utilisateurs bon marché sont supprimés et le Professional Use est alors souvent nécessaire. Depuis fin 2020, les droits pour "Display Use" et "Approval Use" sont toutefois déjà inclus dans le type d'utilisateur le moins cher "Productivity Use". Les clients SAP qui utilisent beaucoup d'utilisateurs qui n'ont qu'un accès en lecture ou qui effectuent des validations dans le système SAP peuvent s'attendre à des économies considérables dans ce domaine.

Conseil 5 : Analysez le comportement d'utilisation de vos utilisateurs SAP et estimez le plus précisément possible le nombre de licences dont vous avez besoin par type d'utilisateur dans la liste de prix S/4HANA. L'utilisation d'un outil de simulation peut apporter une aide précieuse à cet égard.

Avec la conversion de contrat, SAP veut également aider le modèle de licence "Digital Access" à percer. Comme de nombreux clients ne souhaitaient pas effectuer de conversion de contrat pour cette raison, SAP est prêt à y renoncer dans certains cas. Les anciennes règles d'utilisation indirecte s'appliquent alors.

Toute personne qui achète une licence "Digital Access" accepte par contrat que SAP ait le droit de demander des frais de licence supplémentaires pour chaque document (ligne de document) qui n'a pas été créé via une boîte de dialogue SAP. Seuls les documents transférés depuis d'autres applications SAP (Concur, CRM, Ariba ...) sont exclus. L'obligation de licence s'applique également si le document a été créé dans le système tiers par un utilisateur qui possède une licence d'utilisateur nommé valable.

Jusqu'à présent, il n'existe que des possibilités insuffisantes et sujettes à erreurs pour déterminer le nombre de documents soumis à licence. Il est donc difficile d'estimer les coûts actuels et futurs de "Digital Access". Les prix catalogue pour "Digital Access" sont abstrus et SAP a toujours accordé des remises supérieures à 90% sur ceux-ci. En tant que client, on a en outre peu d'influence sur la croissance des documents. C'est justement la numérisation qui fera que de plus en plus de processus communiqueront avec les systèmes SAP via des interfaces, de sorte que l'on peut s'attendre à une croissance exponentielle.

Conseil n° 6 : essayez de déterminer le nombre de "documents numériques" soumis à licence à l'aide d'outils appropriés. Assurez-vous des remises importantes sur ce produit et limitez les possibilités d'augmentation de prix après l'expiration de l'accord de remise. Déterminez par contrat la manière dont le nombre de documents sera déterminé tant que SAP ne pourra pas garantir un mesurage fiable. Assurez-vous des clauses de résiliation pour ce produit au cas où les tribunaux s'opposeraient à la licence d'utilisation indirecte.

Quelle est la voie idéale pour
Changement de contrat ?

• Analyse des anciens contrats (produits, prix des contrats, droits spéciaux)

• Détermination des besoins futurs dans la liste de prix S/4 (nouveaux types d'utilisateurs, moteurs, accès numérique)

• Définition des objectifs de négociation pour a.) Contract Conversion, b.) Product Conversion

• Négocier avec SAP

Si aucune offre acceptable ne peut être négociée pour une Contract Conversion, une Product Conversion peut être conclue. Il est toujours possible de procéder ultérieurement à la Contract Conversion. Parfois, il est plus facile de faire valoir des exigences importantes à un moment ultérieur. Grâce à l'expérience acquise lors de nombreuses négociations de conversion, SAMtoa vous soutient volontiers dans votre transition vers S/4HANA.