Relever les défis de la comptabilité financière SAP

Lors de l'élaboration d'une stratégie d'automatisation des transactions financières SAP, le lien entre les données et les processus concernés doit être clair et compréhensible. En effet, si l'on se focalise uniquement sur le processus, la qualité des données est souvent négligée.

C'est ainsi que, le cas échéant, des données erronées parviennent dans le système SAP. Si, à l'inverse, l'accent est mis sur l'amélioration de la qualité des données, il s'agit également d'identifier à quel endroit du processus les erreurs surviennent, afin de modifier le processus en conséquence ou même de le mettre en place. Une stratégie qui tient compte de l'interdépendance entre les données et le processus augmente considérablement la probabilité de réussite de telles initiatives.

Automatiser les processus SAP

Une plateforme d'automatisation efficace offre des fonctions qui peuvent être rapidement mises en œuvre et implémentées avec un minimum d'efforts de programmation/IT. En matière d'automatisation des processus SAP, Winshuttle fait la distinction entre ce qu'on appelle l'automatisation du bureau et l'automatisation des processus. Chacune a ses avantages spécifiques, en fonction des exigences.

L'automatisation du bureau permet de remplacer les tâches manuelles et fastidieuses telles que les modifications ou les mises à jour de données en masse. De nombreuses entreprises utilisent des feuilles de calcul Excel à cet effet. La plateforme flexible permet soit de traiter les transactions sur le bureau/l'ordinateur portable, soit de les charger sur un serveur pour un traitement ultérieur. Cette dernière option soulage l'environnement/les ressources informatiques de l'ordinateur concerné et réduit le trafic de la passerelle VPN. Elle offre en outre des avantages pour le travail en équipes réparties ou dans des lieux décentralisés comme le bureau à domicile.

L'automatisation des processus comprend tous les aspects d'un processus continu - du déclenchement à la transmission des données finales à SAP, en passant par la saisie, la gestion, la vérification et la validation des données. Pour ce faire, il est nécessaire d'automatiser et d'orchestrer différentes étapes, et parfois même de faire intervenir des collaborateurs. Les étapes de travail basées sur le web peuvent être automatisées à l'aide de formulaires faciles à utiliser. Les utilisateurs ont souvent recours à l'automatisation basée sur les fichiers ou au workflow Microsoft Excel lorsqu'ils transmettent des fichiers Excel par e-mail pour vérification et approbation.

L'avantage de l'automatisation des processus via le workflow Excel réside dans le fait qu'il est possible de contrôler et d'auditer des processus tels que la transmission, la vérification et la validation. En outre, les données dans les fichiers Excel sont validées par rapport à SAP avant d'être validées. Lorsque toutes les validations sont accordées, les données - y compris le fichier Excel - sont automatiquement transférées vers le système SAP. Cette procédure réduit le risque d'erreurs dans les données en simplifiant la saisie manuelle par l'utilisateur tout au long du processus grâce à des directives/préférences précises dans le formulaire.

Les formulaires web conviviaux sont particulièrement adaptés aux processus complexes tels que la création de comptes. Ils nécessitent souvent l'intervention et la vérification de collaborateurs de différents services, même en dehors du service comptable et financier. Les formulaires basés sur les rôles n'affichent que des champs spécifiques, en fonction des informations requises. Au cours du processus, les données sont validées par rapport à SAP et transmises si elles sont jugées bonnes. L'ensemble du processus est géré, suivi et contrôlé de manière centralisée, ce qui facilite les audits.

Comme toutes ces fonctions semblent être des applications différentes, il faut une plateforme d'automatisation qui offre la flexibilité et l'évolutivité nécessaires. Il est certain que certains processus SAP sont déjà automatisés de manière optimale avec l'une des méthodes. Mais dans d'autres cas, une plateforme flexible et évolutive offre l'avantage de pouvoir choisir le meilleur degré d'automatisation pour chaque processus d'entreprise.

Pourquoi la flexibilité est-elle si importante ?

Avant l'épidémie de Covid-19, de nombreux employés travaillaient déjà dans des environnements commerciaux très dynamiques. Cependant, la quantité de données ne cesse d'augmenter et les limites des systèmes ERP SAP signifient que les équipes doivent travailler plus dur que jamais. De plus, l'automatisation des processus SAP n'a jamais été une tâche facile. Tout d'un coup, tout le monde a été contraint d'effectuer ses tâches à domicile et d'essayer de maintenir le même niveau de productivité qu'auparavant. La pandémie s'est emparée d'un environnement commercial déjà dynamique et a immédiatement créé une sorte de chaos.

Les entreprises qui s'appuyaient principalement sur des processus manuels pour la gestion de leurs données SAP ont dû prendre des décisions difficiles et ont été confrontées à une baisse de la productivité. Comme les employés travaillaient en dehors du bureau, il fallait trouver de nouvelles façons de gérer et de contrôler les données. Et il devenait plus difficile de maintenir les processus en conformité avec la réglementation. Les défis n'ont pas diminué, car de nombreuses entreprises n'avaient jamais conçu leurs passerelles VPN pour que l'ensemble du personnel travaille en même temps loin du bureau.

Quelle aurait donc été la pratique s'ils avaient disposé d'une plate-forme d'automatisation puissante, flexible et évolutive pour leurs processus financiers, comme décrit ci-dessus ? Grâce à l'exécution de bureau sur serveur et aux processus automatisés, les collaborateurs du service comptable et financier auraient pu passer presque sans transition du bureau au télétravail. Grâce à des formulaires basés sur le web ou à des processus de workflow Excel, les processus auraient également pu fonctionner de manière décentralisée.

Eh bien, il est toujours possible de mettre en œuvre ce type de plate-forme, même si l'environnement commercial est dynamique et qu'il existe un risque permanent de nouvelles perturbations dues à la pandémie. Winshuttle fournit la plate-forme - et pas seulement en théorie, mais aussi en pratique, comme le montre l'exemple de cas client suivant.

Automatisation du bureau chez Alpina Savoie

Alpina Savoie est l'un des plus grands producteurs mondiaux de pâtes, couscous, semoule et polenta. Ici, l'automatisation du poste de travail a permis de résoudre des problèmes actuels et à long terme avec les données SAP. Le défi était double : l'entreprise était confrontée à un arriéré de plus de 100.000 transactions financières SAP - et la tendance était à la hausse. Dans le même temps, les employés luttaient pour maintenir et gérer plus de 30.000 références de produits. La combinaison d'un retard croissant et d'une gestion régulière des données dépassait les capacités des collaborateurs.

Cependant, développer un programme spécifique pour résorber le retard était trop coûteux et aurait nécessité de nombreuses ressources informatiques ainsi qu'un temps de développement considérable. Alternativement, il aurait fallu quatre à cinq personnes à temps plein pendant environ trois mois pour résorber le retard en saisissant manuellement les données. Cela n'aurait pas pris en compte les nouvelles transactions arrivant dans le pipeline. Aucune de ces options n'a donc été jugée viable par l'entreprise.

Au lieu de cela, Alpina Savoie a choisi comme solution l'automatisation de bureau de "Winshuttle Studio". Cette solution a permis de relever les deux défis. "Studio" permet de gérer, à l'aide de Microsoft Excel, les transactions financières SAP accumulées - tout en validant les données par rapport au système SAP ECC, avant même qu'elles ne soient comptabilisées.

L'entreprise a utilisé la même approche pour gérer les données de base de ses produits. Pour ce faire, elle a développé des scripts d'automatisation à l'aide de "Winshuttle Studio". Les utilisateurs ont ainsi pu traiter efficacement les données des 30 000 références de produits, sans les retards et les erreurs habituels dus à la saisie manuelle des données.

Un autre avantage résidait dans le fait que les scripts pouvaient être créés sans l'aide du service informatique ou de ressources spécialisées. Ils ont donc pu être développés, testés et adaptés rapidement et directement par les personnes qui connaissent le mieux les processus financiers SAP.

Le résultat est impressionnant. Au lieu des trois mois prévus, le retard a pu être comblé en quelques jours, y compris le développement et le test des scripts. De plus, la plateforme permet de minimiser les futurs problèmes de retards, de sorte que la solution a été amortie en peu de temps.

Grâce à l'accélération du traitement et à l'amélioration de la qualité des données de base de référence des produits, Alpina Savoie a été en mesure de mieux répondre à ses besoins commerciaux. L'entreprise peut désormais effectuer des analyses commerciales approfondies sur une base régulière. Cela lui permet d'identifier plus rapidement les changements dans l'environnement commercial et d'adopter de nouvelles stratégies en fonction des besoins afin de continuer à bénéficier d'un avantage concurrentiel sur le marché.

Conclusion

Dans le cadre de l'introduction d'une plateforme d'automatisation, il s'agit en premier lieu de choisir la fonctionnalité la plus appropriée. Pour cela, il est important d'examiner l'ensemble des processus financiers et comptables basés sur SAP à automatiser et de comprendre les exigences de chaque processus. Ce n'est qu'en gardant ces deux aspects à l'esprit qu'une plateforme d'automatisation flexible et évolutive pour la finance peut réellement faire valoir ses atouts et mener l'initiative au succès.