Contenu structuré/non structuré (ERP/ECM)

Heutzutage haben die meisten Unternehmen und Behörden in spezielle Unternehmenssoftware investiert – beispielsweise Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) oder Supply Chain Management (SCM) – um ihre geschäftlichen Kernprozesse zu standardisieren, wie etwa Kundenbeziehungspflege, Anlagenbuchhaltung, Rechnungswesen, Lohnbuchhaltung, Lieferketten-Management und, und, und.

Diese Anwendungen eignen sich hervorragend zur Verwaltung hoch strukturierter Transaktionsdaten und Informationen wie Adressen, Artikel, Kundennummern, Personalnummern oder Auftragsnummern, welche einen Geschäftsprozess eindeutig kennzeichnen.

Allerdings ignorieren diese Spezialanwendungen die Tatsache, dass viele Prozesse von unstrukturiertem Content ausgelöst werden, mit diesem verbunden sind oder diesen unter Umständen sogar erzeugen. Solche Inhalte sind beispielsweise E-Mails, technische Dokumentationen, Chatverläufe, Verträge, Fotos, Lebensläufe, Urkunden, Produktdatenblätter und vieles mehr.

Infolgedessen haben viele Unternehmen und Institutionen Enterprise-Content-Management-(ECM-)Lösungen eingeführt, um eben diesen unstrukturierten Content zu koordinieren und zu steuern. ECM hilft den Nutzern mit einer Vielzahl von Funktionen den Con-tent zu erstellen, gemeinsam zu bearbeiten, auszutauschen, zu speichern, aufzufinden und zu archivieren bzw. letztendlich auch wieder zu vernichten.

Hilft mir ECM als Siloapplikation nun wirklich weiter? Nur eingeschränkt, denn nicht selten existieren die Welten der strukturierten Geschäftsprozesse und des unstrukturierten Contents immer noch getrennt nebeneinander. Unternehmen und Institutionen jeder Größenordnung sehen darin mittlerweile eine schwerwiegende Problemursache.

In fast jedem kunden- oder partnerzugewandten Prozess werden umfangreiche unstrukturierte Unterlagen ausgetauscht. Zum Zeitpunkt, an dem eine Unterlage ankommt oder erstellt wird, sind der Autor und der Empfänger mit dem Kontext und der Bedeutung (Relation) noch bestens vertraut.

Doch die Erinnerung verblasst bald und die Informationen, welche teilweise immer noch mehr oder weniger wahllos auf Schreibtischen, gemeinsamen Festplatten oder in isolierten Computerprogrammen oder „dunklen Archiven“ abgelegt wurden, gehen dem Unternehmen de facto verloren.

Selbst wenn sich jemand an ihre Existenz und deren Ablageort noch erinnert, gibt es so gut wie keine Informationen mehr, was den Inhalt zum ursprünglichen Kontext des Geschäftsprozesses wieder ins Gedächtnis rufen kann. Mitarbeiter verschwenden somit wertvolle Zeit mit der Recherche, in welchem Kontext die Unterlage relevant oder eben nicht mehr relevant war. Fehlende oder falsch zugeordnete Informationen können zudem zu einem juristischen Risiko werden.

Nach Einschätzungen von Analysten liegen rund 90 Prozent aller Informationen in unstrukturierter Form vor – Umfang massiv steigend. Dennoch entziehen sich unstrukturierte Informationen weiterhin der systematischen Verarbeitung in Unternehmen.

Durch die fehlende Integration in den Kontext führender Anwendungen, wie z. B. SAP, Successfactors, Sales-force oder Microsoft Office365, entstehen weitere isolierte Content Repositories (Ablageorte). Die in die Jahre gekommene n:1-Anlagenverknüpfung hilft hier nur sehr bedingt weiter. 

Ein geniales Konzept schafft Abhilfe

Nutzen wir also einfach das Konzept der Datenbankmodellierung als Vorlage und „werfen“ die jeweils identischen Unterlagentypen in einen gemeinsamen „virtuellen Topf“ – selbstverständlich versehen mit einigen wichtigen Metafeldern.

Dann modellieren wir intelligent und flexibel die Verknüpfungsregeln, bringen diese zu den strukturierten Daten der führenden Applikation und voilà … es entsteht für jeden Geschäftsprozess wie aus Geisterhand der entsprechende digitale Work-space aus strukturiertem und unstrukturiertem Content.

Was versteht man unter Extended ECM und wie funktioniert es?

Extended ECM orientiert sich an den Business-Objekten der führenden Applikationen, welche die Businessprozesse im Unternehmen abbilden und steuern. Für jeden der Business-Objekttypen wird ein Template des digitalen Workspace mit entsprechender Ordnerstruktur und den darin befindlichen Vorlagen (z. B. Word-
templates, PDF-Anhänge usw.) definiert und zugeordnet.

Es entsteht somit ein digitaler „Content-Zwilling“, der bei jeder Anlage z. B. eines Kundenstammdatensatzes automatisch erstellt und verknüpft wird. Extended ECM reichert diesen „Content-Zwilling“ nun mit unstrukturierten Daten aus E-Mails, dem Posteingang oder anderweitigen Applikationen wie z. B. CAD-Systemen an. Somit entsteht ein zentraler Ort, an dem alle Dokumenten- und Informationsströme zusammenfinden und zentral im Zugriff stehen – egal von wo auch immer auf der Welt mittels Webbrowser zugegriffen wird. 

Jahrzehntelange Entwicklungspartnerschaft von SAP und OpenText

Wenig bekannt ist, dass die beiden Unternehmen auf eine 25-jährige Entwicklungspartnerschaft zurückblicken können. Somit ist die Integration nicht nur sehr durchdacht konzipiert, sondern insbesondere zukunftssicher … steht ein neues Release von SAP bereit, steht zeitnah bereits auch schon die Partnerlösung zur Verfügung.

Dies zeigt sich auch in den SAP Pinnacle Awards. Im zwölften Jahr in Folge wurde OpenText der Solu-tion Extension Award überreicht. SAP vergibt diese Awards an Top-Partner, die sich durch eine enge Partnerschaft mit SAP auszeichnen und ihre Kunden unterstützen, um mit den SAP-Produkten effektiver zu arbeiten. Den wenigsten Kunden der SAP ist jedoch bewusst, dass diese Lösungen auch „aus einer Hand“ direkt von SAP oder einem Partner wie der iXenso AG zu beziehen sind. 

Um die Herausforderungen auf dem Weg zur digitalen Transformation zu bewältigen, sprechen wir mit unseren Kunden nicht über einzelne Produkte, sondern über eine Plattform-Strategie zur Technologie–Konsolidierung. Denn der Mangel an Technologiespezialisten wird sich in den kommenden Jahren vermutlich eher noch verschärfen denn verbessern.

Dem kann unter anderem auch mit einer konsequenten Cloud-Strategie entgegengewirkt werden, sofern diese mit europäischem Datenschutzrecht vereinbar ist und unverhältnismäßige Zugriffe von ausländischen Ermittlungsbehörden unterbunden sind (u. a. USA PATRIOT Act).

ECM Cloud „runs at Germany“

Seit letztem Jahr stellt die Schwestergesellschaft der iXenso AG, die iXenso CS GmbH, über einen SAP PMC (Partner managed Cloud) Vertrag und den langjährigen Partner Telekom diese ECM Services auch aus der Cloud bereit und bindet diese Services an die Kundensysteme an, egal ob es sich um ein reines Archiv, OCR, Outputmanagement oder eben Extended ECM handelt.

Einer der größten Kunden ist die -powercloud GmbH, ein marktführender Cloudservice-Anbieter im Energiesektor. In diesem Cloud-Umfeld wird auch der von der iXenso AG entwickelte xECM Enabler für SAP Business ByDesign Kunden betrieben. Mittels standardisierter Abläufe wird SAP Business ByDesign um ECM Services bzw. die digitalen Workspaces erweitert.

iXenso Group

Die iXenso Group ist Digitalisierungsexperte & Reseller für Enterprise Content Management und Enterprise Resource Planning. Die internationale Unternehmensgruppe implementiert seit mehr als zwei Jahrzehnten erfolgreich Lösungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen, auf Basis der SAP und OpenText Technologien.

Das Team übernimmt die gesamte Projekt-abwicklung, von der Lizenzbereitstellung und der Implementierung bis zum Support. Hauptsitz ist Freiburg im Breisgau mit Standorten in München, Hannover und Turin (IT). Aus der Praxis für die Praxis: Die Gruppe ist fast vollständig „digital unterwegs“ und hat in Folge der digitalen Transformation auch die Organisationsstruktur und Prozesse flexibel und agil implementiert. Hierfür wurde die iXenso AG unter anderem von der Wirtschaftswoche mit dem „Digital Champion Award“ ausgezeichnet.