Contenu structuré/non structuré (ERP/ECM)

Aujourd'hui, la plupart des entreprises et des administrations publiques ont investi dans des logiciels d'entreprise spécialisés - par exemple Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) ou Supply Chain Management (SCM) - afin de standardiser leurs processus commerciaux de base, tels que la gestion des relations avec la clientèle, la comptabilité des immobilisations, la comptabilité, la gestion des salaires, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, et, et, et, et.

Ces applications conviennent parfaitement à la gestion de données transactionnelles hautement structurées et d'informations telles que les adresses, les articles, les numéros de clients, les matricules ou les numéros de commande, qui identifient clairement un processus commercial.

Toutefois, ces applications spécialisées ignorent le fait que de nombreux processus sont déclenchés par des contenus non structurés, qu'ils sont liés à ces contenus ou qu'ils les génèrent même dans certaines circonstances. De tels contenus sont par exemple des e-mails, des documentations techniques, des historiques de chat, des contrats, des photos, des CV, des certificats, des fiches techniques de produits et bien d'autres choses encore.

Par conséquent, de nombreuses entreprises et institutions ont introduit des solutions de gestion de contenu d'entreprise (ECM) pour coordonner et contrôler ce contenu non structuré. L'ECM aide les utilisateurs à créer, traiter, échanger, stocker, retrouver et archiver le contenu, voire à le détruire, grâce à une multitude de fonctions.

Est-ce que l'ECM m'aide vraiment en tant qu'application en silo ? De manière limitée seulement, car il n'est pas rare que les mondes des processus commerciaux structurés et des contenus non structurés coexistent encore séparément. Les entreprises et les institutions de toutes tailles y voient désormais une grave source de problèmes.

Dans presque tous les processus orientés vers le client ou le partenaire, de nombreux documents non structurés sont échangés. Au moment où un document arrive ou est créé, l'auteur et le destinataire connaissent encore parfaitement le contexte et la signification (relation).

Mais le souvenir s'estompe rapidement et les informations, qui étaient parfois encore stockées plus ou moins au hasard sur des bureaux, des disques durs communs ou dans des programmes informatiques isolés ou des "archives obscures", sont de facto perdues pour l'entreprise.

Même si quelqu'un se souvient encore de leur existence et de leur lieu de classement, il n'y a pratiquement plus d'informations permettant de se remémorer leur contenu dans le contexte initial du processus d'entreprise. Les collaborateurs perdent donc un temps précieux à chercher dans quel contexte le document était pertinent ou ne l'était plus. Les informations manquantes ou mal classées peuvent en outre constituer un risque juridique.

Selon les estimations des analystes, environ 90% de toutes les informations sont disponibles sous forme non structurée - un volume en forte augmentation. Pourtant, les informations non structurées continuent d'échapper au traitement systématique dans les entreprises.

Le manque d'intégration dans le contexte d'applications leaders, comme SAP, Successfactors, Sales-force ou Microsoft Office365, crée d'autres référentiels de contenu (lieux de stockage) isolés. Le lien d'installation n:1, qui a pris de l'âge, n'apporte ici qu'une aide très limitée. 

Un concept génial y remédie

Utilisons donc simplement le concept de modélisation de la base de données comme modèle et "jetons" les types de documents identiques dans un "pot virtuel" commun, en y ajoutant bien sûr quelques méta-champs importants.

Ensuite, nous modélisons de manière intelligente et flexible les règles de liaison, nous les mettons en relation avec les données structurées de l'application principale et voilà ... pour chaque processus commercial, l'espace de travail numérique correspondant est créé comme par magie à partir de contenus structurés et non structurés.

Qu'entend-on par Extended ECM et comment fonctionne-t-il ?

Extended ECM s'oriente sur les objets de gestion des principales applications qui reproduisent et contrôlent les processus de gestion dans l'entreprise. Pour chacun des types d'objets de gestion, un modèle de l'espace de travail numérique est créé avec la structure de dossier correspondante et les modèles qui s'y trouvent (p. ex. des fichiers Word, des fichiers Excel, etc.).
templates, pièces jointes PDF, etc.) sont définies et attribuées.

Il en résulte un "jumeau de contenu" numérique qui est créé et relié automatiquement à chaque création d'un enregistrement de données de base client, par exemple. Extended ECM enrichit maintenant ce "jumeau de contenu" avec des données non structurées provenant d'e-mails, de la boîte de réception ou d'autres applications comme les systèmes de CAO. Il en résulte un lieu central où tous les flux de documents et d'informations sont réunis et accessibles de manière centralisée, quel que soit l'endroit du monde où l'on y accède par le biais d'un navigateur web. 

Partenariat de développement entre SAP et OpenText depuis des décennies

Ce que l'on sait moins, c'est que les deux entreprises ont un partenariat de développement de 25 ans. Dès qu'une nouvelle version de SAP est prête, la solution partenaire est déjà disponible.

Cela se reflète également dans les SAP Pinnacle Awards. Pour la douzième année consécutive, OpenText s'est vu remettre le Solu-tion Extension Award. SAP décerne ces prix aux meilleurs partenaires qui se distinguent par un partenariat étroit avec SAP et qui aident leurs clients à travailler plus efficacement avec les produits SAP. Cependant, peu de clients de SAP sont conscients que ces solutions peuvent être obtenues directement auprès de SAP ou d'un partenaire comme iXenso AG. 

Pour relever les défis sur la voie de la transformation numérique, nous ne parlons pas avec nos clients de produits individuels, mais d'une stratégie de plateforme pour la consolidation technologique. Car la pénurie de spécialistes en technologie va probablement s'aggraver dans les années à venir au lieu de s'améliorer.

Il est possible d'y remédier, entre autres, en adoptant une stratégie d'informatique en nuage cohérente, à condition qu'elle soit compatible avec la législation européenne en matière de protection des données et que les accès disproportionnés des autorités d'enquête étrangères soient empêchés (entre autres, USA PATRIOT Act).

ECM Cloud "runs at Germany" (le nuage ECM "se déroule en Allemagne")

Depuis l'année dernière, la société sœur d'iXenso AG, iXenso CS GmbH, met également ces services ECM à disposition depuis le cloud via un contrat SAP PMC (Partner managed Cloud) et son partenaire de longue date Telekom, et relie ces services aux systèmes des clients, qu'il s'agisse d'archives pures, d'OCR, d'Output Management ou justement d'Extended ECM.

L'un des plus gros clients est -powercloud GmbH, un fournisseur de services cloud leader sur le marché dans le secteur de l'énergie. C'est dans cet environnement cloud que le xECM Enabler développé par iXenso AG pour SAP Business ByDesign clients sont exploités. Grâce à des processus standardisés, les SAP Business ByDesign élargi aux services ECM ou aux espaces de travail numériques.

Groupe iXenso

Le groupe iXenso est un expert en numérisation et un revendeur de solutions de gestion de contenu et de planification des ressources d'entreprise. Le groupe international d'entreprises met en œuvre avec succès depuis plus de deux décennies des solutions d'optimisation des processus d'entreprise, basées sur les technologies SAP et OpenText.

L'équipe prend en charge l'ensemble du projet, de la mise à disposition des licences et de l'implémentation jusqu'au support. Le siège social est à Fribourg-en-Brisgau, avec des sites à Munich, Hanovre et Turin (IT). De la pratique pour la pratique : le groupe est presque entièrement "en route vers le numérique" et, suite à la transformation numérique, a également mis en œuvre la structure organisationnelle et les processus de manière flexible et agile. Pour cela, iXenso AG s'est vu décerner, entre autres, le "Digital Champion Award" par le magazine Wirtschaftswoche.