Sortir du chaos des factures

Liste de contrôle pour une facturation électronique SAP intelligente

Les achats des entreprises sont confrontés à des défis croissants : coûts en hausse, marchés d'approvisionnement très dynamiques et chaînes d'approvisionnement interrompues. Parallèlement, le traitement des factures entrantes fait partie des processus administratifs les plus importants. Les ressources humaines et financières sont considérables. Les entreprises ont donc de bonnes raisons de dire adieu aux flux de travail manuels basés sur le papier et de miser plutôt sur une gestion électronique des achats avec SAP.

Potentiel de numérisation P2P

Ceux qui misent sur un système SAP pour leurs achats sont déjà bien positionnés en matière de numérisation. Il existe néanmoins un potentiel d'optimisation. En effet, le processus d'achat numérique implique un traitement automatisé des factures entrantes dans SAP. Les solutions Purchase-to-Pay (P2P) s'intègrent ici en tant que module complémentaire SAP dans la boîte à outils informatique existante et optimisent de manière décisive les processus d'achat SAP. L'e-invoicing s'oriente sur l'ensemble du flux de documents des processus SAP. Dans un premier temps, les factures entrantes sont saisies et les informations sont extraites.

Peu importe que les documents soient sur papier, au format PDF ou dans des formats standardisés. Les solutions P2P numérisent les factures et reconnaissent automatiquement leur contenu, qui est ensuite validé et contrôlé. Ce n'est qu'à ce moment-là que les factures sont transférées dans le livre d'entrée des factures central, basé sur SAP, pour la suite du traitement. 

Le haut degré d'automatisation permet non seulement d'économiser du temps et des efforts, mais aussi d'obtenir une qualité de données et une transparence élevées. Les demandes des fournisseurs concernant le statut de traitement d'une facture peuvent être satisfaites en un clic. Des mécanismes d'escalade enregistrés dans le système rappellent en outre les délais d'escompte, les échéances et les validations manquantes. Enfin, l'archivage automatique et sécurisé simplifie la conformité.

Gestion de la facturation 

L'intégration dans SAP est une condition de base pour de telles solutions complémentaires. Les entreprises devraient toutefois tenir compte d'autres critères lors de leur choix. La saisie électronique des factures est la base du traitement électronique des factures. Les systèmes doivent être en mesure de traiter et de lire tout type de facture, qu'il s'agisse d'une facture papier ou d'une pièce jointe à un e-mail. Selon l'association numérique Bitkom, une grande partie des factures électroniques arrivent sous forme de PDF non structuré. Viennent ensuite les formats structurés comme EDI, ZUGFeRD et XFactures. Une solution de gestion des factures intelligente devrait prendre en charge tous ces formats, numériser les documents papier sans erreur et reconnaître automatiquement le contenu des factures.

Comparaison avec les données de base SAP

Après la réception de la facture, la lecture et l'extraction de toutes les données importantes sont entièrement automatisées. Il s'agit notamment des données d'en-tête et des postes de facture. C'est ici que les avantages de l'interaction entre SAP et le traitement des factures entrantes sont les plus évidents. En effet, avec le bon système complémentaire, les données extraites peuvent être automatiquement comparées aux données de base du système ERP. La précision de la reconnaissance et la qualité des données augmentent ainsi de manière significative. De plus, les données peuvent être enrichies d'informations supplémentaires, par exemple les commandes et les entrées de marchandises enregistrées dans le système SAP. Cela simplifie à nouveau le processus de vérification pour les gestionnaires.

Une autre fonction importante des solutions est la validation automatisée des données de facturation. On vérifie par exemple si les numéros de facture sont attribués deux fois ou si la quantité indiquée sur la facture dépasse la quantité d'entrée de marchandises de l'avis de livraison. En règle générale, la validation a lieu directement dans l'interface utilisateur graphique SAP. Avec la bonne solution complémentaire, il est toutefois possible de procéder à la vérification en amont directement sur le client de numérisation. Les nouvelles solutions pour le traitement des factures entrantes offrent en outre les premières approches de l'IA et de la ML. Les systèmes apprennent en arrière-plan aussi bien lors de l'extraction que de la validation et appliquent automatiquement les connaissances acquises aux factures suivantes. 

Conformité de l'archivage 

Les entreprises doivent respecter un grand nombre de réglementations légales lors de la réception des factures. Un logiciel doit prendre en charge ces réglementations. Outre le Code de commerce allemand et la loi sur la TVA, les directives GoBD jouent un rôle particulier. Les factures doivent être documentées, conservées pendant dix ans à l'abri des révisions et protégées contre tout accès illégal. Les règles correspondantes doivent être intégrées dans les solutions P2P. L'archivage des documents à l'épreuve des révisions est également indispensable. Les documents et les données historiques correspondantes (par exemple les modifications, les validations de workflow) peuvent par exemple être stockés dans une archive connectée via SAP ArchiveLink. 

Les fonctionnalités liées à l'analyse des flux de travail sont essentielles pour rendre l'ensemble du processus de facturation entrant transparent et l'optimiser. Des statistiques complètes fournissent des KPI pertinents tels que les temps de passage, les taux de traitement automatique ou le potentiel d'escompte. Les données jouent un rôle important dans le reporting et le contrôle de gestion et fournissent en outre une base de décision importante pour les futurs processus commerciaux. 

800 factures avec MM et FI

L'exemple de Schäfer Shop montre à quoi ressemble l'interaction entre SAP et le module complémentaire P2P dans la pratique. Cette entreprise de vente par correspondance B2B de matériel et de mobilier de bureau mise depuis plus de quinze ans sur les solutions d'Easy Software pour le traitement électronique des factures dans SAP. La PME doit traiter environ 200.000 factures entrantes par an. Pour 80% d'entre elles, il s'agit de factures de marchandises avec référence à une commande, qui sont comptabilisées via SAP MM. Le traitement des autres factures de coûts s'effectue via la composante de comptabilité financière de SAP FI. Alors que le système ERP affecte automatiquement la majeure partie des factures de marchandises à la bonne commande, les factures de coûts nécessitent généralement un contrôle et une approbation manuels. 

La charge de travail était énorme. C'est pourquoi le fournisseur a opté pour Invoice-Management-for-SAP-Solutions. L'objectif était d'automatiser les processus sur la base du workflow et de les gérer ainsi sans problème. Pour ce faire, la solution d'Easy Software regroupe tous les documents dans un livre numérique de réception des factures et les filtre selon des critères tels que la société, la date de la facture, le type de document ou le statut. 

Flux de travail SAP

Le workflow pour les factures de marchandises met l'accent sur la rapidité du traitement des blocages de prix et de quantité. S'il y a par exemple une différence de prix entre la commande et la facture, le document est immédiatement transmis au spécialiste compétent du service des achats. Le flux de travail de contrôle Easy, auquel participent environ 130 employés, permet de déterminer les causes en un clin d'œil. Ainsi, Schäfer peut traiter automatiquement ("en noir") environ 60 pour cent de toutes les factures entrantes. 

Dans le workflow pour les factures de frais, chaque facture est automatiquement attribuée au responsable de l'approbation. Le workflow d'approbation en trois étapes peut ensuite être lancé d'un simple clic de souris. Dans un tableau de contrôle, la solution Easy Software indique de manière claire et transparente qui est autorisé à signer les montants d'un certain montant ou à vérifier les factures uniquement sur le fond. 

Dans les cas peu clairs, la solution informe immédiatement le spécialiste compétent par e-mail ou dans la boîte de réception SAP Office et demande une vérification et une validation de la facture. Un lien permet d'accéder aux différentes factures, de vérifier d'un coup d'œil les données préenregistrées et, si nécessaire, de les compléter, de les confirmer ou de les refuser. Les utilisateurs peuvent en outre ajouter des remarques individuelles et des pièces jointes telles que des justificatifs de prestations, des procès-verbaux de contrôle ou des contrats par simple glisser-déposer. Des scénarios d'escalade définis aident à prioriser les factures à vérifier et indiquent quand il y a un risque de perte d'escompte. 

Pour l'archivage, Schäfer Shop mise sur Easy Archive. Dans la mémoire centrale, tous les documents archivés sont protégés contre les modifications et les manipulations. Toutes les activités importantes du système sont automatiquement consignées, les données du système SAP sont préparées sans effort et mises à disposition conformément à un code fiscal.

Si la combinaison du système SAP et du logiciel de traitement des factures est réussie, les entreprises obtiennent un flux de travail SAP clairement structuré : transparent, facile à gérer et efficace. L'automatisation de la facturation électronique n'est souvent que la première étape. En effet, la numérisation apporte une réelle valeur ajoutée à l'ensemble du processus purchase-to-pay, de l'expression des besoins au paiement en passant par la commande et la réception des marchandises.