Des solutions de facturation électronique intégrées - basées sur le cloud et internationales

Les sommes en jeu dans l'UE en matière d'écart de TVA (EU VAT Gap) sont énormes. Pour la seule année 2016, l'UE a estimé cet écart à plus de 147 milliards d'euros. La tendance est à la morosité fiscale dans les pays du sud de l'Europe. Il faut toutefois s'attendre à des changements parfois importants, ce qui devrait réduire les 147 milliards d'euros mentionnés. La directive européenne 2014/55 et son obligation de mise en œuvre dans les États membres constituent à cet égard un moteur.

Il s'agit surtout de la réglementation de la facturation électronique pour les marchés publics (ce que l'on appelle le B2G ou Business-to-Government). Plus de 300.000 administrations publiques dans les pays de l'UE sont donc tenues de s'équiper pour la facturation électronique, tant au niveau des systèmes que des processus. Et ce de manière obligatoire.

Des recettes fiscales en hausse comme motivation

Depuis un certain temps déjà, les différents pays procèdent à des conversions concrètes, bien qu'à des rythmes différents et avec des obligations de transition non uniformes. L'Italie, la Hongrie et l'Espagne, par exemple, ont pris les devants. La Grèce et la Roumanie sont encore un peu à la traîne, mais elles sont sur le point de mettre en œuvre la norme européenne en question. Il s'agit en effet de combler les lacunes fiscales et d'augmenter ainsi les recettes de l'État.

Voici brièvement ce qu'il en est : Depuis le 1er janvier 2019, il est obligatoire en Italie d'émettre toutes les factures nationales dans un format électronique défini, de les signer et de les échanger via un portail de facturation public. Il s'agit de toutes les factures concernant un émetteur et/ou un destinataire italien.

Cela comprend aussi bien toutes les factures internes à l'Italie que toutes les factures de l'étranger vers l'Italie ou de l'Italie vers l'étranger. La situation est similaire en Hongrie, où il y aura également un portail de facturation à l'avenir. Celui qui ne participe pas au B2T (Business-to-Tax) en Italie ou en Hongrie doit même s'attendre à des pénalités, comme dans de nombreux autres pays.

Dans ce contexte, il est important de savoir que les e-factures dites purement graphiques ne sont pas des factures électroniques au sens de la directive UE-2014/55. En d'autres termes, les factures entrantes au format PDF, très apprécié, posent un problème pour le traitement électronique direct, car elles ne contiennent pas d'informations de facturation électronique structurées. Or, des informations structurées sur les factures électroniques sont une condition préalable à une numérisation aussi optimale que possible.

B2G et B2T donnent des ailes à la facturation électronique

Cela oblige les entreprises actives au niveau international à s'intéresser d'une manière ou d'une autre à la facturation électronique. Aussi parce qu'une grande partie des entreprises travaillent pour des clients publics, et pas seulement des entreprises nationales, mais aussi des entreprises étrangères. Ce qui signifie que les factures standard adressées aux pouvoirs publics doivent être structurées de manière électronique. Et rien que pour cette raison, on ne peut pas éviter la facturation électronique ou la laisser de côté.

Toutefois, les formats, les modes de transmission ou les exigences juridiques (contenus, contrôles, conservation et autres) varient d'un pays à l'autre et il convient d'en tenir compte. Par exemple, lors de la connexion de portails gouvernementaux. Les conditions ou les directives nationales peuvent également changer, parfois du jour au lendemain.

Pour une entreprise qui est de toute façon obligée d'échanger et de traiter les factures par voie électronique avec les administrations publiques, il est évident qu'elle doit également accélérer la facturation électronique avec ses partenaires commerciaux B2B. Et notamment le traitement électronique des factures entrantes. L'entreprise se trouve ainsi sur la voie de la numérisation.

En principe, la facturation électronique est un levier probant ou une sorte de "point de numérisation" pour faire avancer avantageusement la numérisation. L'une des principales raisons en est la réduction des coûts grâce à l'automatisation. Elle permet également de réaliser des écritures entièrement automatisées, qui permettent de réduire les coûts, ce que l'on appelle les "écritures cachées". Selon des études, le coût moyen du traitement classique ou manuel d'une facture entrante papier/PDF est d'environ onze euros ; pour le traitement électronique automatique basé sur la facturation électronique, il se situe entre 80 et 90 centimes.

La facturation électronique mondiale nécessite des connaissances d'experts

Au fil du temps, la facturation électronique intégrée est pratiquement devenue une discipline à part entière. Et ce, avec des solutions qui, dans l'idéal, couvrent différents processus, intègrent différents composants ou fonctions et peuvent être utilisées indépendamment du système ERP utilisé. De la réception de factures dans divers formats par le biais de différents canaux d'entrée, en passant par la préparation pour le traitement ultérieur, comme la conversion, l'enrichissement des données avec des données de base et des données de commande provenant d'un système ERP, ainsi que la création et la transmission d'un enregistrement pour un système ERP connecté comme SAP, jusqu'à la vérification des factures individuellement pour chaque client, y compris les processus de clarification, les validations et l'enregistrement/l'archivage (à des fins de traçabilité ou en raison de prescriptions légales). De plus, les solutions de facturation électronique performantes présentent des fonctionnalités de flux de travail étendues.

Les solutions de facturation électronique intégrées et sophistiquées répondent aux besoins des grandes entreprises mondiales comme à ceux des entreprises de taille moyenne qui ne sont peut-être actives que dans quelques pays et dont les volumes de factures entrantes sont plutôt modérés - en particulier sous forme de solution cloud.

Les solutions d'e-invoicing en nuage de Seeburger, avec des variantes de solutions prédéfinies et spécifiques à chaque pays, sont principalement utilisées par de nombreuses grandes entreprises. Les modèles hybrides, qui combinent la réception, la conversion, y compris les contrôles de signature, sous forme de services en nuage, avec le traitement, la comptabilisation et l'archivage ultérieurs en interne chez le client, peuvent également constituer une variante de solution éprouvée. Par exemple, lorsqu'un système SAP central est utilisé à l'échelle mondiale et que les personnes chargées du traitement (comptables, libérateurs, acheteurs et administrateurs) souhaitent également traiter tous les autres processus dans SAP.

Ce qui est particulièrement important et le restera à l'avenir, c'est que les changements, les nouveautés ou certains développements/tendances nationaux puissent être utilisés en temps réel par les entreprises au niveau international. Les entreprises ou les parties d'entreprises locales, tout comme les succursales ou les filiales à l'étranger.

Les clients qui peuvent recourir aux solutions d'un fournisseur de services de facturation électronique actif au niveau international sont logiquement avantagés. En effet, le fournisseur de services est pour ainsi dire constamment à l'écoute de l'ère de la facturation électronique et ne se contente pas de fournir une solution moderne et performante, mais est également en mesure d'accompagner les entreprises en les conseillant, même à l'étranger. Tant sur le plan professionnel et des processus que sur le plan technique ou en ce qui concerne les tendances du marché. Comme par exemple l'utilisation du réseau Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine), qui ne cesse de se développer.

Peppol a le vent en poupe

Le réseau Peppol sert notamment de plateforme d'échange électronique de commandes et de factures pour les marchés publics et est de plus en plus utilisé pour des scénarios interentreprises (B2B).

La plate-forme répond en même temps aux exigences de la directive européenne 2014/55, car elle est basée sur le type de format Peppol-Bis et sur le réseau eDelivery Network. L'utilisation du réseau Peppol pour les entreprises se fait par le biais de points d'accès Peppol, appelés points d'accès, par lesquels les factures structurées peuvent être envoyées aux destinataires globaux des factures.

Peppol prend son envol dans le monde entier et est utilisé dans 32 pays en Europe ainsi qu'au Canada, à Singapour et aux États-Unis. La Malaisie et la Lituanie prévoient également de rejoindre le réseau Peppol. Actuellement, Peppol est constitué d'un consortium de partenaires de projet issus de douze pays européens.

Dans les pays, les "Peppol Authorities" sont responsables de la définition des spécificités nationales de la facturation électronique. En Allemagne, c'est le bureau de coordination des normes informatiques (KoSIT) qui se charge de cette tâche.

Ainsi, la CoSIT prescrit entre autres le respect de la norme de facturation XRechnung et du protocole de transport AS4. Seeburger est d'ailleurs un fournisseur de points d'accès Peppol certifié et propose également cet accès Peppol sous forme de service cloud.

Les émetteurs de factures peuvent utiliser ce service cloud Seeburger-Peppol pour envoyer rapidement et facilement des factures conformes à l'UE aux autorités et autres destinataires de factures globales.