Services municipaux de Flensburg : contrôle d'accès et saisie des temps avec connexion SAP

Les services municipaux de Flensburg emploient plus de 800 personnes dans la production d'électricité, d'eau et de chaleur ainsi que dans la distribution et l'administration. En outre, le groupe emploie régulièrement des entreprises extérieures telles que des entreprises de jardinage ou de nettoyage.

Cela implique une circulation intense des personnes. Pour des raisons de sécurité, mais aussi pour établir une gestion du temps efficace pour les employés, les services municipaux ont installé il y a près de dix ans un système de contrôle d'accès incluant la saisie des temps. Depuis, le système modulaire évolue avec l'entreprise et les exigences croissantes.

De nombreuses grandes entreprises utilisent des systèmes modernes de gestion des salaires, mais elles ont également besoin d'un système fiable de gestion des temps pour leurs employés, capable de transmettre les heures de travail directement à la comptabilité salariale.

Les services municipaux de Flensburg utilisent à cet effet une solution d'accès électronique avec saisie des temps connectée de l'entreprise de sécurité de Brême Miditec Datensysteme.

Leur solution - composée des MTZ Business Solutions avec interface vers SAP et du module MTZ Access et Time pour jusqu'à 2000 collaborateurs - a convaincu par son package global.

La structure modulaire, la base de données centrale et le logiciel convivial basé sur le web, qui permet un accès à partir de n'importe quel ordinateur via un navigateur web, ont notamment plaidé en faveur de la solution.

Dans un premier temps, les Flensburger ont équipé les portes d'entrée principales de lecteurs d'accès. Depuis, toutes les zones extérieures et intérieures sont équipées d'un contrôle d'accès. L'accès permet également d'enregistrer les heures de travail des employés ainsi que les tentatives d'accès non autorisées à des zones non autorisées.

Il est également possible de procéder à des évaluations appropriées pour les essais manqués, comme pour les temps de travail réguliers, les essais manqués et les temps supplémentaires. "Nous sommes très satisfaits de notre choix de la solution Miditec. Le logiciel fonctionne de manière fiable et est facile à paramétrer.

De plus, l'ensemble de l'installation peut être installé et entretenu par notre propre électricien et nous ne sommes pas liés par un contrat de maintenance", explique Erhard Jahn, directeur du Facility Management chez Stadtwerke Flensburg.

Interface avec SAP

Dans les services municipaux de Flensburg, le partenaire certifié SAP Miditec a réalisé une interface avec le système SAP R/3 HR-PDC. Grâce à celle-ci, les données de base du personnel issues de SAP, telles que le matricule et le numéro de carte, le nom et le prénom, le début et la fin de la validité ou l'autorisation d'utilisation des touches, sont préparées sous forme de fichier et mises à la disposition de MTZ Business Solution pour un traitement ultérieur.

Le transport des données est assuré par le gestionnaire BAPI, qui est configuré lors de l'installation. Le gestionnaire BAPI crée des fichiers dont les noms correspondent aux noms de table de l'interface.

L'interface (MTZBS AUTO_SAP) permet de transférer à MTZ Business Solution aussi bien les nouveaux collaborateurs créés dans le système SAP que les modifications apportées aux collaborateurs déjà existants. Ainsi, il n'est plus nécessaire de gérer les données dans deux systèmes, ce qui est coûteux.

Les services municipaux de Flensburg utilisent les modules Access et Time de MTZ Business Solution. Les données de base du personnel, mises à disposition via l'interface, sont alors enregistrées dans une base de données et sont ainsi disponibles pour tous les modules.

Si nécessaire, l'autorisation "quel employé peut enregistrer sur quel terminal horaire" est également attribuée. En outre, le client peut également transmettre automatiquement l'autorisation "quel employé peut enregistrer quand et sur quel lecteur d'accès" pour les lecteurs d'accès dans l'interface.

Ainsi, les services municipaux de Flensburg contrôlent le moment où les employés sont autorisés à pénétrer dans l'enceinte de l'entreprise ou dans les locaux. Les enregistrements effectués sur un lecteur de badge (tels que les enregistrements d'arrivée, de départ et de motif d'erreur) sont ensuite transmis à SAP via le gestionnaire BAPI et y sont traités.

Grâce à l'échange de fichiers, les valeurs calculées dans le système SAP, comme l'état des congés, le solde ou les heures supplémentaires, peuvent être réécrites dans la base de données de MTZ Business Solution.

Si nécessaire, les valeurs sont affichées sur le terminal de saisie des temps à l'employé concerné, qui s'est clairement identifié à l'aide d'une carte/puce de comptabilisation.

Soutien par hotline

Pour les questions de service, les services municipaux de Flensburg font appel au soutien de la hotline de Miditec. Erhard Jahn apprécie particulièrement les temps de réaction rapides :

"Lors du passage du MTZ 4000 initial au MTZ Business Solutions, et donc du filaire à l'Ethernet, quelques questions sont apparues, auxquelles la hotline a répondu rapidement et avec compétence"

rapporte Jahn.

"Si une réponse ne peut pas être donnée immédiatement, on nous rappelle rapidement".

Une extension est prévue pour l'avenir. Des modules pour une gestion simplifiée des visiteurs et l'établissement de badges devraient compléter le système. Actuellement, les visiteurs doivent encore s'inscrire à l'accueil, où ils reçoivent un badge d'identification délivré manuellement.

Plus tard, cela sera géré par MTZ Business Solutions. La demande se fera alors en ligne, ce qui permettra à la réception de délivrer à l'avance un badge visiteur avec les droits d'accès nécessaires.

La création de badges via MTZ Business Solutions ne sera toutefois pas seulement utilisée pour les visiteurs, mais aussi pour les employés des services municipaux de Flensburg. Le système fournit les données des employés, de sorte que les services municipaux pourront à l'avenir imprimer eux-mêmes les badges des employés sur des cartes d'identité vierges.

"Le respect des normes de sécurité est particulièrement important pour des entreprises de service public aussi importantes que les services municipaux. Grâce à ce contrôle d'accès, l'entreprise a désormais une vue d'ensemble de qui entre dans quels lieux et quand".

explique en conclusion Tammo Berner, directeur des ventes et du marketing chez Miditec Datensysteme.