Gestion des données de base SAP : automatisée et efficace

Pour y parvenir, il est recommandé d'utiliser un logiciel de gestion des données d'application (ADM). L'intérêt de cette solution est que les services spécialisés sont eux-mêmes les utilisateurs et restent ainsi maîtres de leurs données.

Depuis longtemps, les données sont perçues comme des actifs stratégiques, mais la plupart du temps, elles ne sont pas encore traitées comme telles. Ainsi, non seulement la qualité des données doit être améliorée de manière conséquente, mais il faut également tenir compte de la quantité de données qui augmente généralement de manière exponentielle avec la taille de l'entreprise. Si les processus ne sont pas optimisés en conséquence, la compétitivité - et donc le succès de l'entreprise - en pâtissent. Les données critiques pour l'entreprise doivent notamment être prises en compte. Il s'agit en grande partie des données de base. La majeure partie d'entre elles sont créées et/ou modifiées dans les services spécialisés. Il s'agit par exemple des informations relatives aux nouveaux matériaux ou articles ainsi qu'aux débiteurs et créanciers, des données relatives aux fournisseurs, aux clients et au personnel ainsi que des conditions de prix.

Pourquoi donc faire préparer laborieusement et en grande partie manuellement par le service spécialisé ces créations et modifications de données de base, qui sont ensuite à leur tour introduites dans SAP manuellement ou à l'aide d'outils techniques par le service informatique ? Cela peut entraîner non seulement des erreurs coûteuses dans les processus en aval, mais aussi une faible productivité et des rapports erronés. Il est préférable que les départements spécialisés comblent eux-mêmes cette lacune, de manière automatisée et sans aucune connaissance en programmation SAP. Les paragraphes suivants expliquent comment relever les principaux défis qui en découlent.

Accélérer les processus de données de base

La lenteur des procédures manuelles relatives aux données de base peut freiner des processus clés tels que la gestion des commandes, la maintenance des équipements, le lancement de nouveaux produits et les opérations de la chaîne d'approvisionnement. Cependant, l'automatisation de ces processus a toujours été confiée à des ressources informatiques spécialisées, qui étaient souvent déjà surchargées.

Aujourd'hui, les professionnels qui connaissent certainement le mieux leurs processus et leurs données peuvent réduire les temps de traitement de 50 % ou plus grâce à des logiciels spécialement conçus pour eux. Les solutions sont intégrées dans des classeurs basés sur Microsoft Excel ou des formulaires web, ce qui élimine la saisie manuelle des données via l'interface utilisateur graphique SAP. Elles optimisent ainsi la gestion des données de base pour tout type d'objet - et pas seulement pour les "quatre grands", c'est-à-dire les données relatives aux articles, aux clients, aux fournisseurs et aux finances.

Réduire les doublons

Les enregistrements de données de base en double sont à l'origine d'une série de problèmes en aval et d'un reporting imprécis. Il est possible d'éviter les nouveaux doublons en permettant aux gestionnaires de rechercher les enregistrements existants via des formulaires web avant d'en créer de nouveaux. Les utilisateurs professionnels peuvent également utiliser Excel pour marquer les enregistrements en double existants en vue de leur suppression, ce qui leur permet de nettoyer leurs propres données et d'améliorer les opérations commerciales.

Appliquer les procédures et les règles de gestion de manière cohérente

Lorsque les données de base sont gérées manuellement, les procédures et les règles de gestion sont souvent appliquées de manière incohérente. Il en résulte une mauvaise qualité des données et des risques commerciaux inutiles.

Toutefois, une solution basée sur des formulaires et des flux de travail permet de mettre en place des contrôles formels pour la collecte et la validation des données, qui ne peuvent pas être contournés. De même, il est possible d'intégrer des règles de gestion détaillées afin d'éviter que les données ne soient pas collectées et donc manquantes. Pour ce faire, les champs nécessaires sont créés dans le formulaire - sans qu'il soit nécessaire de les prévoir dans le système SAP -, les formats de données sont standardisés et les données sont améliorées en utilisant des services web de fournisseurs tiers, par exemple pour la validation des adresses ou les renseignements sur la solvabilité. Il est également possible d'enregistrer des documentations telles que des formulaires d'exonération fiscale ou des renseignements sur le crédit dans le processus de workflow, en plus des champs de données SAP qui sont remplis dans le cadre du processus de création des données de base.

Plus de visibilité sur le statut des demandes de données de base

Dans le monde manuel, il n'est pas facile de suivre le statut d'une demande de données de base. Les bonnes solutions de workflow veillent à ce que les agents soient automatiquement informés ou rappelés des tâches dues ou en retard par des notifications par e-mail ou des formulaires de collecte de données.

Mesurer la performance et optimiser les processus

Est-il possible de savoir exactement combien de temps il faut pour compléter une demande de données de base ou si les accords sur le niveau de service (SLA) ont été respectés ? Probablement pas si les processus sont manuels. Mais la plupart des solutions de gestion des données de base surveillent automatiquement les principaux indicateurs de performance, tels que les économies de temps, les temps de traitement, les taux d'erreur de données et les accords de niveau de service (voir illustration). Des tableaux de bord ou d'autres fonctions de rapport aident à identifier et à résoudre les goulots d'étranglement dans le processus ainsi que les problèmes de qualité des données.

Aujourd'hui, grâce aux logiciels d'entreprises comme Winshuttle, les utilisateurs professionnels ont la possibilité de relever leurs défis les plus urgents en matière de données de base, d'accélérer les processus et d'améliorer considérablement la qualité des données. Tout cela a un effet durable sur l'entreprise. L'étude de cas suivante montre comment et que cela fonctionne dans la pratique.

La standardisation bat les solutions isolées

Depuis 2012, Hamberger Industriewerke GmbH mise sur l'Application-Data-Management (ADM) de Winshuttle - et donc sur des processus automatisés dans la gestion des données SAP. L'entreprise minimise ainsi les processus manuels coûteux et sujets aux erreurs et profite de processus entièrement numériques ainsi que d'une qualité de données élevée.

Si les données doivent fournir une base de décision valable, il va de soi qu'elles doivent toujours être à jour et complètes. Plus les données sont nombreuses, plus il est important de les gérer de manière professionnelle à l'aide de logiciels modernes. Et si l'entreprise opère à l'échelle mondiale, c'est un must.

La société Hamberger Industriewerke GmbH, dont le siège social se trouve à Stephanskirchen près de Rosenheim, suit également cette approche. Hamberger réalise un chiffre d'affaires annuel d'environ 325 millions d'euros avec 2700 collaborateurs dans le monde. Le fabricant de revêtements de sol et de sièges de toilettes accorde une grande importance à la qualité des données. C'est pourquoi il a commencé dès 2012 à automatiser la gestion des données à l'aide du logiciel de Winshuttle.

Création et gestion des données de base de milliers d'enregistrements

En raison des exigences du marché, il fallait créer chaque année un nombre à quatre chiffres de numéros d'articles. Le nombre de caractéristiques à gérer n'a cessé d'augmenter, notamment en raison de l'importance croissante du commerce en ligne. En outre, l'expansion a nécessité la création et la gestion des données de base et des enregistrements de conditions d'un grand nombre de clients. Lors de la reprise réussie de nouvelles chaînes de magasins avec des centaines de sites, il n'était souvent plus possible d'effectuer manuellement la création en temps réel exigée par les commerciaux. "Jusqu'à présent, nos collaborateurs avaient saisi manuellement et à grands frais toutes ces quantités de données dans le système ERP de SAP que nous utilisions. Les départements spécialisés avaient transmis les contenus nécessaires aux collègues compétents par fichier Excel ou même encore sous forme papier", décrit Harald Dechant, architecte DataWarehouse, la procédure.

Le taux d'erreur et les coûts de contrôle et de correction étaient par conséquent élevés et augmentaient parallèlement au volume de données. "Par exemple, une erreur de prix dans les processus de commande entièrement électroniques pouvait entraîner des coûts supplémentaires élevés", explique Dechant. Comme le volume de données ne cessera d'augmenter avec la numérisation, une nouvelle approche basée sur les technologies de l'information a été recommandée.

Hamberger avait des idées bien arrêtées concernant une solution logicielle qui devait répondre aux exigences suivantes :

• Accélération et simplification des processus susmentionnés
• Gérer plus facilement l'augmentation du volume de données
• Moins de dépendance vis-à-vis des consultants externes chargés de la personnalisation des workflows
• Standardisation des processus et réduction des solutions isolées pour des applications individuelles ou des secteurs de l'entreprise.

Processus automatisés dans la gestion des données

Avec "Winshuttle Studio", Hamberger a trouvé ce qu'il cherchait dans un premier temps en 2012. Ce logiciel basé sur Microsoft Excel permet de saisir, de compléter et de valider automatiquement les données ainsi que de les transférer vers et depuis SAP. Il a été installé et opérationnel en quelques heures par le service informatique de l'entreprise. L'utilisation est intuitive, si bien qu'aucune formation n'a été nécessaire pour les utilisateurs clés, qui ont appris à se servir de l'outil principalement de manière autodidacte. En outre, les tutoriels en ligne, le site d'assistance et, dans certains cas, les collaborateurs de la hotline du fabricant de SMA ont apporté leur aide.

"En 2018, nous avons dû relever le défi de mettre en place un flux de travail pour l'installation de la base de données articles", ajoute Manfred Zacherl, responsable du module SAP. "Pour cela, nous avons demandé des offres aux fournisseurs correspondants, mais là aussi, Winshuttle a finalement pu remporter la course avec sa plateforme 'Foundation Enterprise'". Il cite comme raisons de son choix l'excellente convivialité, la gamme de fonctions nettement plus étendue et la connexion sans interface avec SAP. De plus, l'outil convient à toutes les transactions SAP dans tous les modules avec interface GUI, alors que les autres solutions de workflow sont généralement liées à un module ou même à une transaction.

La plateforme, y compris l'environnement de développement et de production, a été mise en place en novembre 2018 en quelques jours grâce à un travail d'équipe entre le support du fabricant et les propres administrateurs informatiques de base. Elle permet d'automatiser tous les processus liés à SAP grâce à des workflows configurables. Les différents services peuvent ainsi valider et autoriser les entrées avant qu'elles ne soient intégrées dans SAP, en s'appuyant sur des règles. Dans de nombreux cas, les contenus des champs sont même remplis automatiquement en arrière-plan en raison de la logique du logiciel. Cela optimise la qualité des données et maximise ainsi le retour sur investissement de SAP. Les utilisateurs clés ont été formés à l'utilisation du système dans le cadre d'un atelier de trois jours et sont depuis lors en mesure de résoudre les problèmes de manière principalement autonome.

Conclusion : des processus fortement accélérés

Hamberger utilise les deux outils pour toutes les tâches de gestion de masse. Il s'agit d'une part de la gestion des enregistrements de conditions spécifiques aux clients, qui sont nombreux compte tenu de la grande diversité de l'assortiment, des modifications de la base de données articles ainsi que de la création et de la gestion en masse des données de base clients. Ces dernières comprennent entre autres les données des nouveaux clients, qui sont mises à disposition par voie électronique. En outre, des processus complets ont été automatisés sur plusieurs transactions. Ainsi, la création de commandes, de bons de livraison et de factures peut être déclenchée avec un seul modèle Winshuttle, par exemple pour les actions de chaînes de magasins. La possibilité de créer des caractéristiques et des indicateurs lors de l'introduction de l'entrepôt de données SAP BW/4HANA est en outre très avantageuse. La plateforme apporte également une aide précieuse pour la réplication des contenus de SAP R/3 dans le cadre du passage prévu à S/4HANA.

Dans l'ensemble, les collaborateurs sont très satisfaits de la nouvelle méthode de travail. En particulier, l'utilisation relativement simple basée sur Excel est également jugée positivement par les départements spécialisés. Les processus basés sur les technologies de l'information, plutôt que les activités manuelles et monotones, sont très bien acceptés par les jeunes professionnels.

Harald Dechant résume les avantages de la solution comme suit. "Nous profitons désormais de processus fortement accélérés grâce au principe du "premier temps, premier droit". Nous avons également pu créer des contenus de travail à plus forte valeur ajoutée et utiliser ainsi plus judicieusement le temps de travail gagné grâce à l'automatisation. La gestion des données a connu chez nous une extension massive en direction d'un système de gestion des informations sur les produits (PIM), tous les contenus nécessaires et souhaités étant consolidés sur une plate-forme". Hamberger a ainsi pu remplacer la gestion sur papier et sur fiches et est en train de mettre en place des processus entièrement numériques. En combinaison avec SAP BW/4HANA comme support de sortie, le contrôle, la correction et l'achèvement des données peuvent être effectués très rapidement.

Sur la base des expériences positives, l'entreprise prévoit de mettre en œuvre à long terme les exigences les plus diverses dans tous les domaines de l'entreprise à l'aide de la solution de workflow "Foundation". Dans ce cadre, le logiciel devrait être utilisé par environ 200 utilisateurs.

Hamberger tiendra une conférence sur l'utilisation du logiciel Winshuttle le 18 septembre 2019 de 17h45 à 18h30 lors du congrès annuel de la DSAG au NürnbergConvention Center (NCC).