SAP S/4HANA dans le cloud public : valeur ajoutée et sécurité juridique grâce à un EIM certifié

Ainsi, les principaux fournisseurs de solutions EIM (Enterprise Information Management) offrent l'ouverture d'interface nécessaire à une intégration sans faille et à une gestion optimale des informations, y compris l'archivage. Jusqu'à présent, cela s'appliquait surtout à l'exploitation sur site. Mais à quoi faut-il faire attention lors de la migration vers le cloud public ?

Gestion des immobilisations, finances, production, achats et approvisionnement : avec ses solutions ERP, SAP SE couvre d'importants processus centraux de l'entreprise. Dans le domaine de la gestion de l'information en particulier, il est possible de connecter des solutions d'accompagnement qui permettent d'élargir considérablement l'étendue des fonctions. Les systèmes EIM correspondants intègrent des applications individuelles, par exemple pour la gestion des contrats, des factures ou des e-mails, et permettent un flux d'informations à l'échelle de l'entreprise dont profitent tous les employés.

En outre, le produit nscale de Ceyoniq, par exemple, offre un soutien par des workflows qui contrôlent et accélèrent le traitement des documents. Pour ce faire, il est indispensable d'établir une relation étroite avec SAP ERP, car seule la mise à disposition immédiate de toutes les informations pertinentes pour les processus permet de créer des workflows efficaces.

Une interaction parfaite : SAP et EIM

Si cette condition est remplie, il en résulte de nombreuses valeurs ajoutées pour les utilisateurs. Les solutions de dossiers orientées processus permettent de conserver et de gérer les données de manière structurée et complète. Souvent, les dossiers numériques sont déjà adaptés aux spécificités du secteur ou préfabriqués pour des processus précis. Un dossier de commande, par exemple, contient tous les documents pertinents du processus purchase-to-pay. Ainsi, les bonnes informations sont toujours disponibles, quel que soit l'endroit où se trouve la personne qui les traite, grâce à différentes approches client. 

Pour les utilisateurs, le fait qu'il s'agisse d'un logiciel extérieur à SAP ne joue aucun rôle. Grâce à l'ouverture des interfaces, les principaux fournisseurs de solutions EIM parviennent à s'intégrer en profondeur dans SAP, ce qui rend tout changement de système superflu : la gestion des documents s'effectue tout simplement dans l'environnement de travail habituel, de sorte que les employés n'ont pas à changer leurs habitudes lors de l'introduction d'un logiciel correspondant.  

Afin de protéger les documents contre tout accès non autorisé, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD), les informations peuvent être mises à disposition ou refusées à l'aide de concepts de droits et de rôles configurables. Ainsi, le rôle de la direction peut bénéficier de droits d'accès universels, tandis que les employés du service marketing ne peuvent ouvrir que les documents dont ils ont besoin pour leur travail. Avec un connecteur approprié, les données peuvent en outre être archivées de manière à ce qu'elles puissent être révisées et dotées des délais de conservation ou des codes de blocage correspondants (mot-clé "Legal Hold"). A l'expiration des délais définis, il est possible de supprimer ou de bloquer les données de manière automatisée.

L'interface CMIS : Le défi du cloud public

Entre-temps, de nombreux utilisateurs de SAP aspirent à une exploitation dans le cloud public. Afin d'éviter toute mauvaise surprise lors de l'archivage de documents à partir de SAP Public Cloud, le choix du système d'archivage complémentaire doit être effectué avec le plus grand soin. En effet : avec CMIS, SAP a introduit un nouveau standard pour la connexion aux archives. La compatibilité avec cette interface est une exigence centrale pour une solution EIM avec archives adaptée. Le Repository, que SAP a lui-même développé pour la conservation des documents, est coûteux pour les utilisateurs et sera abandonné à l'avenir. La raison en est que l'exploitation de ce segment de marché ne fait pas partie des objectifs stratégiques du groupe de logiciels.

Un indicateur fiable lors du choix d'une solution est en principe sa certification par SAP pour une intégration sans problème dans SAP S/4HANA. Les principaux fournisseurs d'EIM prouvent ainsi que la gestion et l'archivage de documents tels que les contrats ou les factures au sein de l'écosystème SAP s'effectuent avec leur produit conformément aux exigences de conformité. Les fonctions de gestion des documents et des archives sont directement disponibles dans l'ERP. Pour cela, l'interface ArchivLink, la connexion à SAP ILM et l'interface CMIS sont nécessaires. Pour cette dernière, il n'existe toutefois pas encore de certification de la part de SAP. Les fabricants d'EIM qui ont déjà intégré CMIS dans leurs systèmes conseillent et soutiennent volontiers les personnes intéressées dans ce domaine.