SAP GTS - quel modèle d'opérateur choisir ?

Listes de sanctions, accords préférentiels, biens à double usage : les dispositions du droit douanier et du commerce extérieur sont complexes. Le risque est grand de les enfreindre involontairement et sans s'en rendre compte - et de s'exposer à des amendes élevées ou de mettre en péril les simplifications douanières. Les entreprises ont donc tout intérêt à mettre en place un système de contrôle des exportations.

Les tâches comprennent entre autres l'examen des listes de sanctions et d'embargos et la mise en place des structures de contrôle correspondantes. Selon la taille de l'entreprise et le nombre d'activités d'importation et d'exportation, cela représente parfois des défis importants pour les entreprises. Le logiciel numérique de douane et de commerce extérieur SAP GTS permet d'automatiser des processus importants.

L'introduction reste toutefois une entreprise complexe. En effet, il faut d'abord identifier les fonctions et le champ d'application que la licence SMT doit couvrir. Il convient également de garder à l'esprit les exigences futures. Ensuite, il faut se demander si le système doit être hébergé sur des serveurs propres ou dans un centre informatique externe. Dans le cas d'une exploitation en interne, il faut déterminer si les serveurs existants disposent des paramètres de performance appropriés pour que tous les processus fonctionnent de manière stable. D'autres défis se situent au niveau de la gestion des interfaces et de la formation des utilisateurs respectifs.

De plus, les processus se basent sur des données qui changent rapidement dans le domaine des douanes et du commerce extérieur. Par exemple, les tarifs douaniers, les taux de droits de douane des pays tiers, les listes officielles de sanctions ou les règles de préférence doivent être régulièrement obtenus auprès de fournisseurs de données et intégrés dans le système. Pour que les produits soient clairement identifiables à l'importation et à l'exportation, ils doivent être classés à l'aide de codes marchandises statistiques, ce qui nécessite un savoir-faire approprié. Enfin, une liaison de communication avec la douane et un convertisseur sont nécessaires pour traduire les documents générés dans le système douanier dans la langue douanière correspondante.

En raison de la complexité des tâches, il est donc conseillé de se pencher attentivement sur les différents modèles d'exploitation des SMT - et, le cas échéant, de faire appel à un prestataire de services externe qui apportera son soutien pour l'hébergement et l'exploitation du logiciel et sera disponible pour répondre aux questions.

Sur site

Exploitation autonome avec contrôle total du système : l'entreprise utilise SAP GTS sur site, c'est-à-dire avec sa propre infrastructure informatique, et s'occupe également de la gestion des licences. Elle a donc le contrôle total du système. Elle peut stocker les données localement et a l'ensemble de l'infrastructure informatique entre ses mains. L'exploitation on-premises entraîne toutefois des dépenses considérables.

Il faut vérifier si l'infrastructure informatique répond à toutes les exigences pour le STC. La sécurité des données relève également de la responsabilité de chacun. L'installation et l'exploitation nécessitent des investissements en matériel, en licences et en maintenance. La gestion des licences prend du temps, car chaque utilisateur a besoin d'une telle licence. Les mises à jour ne sont pas non plus automatiques. L'entreprise doit gérer elle-même le contenu des données et actualiser en permanence les listes de sanctions et d'embargos dans le système.

L'exploitation sur site mobilise des ressources au sein du département informatique et au-delà. Les experts nécessaires, par exemple les spécialistes des douanes et du commerce extérieur ou les experts SAP, sont difficiles à trouver et par conséquent très chers. Cela pose des problèmes aux petites et moyennes entreprises. De plus, la diversité des tâches et des exigences entraîne rapidement une multitude de contrats avec des fournisseurs et des prestataires de services externes, par exemple pour l'achat de matériel, l'implémentation du système, les conseils en matière de droit et de douane ou la gestion du contenu des données.

Apportez votre propre licence

Propre licence, centre de calcul externe : dans cette variante, l'entreprise fournit la licence SMT, mais paie pour l'exploitation un prestataire de services qui, selon le contrat, fournit différents services - par exemple la gestion du contenu des données ou la connexion aux systèmes douaniers. Le client paie pour cela des frais mensuels de base auxquels s'ajoutent des frais supplémentaires pour les services fournis. Il existe ensuite deux variantes différentes pour l'exploitation du logiciel : Soit il fonctionne dans un centre de données propre à l'entreprise, soit dans un centre de données d'un fournisseur externe.

Avec un centre informatique externe, on se lie à un fournisseur et on est donc un peu dépendant. En revanche, il offre en général une sécurité maximale ainsi qu'une performance et une disponibilité maximales. Le propre service informatique est déchargé et peut se concentrer sur son activité principale. De plus, les ressources nécessaires dans le centre informatique externe peuvent généralement être échelonnées de manière flexible. Globalement, l'exploitation externe offre des avantages en termes de coûts à long terme.

À la demande

Ne payer que ce que l'on utilise : Dans ce modèle Software-as-a-Service, l'entreprise achète le logiciel et la licence dans un paquet global auprès d'un fournisseur externe. L'entreprise peut utiliser toutes les fonctions et tous les processus de GTS, mais elle peut aussi en choisir un ou plusieurs et adapter ainsi l'étendue à ses besoins. Ce modèle garantit à l'utilisateur un contrôle total des coûts.

Un avantage notamment pour les petites et moyennes entreprises qui n'ont besoin de GTS que ponctuellement. Elles paient des frais uniques pour la mise en place du système, un montant de base mensuel qui couvre les frais d'exploitation du système, la gestion du contenu des données et les frais de connexion EDI, c'est-à-dire l'échange électronique de données. Pour le reste, le client ne paie que des frais liés à l'utilisation, en fonction du nombre de transactions effectivement réalisées, par exemple les déclarations d'exportation effectuées. Ceux-ci sont échelonnés selon les fournisseurs en paquets d'ampleur variable et comprennent les droits de licence proportionnels.

Ces conditions sont possibles parce que le fournisseur crée plusieurs clients sur un environnement système commun. Ceux-ci sont techniquement séparés les uns des autres, de sorte que toutes les données sont protégées et ne peuvent pas être consultées par d'autres. Ceci est réalisé par un tunnel VPN entre le système du client et le système à la demande.

Partenaire Managed Cloud

Individuel à faible coût total : ce modèle est très similaire au modèle à la demande et permet également de payer en fonction de l'utilisation tout en ayant un faible coût total de possession. L'entreprise achète la licence auprès d'un prestataire de services externe qui héberge également le logiciel. Dans ce cas, un seul client est exploité sur un système.

Le droit d'utilisation s'oriente sur le modèle de licence standard de SAP, de sorte que le client peut opter pour un ou plusieurs processus SAP GTS, par exemple le contrôle des exportations et la déclaration électronique des exportations, la gestion des importations ou la gestion des préférences commerciales. Avec ce modèle également, le client garde le contrôle total des coûts et peut adapter l'étendue du logiciel à ses besoins.

Comme pour le modèle à la demande, il paie une taxe unique pour l'implémentation du système, un montant de base mensuel pour l'exploitation du système, la gestion du contenu des données et les coûts de la connexion EDI. Celui-ci comprend déjà toutes les transactions utilisées. Cette solution est particulièrement avantageuse pour les entreprises qui effectuent de nombreuses transactions.

Les modèles SaaS tels que le Partner Managed Cloud et le modèle On-Demand ont en outre l'avantage d'éviter les dépenses d'investissement élevées (CapEX). Ils sont remplacés par des dépenses d'exploitation (OpEX), le potentiel d'économie pouvant atteindre 50 %.

Conseil en droit douanier

En plus de l'assistance à l'implémentation et à l'exploitation de SAP GTS, il est souvent intéressant de se faire conseiller sur les questions de droit et de technique douanières, dans la mesure où ces compétences ne sont pas disponibles en interne. Des sociétés de conseil telles que PwC proposent depuis des années des services dans ce domaine. Comme pour les différents modèles d'exploitation, il est recommandé de faire attention aux accords de niveau de service proposés et de les choisir en fonction de ses propres besoins.