Le reporting de groupe SAP en test pratique

Des rapports financiers valables sont indispensables dans les groupes pour pouvoir prendre rapidement des décisions fondées et garantir la sécurité de la planification... En effet, ils fournissent des informations sur la situation actuelle de l'entreprise et donnent en outre des indications sur la manière dont les entreprises peuvent agir rapidement dans un environnement économique difficile et procéder à des changements si nécessaire.

Jusqu'à la fin de l'année 2023, Linde Engineering utilisait encore le système CoRE basé sur SAP SEM-BCS pour la consolidation et le reporting mensuels, qui avait toutefois été développé à l'époque principalement pour la division Linde Gas. CoRE ne pouvait répondre que partiellement aux exigences particulières de la division Engineering : "Il était surtout important pour nous d'améliorer la transparence sur les segments et sur la structure de gestion de Linde Engineering, afin de pouvoir également saisir cette partie de l'ensemble du groupe avec un maximum d'efficacité et de flexibilité sur le plan financier", explique Tomasz Brzoza, SAP Financial Consolidation Manager chez Linde Engineering.

Étant donné que Linde Engineering avait de toute façon introduit la solution ERP SAP S/4 Hana, il était logique de faire évoluer les processus de reporting vers l'outil de consolidation intégré Group Reporting afin d'alléger considérablement les processus. Brzoza et son équipe ont élaboré un catalogue d'exigences détaillé et ont ensuite cherché un partenaire approprié pour le projet d'implémentation, capable de mettre en œuvre les exigences souhaitées. Linde Engineering a finalement trouvé ce partenaire en la société de conseil Caleo, originaire du sud de l'Allemagne et spécialisée dans les rapports de groupe, la planification financière et le reporting avec des solutions SAP.

Le reporting de groupe SAP sans problème ?

"Nous avons été en contact avec quatre entreprises, Caleo s'est le mieux présentée en tant qu'équipe et sur le plan professionnel", explique Tobias Krapp, Head of Finance Global Systems & Processes chez Linde Engineering, pour justifier sa décision.

En septembre 2022, le projet a commencé par des réunions de conception dans le cadre d'un blueprinting afin de visualiser les processus à venir et d'identifier les interfaces entre les deux secteurs d'activité. "Comme nous avions déjà établi un catalogue d'exigences, la phase préliminaire correspondante avec Caleo n'a pas été nécessaire et nous avons pu commencer directement la mise en œuvre", explique Krapp. Celle-ci s'est déroulée dans les délais sur toute la durée du projet, mais non sans défis : "Le reporting de groupe n'est présent sur le marché que depuis peu, et les complications techniques sont parfois inévitables, surtout lors de l'introduction dans un grand groupe", explique Martin Müller, manager chez Caleo.

Ainsi, même si SAP met à disposition une interface par laquelle les données nécessaires doivent arriver dans le module Group Reporting, dans le cas de Linde Engineering, les experts en logiciels de Caleo ont dû recourir à un autre scénario sur recommandation de SAP. Ainsi, les fonctionnalités du scénario Preparation Ledger ont été reproduites dans une certaine mesure et réorganisées manuellement. "Heureusement, chez Caleo, nous sommes spécialisés dans la résolution satisfaisante de ce genre de défis, avec la créativité nécessaire s'il le faut", explique Fabian Zollikofer, associé gérant chez Caleo.

Comparaison avec SAP SEM-BCS

Les experts SAP de Caleo en ont fait preuve non seulement sur le plan technique, mais aussi sur le plan conceptuel, car l'implémentation du système Group Reporting devait se faire d'une manière différente de celle du système précédent SEM-BCS. "Il était nécessaire de se séparer des implémentations du système précédent, car Group Reporting ne fournit pas une implémentation analogue pour toutes les fonctionnalités BCS", explique Zollikofer. Après de nombreux tests, Group Reporting a finalement fonctionné pendant quatre mois en parallèle avec le système CoRE, et fin 2023, les données financières ont été déclarées pour la dernière fois chez Linde Engineering avec CoRE. Depuis début 2024, seul Group Reporting est en service et fournit également les données financières au système Hyperion utilisé par le siège de Linde.

Reporting de groupe : nouvelles fonctions

Après un projet d'implémentation qui a également demandé beaucoup d'efforts aux équipes financières, celles-ci ont été récompensées par un reporting nettement plus simple : les contrôleurs disposent de nouvelles fonctions de reporting et l'ensemble du processus de saisie des données est automatisé. Cela réduit la charge de travail manuel pour le département spécialisé, ce qui laisse plus de temps pour les analyses et permet de prendre des décisions fondées. La transparence des rapports s'est également accrue, car les données peuvent être retracées jusqu'à leur source. De plus, les données sont disponibles en temps réel. "Le feed-back de nos utilisateurs professionnels est tout à fait positif : le Group Reporting fonctionne mieux au niveau du contenu et est plus convivial au niveau de l'utilisation", raconte Krapp.

Et Jochen Straub, Executive Director Finance & Controlling chez Linde Engineering, d'ajouter : "L'implémentation de S/4 Hana for Group Reporting a été un formidable travail d'équipe et un succès qui a apporté des premiers bénéfices immédiats grâce à des processus de reporting mensuels harmonisés et simplifiés, et qui constitue la base d'une création de valeur supplémentaire dans un avenir proche". Suite au succès du projet, Brzoza et Krapp prévoient déjà d'introduire d'autres fonctions d'analyse et d'automatisation sur la base de S/4 Hana. Ces projets sont déjà en partie lancés. Ainsi, la nouvelle application a été complétée par la possibilité d'analyser les effets de change. "Nous souhaitons en tout cas continuer à utiliser l'expertise de Caleo à l'avenir", conclut Krapp.

Comptabilité directement intégrée

L'exemple de Linde Engineering illustre le rôle des rapports financiers créés efficacement dans les groupes, notamment en ce qui concerne la prise de décision rapide et la sécurité de la planification. Grâce aux solutions créatives proposées par le cabinet de conseil externe Caleo, des fonctionnalités nécessaires à l'entreprise ont pu être recréées manuellement à partir de la version actuelle de Group Reporting. L'implémentation de l'outil de consolidation S/4 for Group Reporting permet désormais à l'entreprise d'optimiser ses processus de reporting et de minimiser la charge de travail manuel pour les départements spécialisés. Les avantages spécifiques du système, à savoir la proximité temporelle et technique avec les processus comptables grâce à l'intégration directe, répondent à toutes les exigences que Linde Engineering posait à une nouvelle solution de consolidation. Le processus de saisie a été simplifié et accéléré, et la transparence des données a été améliorée. Les réactions positives des utilisateurs professionnels soulignent l'importance de ces améliorations pour le contrôle de gestion chez le client.

linde-engineering.com

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