Contrats de cloud computing SAP : Des pièges cachés

Attention aux petits caractères dans les contrats et les conditions générales ! Nous avons souvent entendu cette phrase et nous nous surprenons parfois à ne pas faire attention à chaque détail. Dans le cas d'investissements stratégiques comme les logiciels SAP, cela peut coûter très cher. C'est précisément ce que souligne un récent rapport de la société d'analystes Gartner. Dans "Avoid These Licensing and Pricing Pitfalls When Negotiating SAP Deals", Gartner aborde les principaux défis et risques auxquels les entreprises sont confrontées dans le cadre de l'octroi de licences et de la fixation des prix SAP.

Gartner : Rise manque de transparence

SAP voit l'avenir de son offre de produits dans le cloud et fait campagne depuis un certain temps déjà pour Rise with SAP. Le groupe fait notamment la promotion de contrats à long terme pour le cloud, assortis d'options attrayantes. Gartner critique à juste titre le fait que cela conduit souvent à des modèles de licence complexes et à des engagements contractuels de cinq ans ou plus, pour lesquels il peut manquer des ventilations de prix claires, ce qui nuit à la transparence des coûts à long terme. Les clients SAP doivent être encouragés à effectuer une transformation globale vers le cloud, mais celle-ci est souvent ancrée dans des modèles exigeants sur le plan contractuel.

Licences : Thème principal chez DSAG

Le choix du modèle de licence approprié et la gestion des contrats SAP soulèvent des questions - cela était perceptible lors de la rencontre des utilisateurs DSAG à Leipzig. Outre les défis techniques d'une migration S/4, il s'agissait surtout de questions relatives à la conception des contrats et des licences appropriés. Il existe un grand besoin d'optimisation des licences basées sur les droits, c'est-à-dire pour S/4 Cloud ou Rise with SAP.

Les critiques portent sur le manque de clarté de la structure des coûts et sur l'incertitude quant à la nature exacte des services inclus dans le package. Les clients se posent également des questions fondamentales sur la migration ou sur le moment opportun pour changer. Beaucoup ne savent pas s'ils doivent "seulement" passer à S/4 ou directement à Rise. À cela s'ajoute la crainte répandue de devenir trop dépendant de SAP en tant que fournisseur unique pour l'infrastructure cloud, les licences et le support. Pour garder le contrôle des coûts pendant toute la durée du contrat, Gartner recommande d'insister sur une structure de prix transparente.

Un autre facteur de coûts mis en évidence par Gartner est l'utilisation indirecte de SAP via des interfaces ou des systèmes tiers, de même que les adaptations des métriques de licence et des SKU (Stock Keeping Units) des produits, qui peuvent entraîner des charges budgétaires imprévues. Le modèle FUE (Full Use Equivalent), en particulier, apporte une complexité supplémentaire, car il évalue les besoins en licences à travers différents rôles et droits d'utilisateurs SAP et peut conduire à un surplus de licences. Les outils et services de gestion des actifs logiciels de fournisseurs tiers apportent un soutien en matière de gestion et d'évaluation des besoins en licences. À titre d'exemple, Gartner cite dans son rapport la solution SAM de USU comme l'un des trois outils les plus utilisés dans le secteur. Gartner souligne que SAP augmente régulièrement les frais de maintenance et de cloud, souvent pour s'adapter aux indices de prix locaux, ce qui nécessite une planification budgétaire stratégique. Les contrats pour les services cloud de SAP représentent un engagement à long terme. Les durées de cinq ans sont de plus en plus courantes.

Une pratique inhabituelle dans le secteur

Cependant, les offres commerciales de SAP pour les services en nuage contiennent souvent des prix groupés. Ces prix semblent être les mêmes pendant toute la durée de l'abonnement, mais ils n'incluent pas l'augmentation annuelle des frais de 3,3 % qui est indiquée sur le bon de commande. Une telle pratique est plutôt inhabituelle dans le secteur et signifie que la valeur totale du contrat n'est pas claire. Enfin, Gartner voit dans le modèle de prix basé sur les niveaux de SAP un risque de surlicence. Les entreprises achètent souvent des licences supplémentaires pour atteindre des niveaux de remise, mais il n'est pas rare que cela conduise à des licences inutilisées ("shelfware") et mobilise des ressources de manière inefficace.

Conclusion : attention à l'achat de licences

Nous pouvons confirmer les conclusions du rapport par la pratique. La rencontre des utilisateurs DSAG de cette année a justement montré que de nombreux clients SAP ont un grand besoin de conseil en matière de cloud et de licences. En particulier lors de la migration vers S/4 ou Rise with SAP, les entreprises souhaitent un soutien pour surmonter les défis techniques et les risques de coûts. Nous recommandons de déterminer le coût réel de la conclusion de contrats à long terme en consultant la liste des prix SAP ou les prix individuels, y compris les augmentations annuelles, pour les services cloud de SAP. Les utilisateurs de SAP recherchent une orientation et des solutions concrètes qui non seulement facilitent la migration technique, mais assurent également la transparence des licences et la flexibilité à long terme.

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