SAP Billing and Revenue Management

Divers systèmes de facturation dans le domaine de la logistique ont déjà été entièrement portés sur BRIM, mais le plus grand changement est encore à venir : le remplacement du système de facturation central KUREPO (KUnden-REchnungsdaten POstdienstleistungen), dans lequel sont traitées les prestations postales de base. KUREPO est un développement historique de la Poste Suisse qui sera progressivement transféré vers BRIM au cours des prochaines années. Dans un premier temps, la comptabilisation des données de recettes a déjà été transférée vers BRIM en 2022, afin de profiter des avantages du livre auxiliaire FI-CA, qui est conçu pour les données de masse. Il faudra encore quelques années pour que la gestion des données de base des clients et des prix, la notation des données de consommation soient reprises. Le magazine E3 s'est entretenu avec Flavia Colaianni, conseillère en modules SAP-BRIM à La Poste Suisse, et Stefan Swoboda, Principal Consultant chez GTW, partenaire de mise en œuvre de SAP.

E3 : Madame Colaianni, que se cache-t-il exactement derrière l'acronyme KUREPO ?

Flavia Colaianni, Poste suisse : Abréviation de Kunden-Rechnungs-daten Postdienstleistungen (données de facturation des clients des services postaux), KREUPO est un système central de gestion des données de base des clients et des tarifs, ainsi que de facturation et de décompte des services postaux de base tels que le courrier, les colis postaux, les journaux et les ordres de réexpédition. KUREPO est un système non-SAP et permet de gérer efficacement les relations avec les clients et de stocker toutes les informations pertinentes sur les clients, les contrats et les services en un seul endroit. Comme nous avons décidé d'utiliser SAP BRIM dans toute l'entreprise comme solution de facturation centrale pour la facturation des données de masse, le remplacement de KUREPO se fait maintenant aussi progressivement.

Stefan Swoboda, GTW : Le développement client KUREPO est utilisé par La Poste Suisse depuis plus de 20 ans et s'est développé au fil du temps. Il est donc particulièrement important de transférer les fonctionnalités et les processus clés vers SAP BRIM tout en les reproduisant de manière à ce qu'ils soient prêts pour l'avenir. L'objectif est de reproduire l'ensemble du processus de facturation, y compris la gestion des créances, sur la plateforme centrale S/4 dans BRIM, en utilisant les processus génériques et standardisés qui ont été mis en place au cours des dernières années.

E3 : Et quelles sont les particularités ?

Colaianni : KUREPO permet de facturer aussi bien des services postaux que des prestations de tiers. Nous sommes très ouverts et innovants en matière de services, qui vont souvent au-delà des simples prestations postales, par exemple Recycling at Home avec Nespresso pour la reprise des capsules vides, Take me back avec Swisscom et UPS Suisse, service de livraison à domicile avec les bibliothèques, livraison de produits régionaux pour les exploitations agricoles et les magasins de spécialités ainsi que relevé de compteurs pour l'électricité, l'eau et le gaz. Ce qui ne peut pas être facturé directement via KUREPO passe par ce que l'on appelle diverses factures, qui sont actuellement déjà traitées par BRIM via le téléchargement de fichiers.

E3 : Comment le projet KUREPO s'inscrit-il dans le cadre de vos activités SAP ?

Colaianni : Il s'agit d'un projet SAP assez vaste qui couvre différents aspects du service à la clientèle, de la facturation et de la gestion des créances. KUREPO fait partie d'une architecture informatique très vaste et complexe et s'intègre avec d'autres modules et composants SAP afin d'assurer un flux d'affaires continu.

E3 : Quels sont les objectifs de l'introduction de la BRIM ?

Swoboda : Les objectifs comprennent une facturation correcte et dans les délais ainsi qu'une comptabilisation transparente et fiable dans SAP, aucun retard de facturation dû à des interfaces avec la comptabilité, le soutien de toutes les opérations commerciales traitées par KUREPO, une représentation sans erreur des revenus dans FI, CO et COPA ainsi que le traitement correct des revenus provenant de divers systèmes sources SAP et non-SAP. Il est également important d'assurer un décompte correct et sans faille de la TVA, le traitement correct des factures en devises étrangères et l'alimentation de la gestion des crédits avec les postes ouverts.

E3 : Qu'est-ce qui caractérise la solution de facturation ?

Swoboda : L'utilisation de BRIM permet d'automatiser l'ensemble du processus de traitement de la consommation à l'encaissement pour les données de masse. Malgré des systèmes préalables et des structures de données différents, la création d'une facture consolidée est fortement simplifiée. L'intégration complète de BRIM avec S/4 Hana Finance, Treasury et Controlling est également un grand avantage.

E3 : Pouvez-vous expliquer brièvement le modèle des données de base ?

Colaianni : Actuellement, KUREPO est le système leader pour les données de base des clients et transmet les mutations à S/4 via l'interface des données de base. Un client avec
1 à n débiteurs dans KUREPO est représenté dans BRIM comme un partenaire commercial avec 1 à n comptes de contrats. En règle générale, un compte de contrat séparé est créé pour chaque domaine d'activité. Dans la solution cible, S/4 est le système de données de base principal ; les partenaires commerciaux et les comptes de contrats sont créés via Master Data Governance, MDG.

E3 : Vous avez mentionné diverses factures - qu'est-ce qui se cache derrière ces factures ?

Colaianni : Diverses factures offrent une possibilité de facturer des services qui ne peuvent pas être traités directement par le système de facturation standard de l'entreprise, en l'occurrence KUREPO. Il peut s'agir de différents types de services, comme la location de boîtes postales, les demandes de réexpédition ou encore la location de places de parking aux employés de la Poste.

E3 : Et comment se déroule la compensation ?

Swoboda : Le processus des diverses factures est basé sur un téléchargement CSV ou Excel dans BRIM. Les données pertinentes sont importées dans le système via une application Fiori. Le décompte et la facturation sont ensuite déclenchés automatiquement. Cette fonctionnalité peut être utilisée aussi bien pour les clients réguliers que pour les partenaires commerciaux saisis dans MDG. Si nécessaire, les écritures peuvent également être transférées directement dans le grand livre. Ce processus supplémentaire n'est pas limité à un secteur d'activité, mais peut également être utilisé par d'autres secteurs comme les services logistiques ou le dédouanement.

E3 : D'après votre expérience en matière de conseil, qu'est-ce qui est particulièrement important dans ce projet colossal ?

Swoboda : Pour un projet de cette envergure, il est recommandé de mettre en place une équipe centrale qui sera disponible pendant toute la durée du projet. Cette équipe devrait être composée de responsables de projet, de services spécialisés du côté client et d'experts de la solution logicielle. Par ailleurs, il est nécessaire de repenser les processus existants. La nouvelle solution ne doit pas s'adapter aux processus existants, mais les processus existants doivent être repensés et représentés de manière aussi harmonisée que possible dans la nouvelle solution. Cela nécessite avant tout beaucoup de communication entre les personnes concernées, mais aussi leur ouverture à la nouvelle solution.

E3 : À quoi ressemblera KUREPO dans cinq ans ?

Colaianni : La comptabilisation des données relatives aux recettes et la gestion des débiteurs ont déjà été entièrement transférées vers BRIM en 2022. La gestion des données de base et la facturation se font encore dans KUREPO, qui sera progressivement transféré dans BRIM. Dans l'image cible, SAP BRIM sera le seul système de facturation pour la facturation des données de masse à la Poste Suisse. En outre, cette solution d'avenir permettra également de représenter de manière harmonisée tous les processus comptables annexes tels que les rappels, les paiements, les plans de paiement, les intérêts, les encaissements, etc. 

E3 : Merci pour cette conversation.