SAP Ariba à la portée des PME

Zwischen fünf und 50 Prozent beträgt der elektronische Anbindungsgrad von Zulieferern an die bestellenden Unternehmen in Deutschland. Dies fanden die Marktforscher von Lünendonk in einer Umfrage heraus, die ein typisches Bild vor allem vom Mittelstand zeichnet.

Das heißt konkret: Auf dem Weg zum Einkauf 4.0 scheinen viele KMU noch auf halber Strecke festzustecken. Offenbar können und wollen sie sich nicht die aufwändigen E-Procurement-Lösungen und EDI-Anbindungen leisten, auf die sich die meisten Automatisierungsansätze bislang beschränken.

Stattdessen wickeln sie ihre Bestellungen und Rechnungen oft noch händisch ab – über Telefon, E-Mail oder Fax. Diese Kommunikationskanäle sind jedoch langsam und fehlerbehaftet, zudem stehen viele erforderliche Informationen nicht zur richtigen Zeit zur Verfügung.

Dabei führt an der Automatisierung des Einkaufs kein Weg vorbei, wie eine neue SAP-Studie zeigt. Danach sind sich 73 Prozent der befragten Einkaufs-, Finanz- und Supply-Chain-Manager aus zahlreichen internationalen Unternehmen einig, dass der digitale Wandel große Chancen zur Verbesserung des Einkaufs bietet.

Indem Prozesse standardisiert und automatisiert werden, bleibt im Einkauf mehr Zeit für konzeptionelle und strategische Aufgaben. Unternehmen können dadurch sehr viel effektiver auf Kunden und Märkte reagieren und neue Entwicklungen vorwegnehmen.

Cloud-Lösungen immer beliebter

„Mit den immer beliebter werdenden Cloud-Lösungen wie SAP Ariba können Unternehmen bereits Möglichkeiten zur elektronischen Lieferantenanbindung nutzen, die schneller, einfacher und günstiger als On-Premise-Systeme sind“

erläutert Sebastian Asshauer, der als Associate Partner beim IT-Beratungshaus Apsolut auf Ariba-basierte Beschaffungslösungen spezialisiert ist.

Ariba ist weltweiter Marktführer bei Cloud-Einkaufslösungen und vernetzt die Käufer und Lieferanten aus über 2,5 Millionen Unternehmen und 190 Ländern – bei einem Handelsvolumen von 1,25 Milliarden US-Dollar.

Mit Ariba steht ein breites Funktionsspektrum für die operativen und strategischen Einkaufsprozesse zur Verfügung. Hinzu kommt das Cash Management zur Verwaltung der Beschaffungsabläufe, zur Kontrolle der Ausgaben, zur Umsetzung von Einsparpotenzialen und zum Aufbau einer stabilen Lieferkette.

Zudem eröffnet der Zugriff auf Tausende Versorgungsquellen Unternehmen die Möglichkeit, jeweils das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Den Lieferanten wiederum bietet SAP Ariba eine Plattform, um ihre weltweite Kundenbasis zu erweitern und die Vertriebszyklen zu vereinfachen.

Global führende Handelsplattform

Seit SAP den Cloud-Spezialisten Ariba 2012 übernommen hat, haben sich vor allem größere Unternehmen für die Nutzung der globalen Handelsplattform entschieden. Über vorkonfigurierte Schnittstellen haben sie die Cloud-Lösungen von SAP Ariba in ihr bestehendes SAP-ERP- oder SAP-SRM-System (SAP Supplier Relation­ship Management) integriert.

Diese hy­briden Cloud-Szenarien bieten ihnen den Vorteil, dass sie ihre vorhandenen Investitionen schützen können. Gleichzeitig lassen sich Prozesse in die Cloud auslagern und durch Best-Practice-Lösungen standardisieren, die nicht zu den Kernkompetenzen des Einkaufs zählen.

Die meisten KMU jedoch stehen einer SAP-Ariba-Nutzung noch skeptisch gegenüber, da sie den Zeit- und Kostenaufwand eines Einführungsprojekts scheuen. Dies kann sich jetzt ändern:

Ab sofort steht für den gehobenen Mittelstand eine maßgeschneiderte und paketierte SAP-Ariba-Lösung zur Verfügung. Dieses vorkonfigurierte Produkt wurde von SAP gemeinsam mit dem auf Beschaffungsprozesse spezialisierten Beratungshaus Apsolut im Rahmen einer Mittelstands­initiative auf den Markt gebracht.

Da es bestimmte Kernfunktionen aus der cloud­basierten Ariba-Vollversion nutzt, sind auch die Lizenzierung und Preisgestaltung für KMU leistbar. Der Vorteil liegt in der kurzen Implementierungszeit von wenigen Wochen und in überschaubaren Projektkosten.

E-Mail-basiertes Procure-to-Pay

Die vorkonfigurierten SAP-Ariba-Einkaufslösungen bieten Best-Practice-Workflows, Funktionen und Formular-Vorlagen, mit denen mittelständische Unternehmen die Procure-to-Pay-Prozesse als E-Mail-basierte Verfahren mit den Zulieferern abwickeln können: von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Rechnungsstellung.

Dadurch können die Einkaufsprozesse schneller und kostengünstiger abgewickelt werden, zum Beispiel, weil keine papierbasierten Rechnungen anfallen und keine Beschaffungsvorgänge am Einkauf vorbei durchgeführt werden, Stichwort: „Maverick-Buying“.

Auch Mittelständler sind damit in der Lage, die Compliance zu verbessern und zu prüfen, ob in allen Bestellvorgängen die vereinbarten Konditionen eingehalten werden. Zielgruppe der vorkonfigurierten SAP-Ariba-Einkaufslösungen sind Unternehmen ab einem jährlichen Einkaufs­volumen von rund 50 Millionen Euro.

Da die Lieferanten die SAP-Ariba-Mittelstandslösungen zum größten Teil kostenlos nutzen können, lässt sich eine weitere Hürde auf dem Weg zum Einkauf 4.0 beseitigen. Nach der eingangs genannten Lünendonk-Studie nämlich liegt ein wichtiger Grund für die geringe Vernetzung mit den bestellenden Unternehmen darin, dass „viele Lieferanten durch technologische Lösungen überfordert zu sein scheinen und sich diese finanziell nicht leisten wollen.“

Sebastian Asshauer von Apsolut rät KMU, für ein SAP-Ariba-Projekt einen IT-Beratungspartner an Bord zu nehmen, der fundiertes Einkaufsprozess- mit SAP- und SAP-Ariba-Wissen vereint.

„Dieser Partner kann bei Bedarf auch die Kommunikation mit den Lieferanten und das Katalogmanagement übernehmen“

weist Asshauer auf eine weitere Möglichkeit hin, den Einkauf von Routineaufgaben zu entlasten. Nützlich ist eine professionelle externe Unterstützung auch dann, wenn die vorkonfigurierte „Basic Sourcing“-Lösung von SAP Ariba um Funktionen aus der Vollversion ergänzt werden soll.