SAP Ariba à la portée des PME

En Allemagne, le degré de connexion électronique entre les fournisseurs et les entreprises qui passent commande se situe entre cinq et 50 pour cent. C'est ce qu'ont constaté les spécialistes en études de marché de Lünendonk dans le cadre d'une enquête qui dresse un portrait typique, surtout pour les moyennes entreprises.

Concrètement, cela signifie que sur le chemin de l'achat 4.0, de nombreuses PME semblent encore être bloquées à mi-chemin. Apparemment, elles ne peuvent et ne veulent pas se permettre les solutions d'e-procurement et les connexions EDI coûteuses auxquelles se limitent jusqu'à présent la plupart des approches d'automatisation.

Au lieu de cela, ils traitent encore souvent leurs commandes et leurs factures à la main - par téléphone, e-mail ou fax. Or, ces canaux de communication sont lents et sources d'erreurs, et de nombreuses informations nécessaires ne sont pas disponibles au bon moment.

Dans ce contexte, l'automatisation des achats est incontournable, comme le montre une nouvelle étude SAP. Selon cette étude, 73 % des responsables des achats, des finances et de la chaîne d'approvisionnement interrogés dans de nombreuses entreprises internationales s'accordent à dire que la transformation numérique offre de grandes opportunités pour améliorer les achats.

En standardisant et en automatisant les processus, les services d'achat ont plus de temps à consacrer aux tâches conceptuelles et stratégiques. Les entreprises peuvent ainsi réagir beaucoup plus efficacement aux clients et aux marchés et anticiper les nouveaux développements.

Les solutions cloud de plus en plus populaires

"Avec les solutions cloud de plus en plus populaires comme SAP Ariba, les entreprises peuvent déjà profiter de possibilités de connexion électronique avec les fournisseurs qui sont plus rapides, plus simples et moins chères que les systèmes sur site".

explique Sebastian Asshauer, partenaire associé de la société de conseil en informatique Apsolut, spécialisée dans les solutions d'approvisionnement basées sur Ariba.

Ariba est le leader mondial des solutions d'achat dans le cloud, mettant en relation les acheteurs et les fournisseurs de plus de 2,5 millions d'entreprises et de 190 pays, pour un volume d'échanges de 1,25 milliard de dollars.

Avec Ariba, un large éventail de fonctions est disponible pour les processus d'achat opérationnels et stratégiques. À cela s'ajoute la gestion de la trésorerie pour gérer les processus d'approvisionnement, contrôler les dépenses, réaliser des économies potentielles et mettre en place une chaîne d'approvisionnement stable.

De plus, l'accès à des milliers de sources d'approvisionnement permet aux entreprises d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Quant aux fournisseurs, SAP Ariba leur offre une plate-forme qui leur permet d'élargir leur base de clientèle mondiale et de simplifier les cycles de vente.

Plate-forme de négociation leader au niveau mondial

Depuis que SAP a racheté le spécialiste du cloud Ariba en 2012, ce sont surtout les grandes entreprises qui ont décidé d'utiliser la plateforme commerciale mondiale. Grâce à des interfaces préconfigurées, elles ont intégré les solutions cloud de SAP Ariba dans leur système SAP ERP ou SAP SRM (SAP Supplier Relationship Management) existant.

Ces scénarios de cloud hybride leur offrent l'avantage de protéger leurs investissements existants. Parallèlement, il est possible d'externaliser des processus dans le cloud et de les standardiser grâce à des solutions de bonnes pratiques qui ne font pas partie des compétences clés des achats.

Cependant, la plupart des PME sont encore sceptiques quant à l'utilisation de SAP Ariba, car elles craignent le temps et le coût d'un projet de mise en œuvre. Cela peut maintenant changer :

Dès à présent, une solution SAP Ariba sur mesure et packagée est disponible pour les PME de haut niveau. Ce produit préconfiguré a été lancé par SAP en collaboration avec la société de conseil Apsolut, spécialisée dans les processus d'approvisionnement, dans le cadre d'une initiative en faveur des PME.

Comme il utilise certaines fonctionnalités clés de la version complète d'Ariba basée sur le cloud, la licence et la tarification sont également à la portée des PME. L'avantage réside dans la rapidité de la mise en œuvre (quelques semaines) et dans la maîtrise des coûts du projet.

Procure-to-Pay basé sur l'e-mail

Les solutions d'achat SAP Ariba préconfigurées offrent des flux de travail, des fonctions et des modèles de formulaires conformes aux meilleures pratiques qui permettent aux entreprises de taille moyenne de gérer les processus procure-to-pay sous forme de procédures basées sur le courrier électronique avec les fournisseurs : de la commande à la réception des marchandises et à la facturation.

Les processus d'achat peuvent ainsi être exécutés plus rapidement et à moindre coût, par exemple parce qu'il n'y a pas de factures papier et qu'aucune opération d'achat n'est effectuée en passant par le service des achats, mot-clé : "Maverick-Buying".

Les entreprises de taille moyenne sont également en mesure d'améliorer la conformité et de vérifier si les conditions convenues sont respectées dans tous les processus de commande. Les solutions d'achat SAP Ariba préconfigurées sont destinées aux entreprises dont le volume d'achat annuel est supérieur ou égal à 50 millions d'euros.

Étant donné que les fournisseurs peuvent utiliser les solutions SAP Ariba pour PME en grande partie gratuitement, un autre obstacle sur la voie de l'achat 4.0 peut être éliminé. En effet, selon l'étude de Lünendonk citée au début, une raison importante de la faible interconnexion avec les entreprises qui passent commande est que "de nombreux fournisseurs semblent être dépassés par les solutions technologiques et ne veulent pas se les offrir financièrement".

Sebastian Asshauer d'Apsolut conseille aux PME de faire appel à un partenaire de conseil en informatique pour un projet SAP Ariba, qui allie une connaissance approfondie des processus d'achat à une connaissance de SAP et de SAP Ariba.

"Ce partenaire peut également prendre en charge la communication avec les fournisseurs et la gestion du catalogue si nécessaire".

Asshauer souligne une autre possibilité de décharger le service des achats des tâches de routine. Un soutien professionnel externe est également utile lorsque la solution "Basic Sourcing" préconfigurée de SAP Ariba doit être complétée par des fonctions de la version complète.