Automatisation : sans erreur et en toute sécurité juridique

L'envoi de factures en fait également partie. Il y a cinq ans, l'entreprise a donc modernisé la procédure existante. SEW-Eurodrive utilisait déjà l'envoi électronique de factures par EDI depuis un certain temps.

Le format obsolète VDA pour les factures électroniques, développé par l'Association allemande de l'industrie automobile pour l'échange de données électroniques, s'est toutefois révélé problématique.

À l'avenir, tous les échanges électroniques de données devraient donc se faire par Edifact.

Frank Bohnert, chef de groupe Business Processes Sales chez SEW-Eurodrive :

"Nous voulions d'une part faire passer à Edifact les clients existants qui utilisaient encore l'ancien format VDA. Nous avions déjà fait de bonnes expériences avec cette méthode.

Et d'autre part, nous voulions proposer à d'autres clients un échange de données électroniques afin de pouvoir traiter de manière uniforme, si possible, l'ensemble de l'envoi de factures".

Un autre objectif du projet était d'externaliser l'envoi des factures à un prestataire de services qui devait jouer un rôle de multiplicateur.

C'est là qu'ils ont découvert Basware, sur recommandation d'un client. Le spécialiste du purchase-to-pay dispose d'une large base d'utilisateurs dans le secteur automobile.

"Ce fait à lui seul plaidait déjà fortement en faveur de Basware. Nous avons néanmoins procédé à l'habituelle étude de marché et à l'évaluation des produits avant de prendre une décision définitive",

explique Frank Bohnert.

Au cours de ce processus de sélection, la solution de facturation électronique du fournisseur finlandais s'est imposée. Celle-ci saisit les données commerciales de manière entièrement automatique sur la base d'un pilote d'imprimante, les convertit, vérifie leur plausibilité et transmet les informations au destinataire dans une structure prédéfinie.

Le passage à la nouvelle procédure d'envoi des factures s'est fait sans problème - les collaborateurs avaient déjà une expérience pratique du format Edifact.

Il n'a fallu que deux à trois jours de travail pour passer à une facturation entièrement automatisée.

Du système ERP au document de facturation

SEW-Eurodrive gère ses données d'approvisionnement dans SAP ERP, à partir duquel les données sont converties vers le Business Integration Server du spécialiste de l'intégration B2B Seeburger.

De là, les données préparées sont ensuite transmises automatiquement à Basware au format Edifact.

"Nous avons effectivement atteint ici l'intégration et l'automatisation maximales des processus".

constate Frank Bohnert.

"On ne peut pas faire plus direct et plus automatisé !"

Dans l'approche précédente, l'entreprise devait administrer elle-même le processus d'expédition. Aujourd'hui, en revanche, elle n'agit plus qu'en tant qu'expéditeur vers Basware, son seul partenaire.

Celui-ci s'occupe de l'envoi des factures électroniques aux différents destinataires conformément aux exigences.

SEW-Eurodrive délègue également des exigences particulières comme la mise en œuvre des souhaits des clients lors de la facturation - par exemple l'indication de références supplémentaires pour leur imputation.

"Ici, nous utilisons également Basware comme prestataire de services de coordination".

dit Bohnert.

Les erreurs informatiques sont ainsi éliminées, l'exploitation est stable, de temps en temps, une question de contenu concernant une facture survient en raison de données de commande peu claires.

SEW-Eurodrive prévoit maintenant d'étendre l'étendue du projet initial. Après tout, chaque traitement de document papier économisé est synonyme de réduction des coûts, tant pour les clients que pour l'entreprise.

Même si les clients travaillent avec un autre prestataire de services, rien ne change pour le spécialiste de l'entraînement grâce à la possibilité de roaming. En effet, il est ainsi possible de continuer à envoyer les données de facturation à un seul prestataire de services, qui se charge ensuite de les distribuer à d'autres destinataires.

Avantage : certification

SEW-Eurodrive voit également une valeur ajoutée particulière dans la certification de Basware :

"Cela nous garantit la sécurité juridique dans la jungle de la législation financière, sans avoir à nous préoccuper des détails compliqués".

a déclaré Bohnert.

"Dans ce domaine, Basware dispose d'une vaste expertise que nous mettons parfois à profit sous forme de prestations de conseil".

La certification ne sert pas seulement de référence et de preuve de processus documentés en toute sécurité juridique pour les clients, mais aussi d'argument lorsqu'il s'agit d'attirer de nouveaux clients vers la procédure électronique.

Perspectives d'avenir : Échange international de factures

Basware distribue depuis longtemps les factures de SEW-Eurodrive en Finlande.

La voie est ainsi préparée pour l'extension de la facturation électronique aux sociétés nationales de SEW Eurodrive.

L'entreprise est également intéressée par l'extension du service à d'autres documents. L'accent est mis sur les besoins des clients.

Outre la facture, les commandes et les confirmations de commande sont également importantes.

"Une prise en compte des processus de bout en bout, comme nous le faisons avec le portefeuille de valeur ajoutée DriveBenefits, est un argument de poids auprès de nos clients".

explique Frank Bohnert.

"Enfin, l'attention se porte désormais non seulement sur les processus de production, mais aussi sur le domaine commercial. Car c'est là que les entreprises peuvent encore profiter d'une nette amélioration de leur efficacité".

Aperçu

Exigences :

• Des processus continus pour une rapidité et une précision maximales dans le traitement des factures
• Externalisation de l'envoi des factures à un prestataire de services qui joue le rôle de multiplicateur pour l'envoi complet des factures
• Les clients existants qui utilisaient encore l'ancien format VDA devraient passer à EDIFACT.

Utilité :

• Processus sans erreur, juridiquement sûrs et en temps réel
• SEW-Eurodrive en tant qu'émetteur vers un seul partenaire
• Basware s'occupe de l'envoi des factures électroniques aux différents destinataires conformément aux exigences.
• Sécurité juridique dans la législation financière : la certification fait office de référence et de preuve de processus documentés en toute sécurité juridique.

Système et solution :

• Facturation électronique : sur la base d'un pilote d'imprimante, les données sont saisies, converties, contrôlées et transmises au destinataire de manière entièrement automatique.
• Les données d'approvisionnement sont gérées dans SAP ERP
• Conversion des données via le Business Integration Server du spécialiste de l'intégration B2B Seeburger.

SEW-Eurodrive a réalisé un chiffre d'affaires de 2,4 milliards d'euros au cours de l'exercice 2012 et emploie environ 14.000 personnes dans 15 usines de fabrication et 75 Drive Technology Centers répartis dans 45 pays. La gamme de produits s'étend des motoréducteurs, réducteurs et moteurs aux variateurs mécaniques en passant par les entraînements à régulation électronique. Les produits répondent à différentes exigences, allant de rapides, dynamiques et de haute précision, comme dans la production de DVD, à grands et puissants, comme l'exigent les terminaux de conteneurs.