S/4, Tradesprint et Hybris

L'ancienne solution ERP, introduite en 1985 et à laquelle la boutique était reliée par de nombreuses interfaces, ayant été annulée par le fabricant, le groupement a décidé de passer à SAP Hybris.

La mise en œuvre a été confiée à Poet et le nouveau système est utilisé depuis mai 2017. Il permet désormais de manipuler facilement et d'harmoniser de grandes quantités de données de produits provenant des fournisseurs les plus divers, tout en économisant beaucoup de temps par rapport à l'ancien système lors de la gestion et du transfert des données.

Du magasin spécialisé grand public au magasin spécialisé professionnel, le groupe Ringfoto fournit à ses membres un large assortiment qui comprend même une sélection d'équipements de studio modernes.

Comme tous les membres de Ringfoto en Allemagne, en Autriche, aux Pays-Bas, au Danemark et en Belgique agissent en tant qu'entrepreneurs indépendants, qui décident eux-mêmes des services du groupe auxquels ils ont recours, cela doit pouvoir être représenté dans le système ERP ou dans la boutique en ligne du groupe.

"Compte tenu du grand nombre de produits dans la gamme et des différentes langues dans les quatre pays, l'architecture logicielle en place depuis 1985 posait des problèmes à cet égard".

rapporte Gerlinde Wiest-Gümbel, associée gérante de Poet.

Ainsi, l'ancien programme ERP ne pouvait être utilisé que via une interface AS400 classique sans interface utilisateur graphique. Un système obsolète de gestion des informations sur les produits basé sur Lotus Notes faisait office de base de données.

De plus, les boutiques des quatre pays ont été équipées d'un contenu allemand, car il n'y avait aucune possibilité d'adapter le contenu.

Au total, le paysage logiciel était très hétérogène, avec plus de 60 interfaces vers plus de 20 programmes. Cet état de fait a nécessité une gestion des données complexe, parfois quadruple.

"Comme les interfaces de différents formats devaient être répliquées par des processus programmés et exécutés en arrière-plan, le temps de synchronisation pouvait atteindre 24 heures".

explique Oliver Hachmann, directeur du département IT et organisation chez Ringfoto.

Les commerçants ne disposaient donc pas des stocks et des prix les plus récents. Les modifications des exigences légales et internes étaient également compliquées et longues :

Outre les modifications spécifiques aux clients, par exemple lors du passage au prélèvement SEPA, il a fallu dans certains cas intégrer un logiciel tiers supplémentaire. Cela a été d'autant plus difficile qu'il y avait de moins en moins de développeurs pour les anciens systèmes.

Prêts pour l'avenir, le look & feel reste

Lorsque le fabricant a annoncé la fin du cycle de vie de l'ancien système, le groupement a décidé de passer à Hybris. Avec le nouveau système mis en œuvre par Poet, les données ERP sont désormais disponibles en temps réel.

Cela est nécessaire pour pouvoir suivre le rythme des exigences accrues imposées aux systèmes de commerce électronique.

"La rapidité, une présentation claire des informations spécifiques au client et la possibilité de mettre à disposition des services supplémentaires sont aujourd'hui indispensables à la pérennité d'une boutique B2B".

Wiest-Gümbel en est convaincu.

Il n'y avait donc guère d'alternatives à la conversion :

"Nous aurions certes pu continuer à utiliser l'ancienne solution et passer en partie aux programmes Microsoft actuels, mais le résultat n'aurait pas été idéal malgré les investissements que cela aurait impliqué".

décrit Hachmann le dilemme.

La création de nouvelles interfaces n'était pas rentable et le coût monétaire d'une solution qui serait restée vulnérable aux erreurs de transmission et de système était globalement trop élevé.

Le nouveau lancement de SAP était donc plus intéressant, car les applications commerciales offrent des fonctionnalités étendues pour le commerce.

"Avec l'intégration d'Hybris, tous les composants essentiels du système de boutique proviennent désormais d'un seul et même fournisseur. Cela facilite considérablement la mise à disposition des différents services de données".

explique le responsable du traitement des données chez Ringfoto.

Afin de faciliter l'acceptation du changement par les membres et les clients finaux, Ringfotos a souhaité conserver le look & feel actuel.

En même temps, les processus devaient être plus rapides et plus transparents afin de pouvoir mieux réagir aux besoins du client final et aux changements sur le marché. En outre, le souhait était de pouvoir également mettre en œuvre rapidement de futures introductions informatiques avec le nouveau système.

Pour répondre à ces exigences, la suite ERP en temps réel S/4 Hana a été implémentée et complétée par Tradesprint, une solution sectorielle pour le commerce de gros technique développée par Cormeta, partenaire de Poet.

La boutique proprement dite a été réalisée avec SAP Hybris Commerce, car le caractère modulaire de cette solution offrait une grande flexibilité pour la mise en œuvre des exigences spécifiques du client.

Ainsi, les différents accélérateurs permettent une conception légère et performante de divers scénarios B2B et B2C.

"Les commandes peuvent désormais être traitées de manière synchrone, de sorte que les stocks et les prix sont immédiatement mis à jour et disponibles pour les commerçants lors des demandes de commande".

Hachmann se montre satisfait.

Gestion des données produits et des stocks en temps réel

Grâce à une interface entre l'ERP et la boutique, les membres peuvent consulter l'historique de leurs commandes et les factures correspondantes dans l'espace "Mon RIO".

En cas d'annulation ou de modification de commande, le stock total est immédiatement ajusté. Grâce à une compensation de la valeur du stock, les retours peuvent être signalés dans la boutique à l'aide de leur numéro de série, être récupérés et le nombre d'articles en stock ajusté.

Leur valeur est alors comptabilisée comme un crédit. Les données non gérées en stock sont stockées en dehors du RIO. Elles sont préparées en tant que service pour les membres et sont à leur disposition sous forme de téléchargement delta.

"Elles peuvent ainsi être traitées dans le système ERP spécifique du détaillant et être utilisées pour assurer la qualité ou la comparaison, ainsi que pour être régulièrement mises à jour et complétées".

explique Wiest-Gümbel.

Lors de la consultation en magasin, l'affichage de la boutique peut être choisi de manière à permettre une comparaison claire des différents produits et de leurs fonctionnalités.

Les prix des revendeurs sont invisibles. Si nécessaire, une offre individuelle peut être établie pour chaque intéressé. En cas de commande, son traitement peut être accéléré en téléchargeant une liste Excel avec des codes EAN.

En outre, il est possible de créer des listes de souhaits et d'attribuer des noms aux paniers et de les enregistrer afin de faciliter les commandes ultérieures.

Grâce à différents niveaux d'autorisation, les commerçants peuvent faire la distinction, pour leur magasin, entre les utilisateurs qui passent des commandes et ceux qui sont uniquement autorisés à effectuer des recherches de produits ou à enregistrer des paniers. Ces derniers doivent ensuite être validés par des personnes autorisées.

Approche spécifique aux pays et aux groupes cibles

"La maintenance d'un système central avec des données de produits cohérentes nécessite beaucoup moins d'efforts financiers et de temps. La base technologique unique permet donc une maintenance plus simple par les responsables informatiques de Ringfoto et va de pair avec des économies de coûts significatives".

Wiest-Gümbel souligne les principaux avantages de cette nouveauté.

Malgré l'important travail de planification et de coordination lors de la concertation avec le partenaire Cormeta, les données relatives à des dizaines de milliers de produits de fournisseurs et de prestataires les plus divers ont ainsi pu être intégrées dans le système en un temps record, de sorte que les quelque 1900 revendeurs spécialisés du réseau Ringfoto peuvent y accéder de manière flexible et adaptée à leurs besoins.

Ainsi, toute la chaîne de création de valeur, du fournisseur au client final en passant par le groupement et les différents commerçants, est désormais desservie par un seul système.

Les contenus des pages d'information des boutiques existantes ont été migrés, tout comme les données des produits dans le système PIM. Ce dernier a nécessité une redéfinition du système de classification et une optimisation de la structure du catalogue.

Le logiciel Protogo, développé par Poet, est utilisé pour enrichir les données des produits. Un service de gestion des données de base a été créé spécialement à cet effet.

Une autre nouveauté est l'introduction d'équipes de contenu spécifiques à chaque pays et travaillant sous leur propre responsabilité. Celles-ci concevront à l'avenir des actions et des campagnes spéciales, rédigeront des contenus et concevront des bannières afin de pouvoir mieux s'adresser aux groupes cibles respectifs.

Pour cela, quatre catalogues sont prévus dans le backend du site web, qui peuvent être remplis indépendamment les uns des autres. Ainsi, les données des produits sont depuis peu extraites d'un catalogue de produits multilingue.

En amont du Go Live, des formations proches de l'application ont été organisées sur le backend de la boutique, la gestion des informations produits, la console de gestion Hybris ainsi que sur les paramètres de tous les systèmes et la zone d'administration pour les cockpits ou les interfaces pertinentes. Depuis, le système fonctionne parfaitement.

À l'avenir, les campagnes de marketing devraient également être gérées par le nouveau système. En outre, il devrait être possible d'ici l'année prochaine de personnaliser les newsletters, les mailings et les sites web des clients finaux à des fins de marketing. Ainsi, outre le B2B, tous les domaines du B2C seront couverts.