Feuille de route de la migration S/4

C'est plus qu'un simple changement de version technique et fonctionnel. Ces derniers mois, SAP a fait de gros efforts pour que le passage de l'ERP/ECC 6.0 et de la Business Suite 7 de SAP à Hana et S/4 soit aussi transparent, exempt d'escalade et sûr que possible pour ses clients existants - mais le défi réside moins dans les outils techniques que dans l'expérience de tels projets de transformation et dans le volume de données.

Dans la communauté, il est presque impossible d'établir une feuille de route Hana et S/4 sans un partenaire SAP expérimenté - cela peut paraître injuste, mais c'est la réalité vécue. La sympathie actuelle pour la société de Walldorf n'est donc pas très élevée.

Le fournisseur ERP allemand est donc sous pression depuis des mois pour se justifier. La communauté internationale des partenaires SAP est là pour l'aider. C'est là que s'est développée au cours des dernières années une grande expérience et des connaissances sur la meilleure façon de personnaliser Hana et S/4.

Grâce aux outils informatiques propres à la communauté des partenaires, la plupart des projets de migration réussissent désormais sans erreur et de manière stable. Thomas Failer et Tobias Eberle de Data Migration Services présentent les principaux paramètres d'une transformation S/4 réussie dans cette E-3 Coverstory.

Délai & données de base

"Chaque entreprise doit décider du moment opportun pour passer à S/4".

déclare le membre du conseil d'administration Thomas Failer dès le début de l'entretien.

"Pour préparer la transition, le nettoyage des données de base nécessaires et l'amélioration de leur qualité sont des mesures judicieuses, voire nécessaires, pour avancer de manière optimale dans la numérisation avec S/4".

souligne-t-il avec insistance, mettant ainsi l'accent sur les données à migrer du système SAP. Une autre tâche utile lors de la préparation est la réduction du volume de données dans les systèmes SAP actuels au moyen de l'archivage ou d'un rightsizing.

"Ainsi, les volumes de données des systèmes SAP peuvent être réduits de manière significative d'environ 70 pour cent, ce qui facilite considérablement la transition ultérieure".

Failer sait, grâce à de nombreux projets réussis, et il ajoute :

"Une autre mesure de préparation est, selon nous, extrêmement judicieuse, à savoir le déclassement des anciens systèmes existants, également appelé historisation - en anglais Application Retirement. Ces derniers continuent souvent à être exploités afin de satisfaire aux exigences légales en matière d'accès aux données.

Avec une historisation efficace et efficiente grâce à notre outil informatique JiVS, les coûts d'exploitation existants peuvent être réduits jusqu'à 80%, tout en respectant les exigences légales".

Qualité des données pour S/4

Data Migration Services met l'accent sur la qualité et la gestion des données. Tobias Eberle, CEO, s'exprime à ce sujet :

"Souvent, la feuille de route S/4 se concentre sur les fonctionnalités ou l'exploitation de nouvelles possibilités avec S/4. On oublie facilement que le volume et la qualité des données jouent un rôle central dans l'introduction de S/4.

En outre, on oublie généralement aussi que les anciens systèmes SAP sont toujours présents et continuent à être exploités après l'introduction de S/4. Il est alors conseillé d'ajouter systématiquement l'historisation dans une feuille de route S/4".

La question qui se pose est donc la suivante : comment identifier et corriger les points faibles en matière de stockage et de qualité des données, de croissance des données et de mauvaises configurations dans le cadre de la migration vers S/4 ? Thomas Failer, propriétaire de Data Migration Services, estime que

"Oui, le passage à S/4 offre une opportunité d'examiner les stocks de données en termes de stockage, de qualité et de croissance des données, ainsi que d'identifier et de corriger les configurations erronées. L'approche brownfield ou greenfield est appropriée à cet effet.

En principe, seules les données qui sont nécessaires dans le système cible sont migrées. Un nettoyage préalable des données - en particulier des données de base - permet de corriger les configurations erronées et d'améliorer la qualité des données.

La plateforme JiVS des services de migration de données aide ici le client en analysant facilement les stocks de données et en découvrant ainsi les points faibles".

Avant la migration

"La préparation des données de base devrait impérativement avoir lieu avant la migration vers S/4", souligne à nouveau Tobias Eberle. Selon l'expérience de Data Migration Services, l'adaptation des données de base devrait avoir lieu en ce qui concerne les points suivants :

Élimination des données de base qui ne sont plus nécessaires, nettoyage des doublons, standardisation et normalisation des données de base et enrichissement des données de base avec des informations pertinentes pour S/4.

"La préparation des données de base se fait idéalement avant l'introduction de S/4 et peut être lancée séparément aujourd'hui et à tout moment".

explique Thomas Failer.

Sans SolMan

De nombreux clients SAP existants pourraient ici penser directement à l'outil standard SolMan, qui a reçu dans la version 7.2 un énorme accroissement de fonctions et de possibilités - mais : "De notre point de vue, le SolMan n'est pas une option pour la gestion et la qualité des données.

Ici, nous voyons plutôt l'utilisation du SAP Migration Cockpit pour l'importation cohérente des données dans l'environnement S/4".

Eberle le sait grâce à de nombreux projets clients réussis. Pour chaque projet de migration, l'approche infrastructurelle appropriée est également discutée : Avantages et inconvénients d'une approche greenfield ou brownfield ?

"Les deux voies de migration fondamentales, Greenfield et Brownfield, présentent des avantages et des inconvénients spécifiques, qui doivent toutefois être évalués individuellement pour chaque client SAP existant".

Thomas Failer en est convaincu et il l'explique dans l'entretien d'E-3 :

"Alors que l'approche en rase campagne nécessite une nouvelle mise en œuvre, l'assainissement des 'vieilles charges' brunes - selon le dictionnaire - promet une protection des investissements pour les adaptations généralement importantes et coûteuses des systèmes SAP par les clients existants".

Greenfield ou Brownfield

Le CEO Tobias Eberle met toutefois en garde : il est plus important de constater que les deux variantes ne sont pas calculées proprement que de recommander l'une ou l'autre voie de migration.

"Car dans tous les cas, les entreprises doivent investir en plus dans SAP S/4, après tout, elles doivent acquérir de nouvelles licences et acheter du matériel coûteux ou souscrire des abonnements".

explique le CEO de Data Migration Services. Certes, le volume de données provenant des anciens systèmes est réduit lors du passage à la base de données Hana, mais les exigences en matière de mémoire de travail sont incomparablement plus importantes, car la combinaison de l'infrastructure classique et des solutions d'archivage devient obsolète.

"La migration dans le centre de données de l'entreprise - qu'elle soit progressive ou unique - est la solution préférée de la majorité des clients SAP existants et s'avère être un facteur de coûts important".

souligne Thomas Failer.

Mais les deux managers ont une solution : le problème est que les augmentations de budget prévues pour les clients SAP existants ne suffiront pas à fournir les moyens nécessaires à la modernisation et à la numérisation plus poussée. La recommandation est donc, pour les deux voies de migration, d'arrêter les anciens systèmes qui deviennent obsolètes suite à la migration et d'économiser ainsi massivement les coûts d'exploitation.

Nettoyer & déclasser

Dans les systèmes SAP, on trouve donc toujours des composants qui ne sont plus actifs, cela vaut aussi bien pour les fonctions Abap "oubliées" de l'espace de noms Z que pour les paramètres dans le domaine FI/CO.

Quelles sont les possibilités d'identifier et de déclasser les sociétés non utilisées ?

"Les sociétés qui ne sont plus nécessaires sont un poids inutile dans un système SAP et il est souhaitable de les supprimer".

explique Tobias Eberle à propos de la situation de nombreux clients existants.

"Pour des raisons légales, il n'est pas possible de supprimer facilement des sociétés. La solution JiVS permet toutefois une suppression sécurisée dans SAP. Pour ce faire, la première étape consiste à copier les données de SAP vers JiVS et à configurer le système JiVS pour accéder aux données.

JiVS propose ici 700 objets de gestion prédéfinis pour SAP FI, CO, MM, SD, HR, etc. qui permettent de mettre en place rapidement l'accès aux données. Avec SAP ou d'autres moyens, il est maintenant possible de supprimer la société dans le système SAP. L'accès aux données se fait ensuite via l'interface utilisateur Web de JiVS".

Archives allégées

Comment réussir à réduire le facteur de coût "anciens systèmes" ? Et garder les archives légères et agiles ? Tobias Eberle :

"Le bloc des coûts liés à l'exploitation des anciens systèmes doit être réduit durablement. Le moyen de choix est la consolidation et le déclassement. Les utilisateurs le savent depuis des années. Mais ils hésitent à le faire en raison des coûts que cela implique".

Là encore, Thomas Failer a une réponse logique pour la communauté SAP :

"La standardisation et l'automatisation sont les conditions préalables pour qu'une solution adaptée à l'arrêt des anciens systèmes amortisse rapidement les investissements nécessaires à cet effet et garantisse ensuite des coûts d'exploitation durablement plus bas".

Ce sont précisément les caractéristiques de la solution JiVS des Data Migration Services suisses. Ces caractéristiques sont le résultat d'un grand nombre de projets de migration de données et de déclassement d'anciens systèmes.

Dans la pratique, il a été prouvé que JiVS a réduit les coûts d'exploitation de 80 à 90 pour cent après la mise hors service des anciens systèmes. Les 10 à 20 % restants permettent de continuer à utiliser les données existantes, y compris la logique commerciale SAP, qui doivent être conservées pour des raisons de conformité.

ajoute Tobias Eberle :

"Avant l'établissement de l'historique des données et des documents, on procède toutefois à un nettoyage des doublons. Cela permet généralement de réduire considérablement le volume de stockage. En même temps, cela réduit la quantité d'informations à transférer dans le système en direct".

Données de base actuelles

Ainsi, une feuille de route S/4 doit également tenir compte du thème de l'infrastructure - et quelles questions doivent être résolues en ce qui concerne le dimensionnement du matériel et les licences relatives à Hana et S/4 ? Tobias Eberle :

"Il faut déterminer quelles données doivent être migrées vers S/4 et quels sont les volumes de données qui en découlent. Concrètement, la question se pose de savoir si les données historiques doivent être migrées vers un nouveau système S/4".

Idéalement, il est possible de démarrer avec S/4 sur un terrain vierge (greenfield en anglais, voir ci-dessus) et de ne charger que les données de base actuelles dans S/4.

"Cela permet de se débarrasser de tout le poids des données historiques des années précédentes, ce qui a un effet positif sur le dimensionnement du matériel et les licences".

explique Failer. Selon Data Migration Services, l'investissement dans les licences et le matériel devrait être amorti au plus tard au bout de trois ans.

"Un retour sur investissement plus rapide peut par exemple être obtenu en réduisant les coûts d'acquisition des licences et du matériel. On peut y parvenir en réduisant le volume de données grâce au rightsizing et en diminuant les coûts d'exploitation des anciens systèmes grâce à l'historisation mentionnée".

décrit Tobias Eberle en se basant sur l'expérience acquise dans le cadre de projets clients réussis.

Une comparaison avec les coûts de la plateforme SAP Cloud est bien entendu autorisée - chaque entreprise doit également se poser cette question en fin de compte lorsqu'elle se pose la question On-premise ou Cloud. Il faut encore mentionner ici que lors du passage au modèle cloud, il faut encore plus se poser la question du volume de données qui est initialement chargé.

Règlement général sur la protection des données

La feuille de route S/4 est largement influencée par la gestion des données chez les clients existants de SAP, ce qui rend directement pertinent le prochain règlement général sur la protection des données.

"Lors de la mise en œuvre du RGPD, nous mettons l'accent, en tant que spécialiste de l'historisation, sur les anciens systèmes"

décrit Thomas Failer.

De nombreux clients exploitent des systèmes SAP, mais pas encore des systèmes SAP anciens, afin de satisfaire aux conditions légales d'accès aux données. Et Tobias Eberle souligne qu'avec le nouveau règlement général sur la protection des données, il faut en plus supprimer certaines données sur demande.

"Cette exigence est difficile, voire impossible à satisfaire, en particulier pour les anciens systèmes".

il sait de par sa pratique professionnelle.

"Soit parce que les anciens systèmes ne supportent pas l'effacement, soit parce que l'exécution est extrêmement coûteuse. C'est pourquoi, chez Data Migration Services, nous recommandons l'historisation systématique de tous les anciens systèmes à l'aide de JiVS.

Ainsi, toutes les données sont stockées sur une plateforme et peuvent y être gérées de manière centralisée. Grâce à la gestion de la rétention JiVS, il est désormais possible de supprimer des données de manière sélective et ciblée et de répondre ainsi aux exigences du nouveau règlement général sur la protection des données".

Seule une entreprise sur deux en Allemagne a jusqu'à présent demandé l'aide d'experts externes pour la mise en œuvre du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.

Seules 48 % des entreprises de 20 salariés ou plus indiquent avoir fait appel à des spécialistes extérieurs à l'entreprise. C'est le résultat d'une enquête représentative menée auprès de plus de 500 entreprises pour le compte de l'association numérique Bitkom.

Aide externe sur le RGPD

Le recours à des avocats externes a été le plus fréquent : environ une entreprise sur trois (35%) les a consultés en vue de l'application du RGPD. Des contrôleurs ou des auditeurs externes ont été consultés par 29% des entreprises.

"Seule une entreprise sur huit environ estime qu'elle aura entièrement mis en œuvre les dispositions du RGPD à la date limite. Compte tenu de ce faible pourcentage et du montant des amendes potentielles, le recours plutôt faible à une aide externe pour la mise en œuvre est plutôt surprenant".

a déclaré Susanne Dehmel, membre de la direction de Bitkom pour le droit et la sécurité.

"Pratiquement toutes les entreprises sont concernées par les exigences de l'UE, car elles s'appliquent à toutes les entreprises qui traitent des données à caractère personnel. Pour les entreprises qui n'ont encore rien fait, le temps commence à manquer".

Le 25 mai 2018, la période de transition de deux ans pour la mise en œuvre du règlement général sur la protection des données de l'UE prendra fin. Selon une enquête menée par le Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG) auprès de ses membres, à peine plus de la moitié des entreprises interrogées ont jusqu'à présent élaboré une procédure (roadmap) pour la mise en œuvre du RGPD de l'UE dans leur entreprise.

Données en direct uniquement pour S/4

En matière de gestion des données, comment voit-on la situation dans la communauté SAP germanophone ? Thomas Failer :

"Nous pensons que les résultats de l'enquête sont en effet représentatifs de la situation. Il sera difficile de respecter la disposition du règlement si les entreprises ne mettent pas fin à la prolifération de leurs applications et ne centralisent pas la gestion des données.

Ces deux éléments combinés signifient une centralisation tant au niveau des systèmes que des informations. Seules les données en direct doivent être reprises dans la nouvelle plateforme centrale d'application, le reste appartient à la plateforme de données.

Cette réflexion en termes de plateformes est la condition sine qua non pour changer radicalement la situation. Il est ainsi possible de concilier la modernisation nécessaire et les exigences accrues en matière de conformité.

Même si le nouveau règlement apparaît à première vue comme un nouveau fardeau lourd à porter pour les autorités, il peut s'avérer au final un accélérateur bénéfique d'innovation dans le paysage informatique des clients existants de SAP".

Enregistrer & supprimer

Quelle est l'importance de la question de l'effacement des données en général et en particulier dans le cadre du RGPD ?

"La capacité de pouvoir non seulement classer et conserver les informations en toute sécurité, mais aussi de les supprimer, est essentielle pour une gestion des données de base digne de ce nom".

définit Thomas Failer dans l'entretien E-3 et ajoute

"Seuls ceux qui peuvent nettoyer les enregistrements en double, souvent avec de petites différences entre eux, et supprimer les enregistrements redondants ou erronés, assurent une qualité élevée et constante dans leurs données de base".

Et le CEO Tobias Eberle souligne qu'il y a de plus en plus d'obligations qui exigent explicitement cette capacité d'effacement.

"Ainsi, depuis longtemps déjà, les candidatures ne peuvent plus être conservées indéfiniment par les entreprises, mais doivent être irrémédiablement supprimées après quelques années. Le nouveau règlement général de l'UE sur la protection des données amorce ici un tournant décisif.

En effet, à partir de maintenant, les entreprises doivent être en mesure d'identifier et de supprimer chaque enregistrement de données à caractère personnel. Et pas seulement à l'expiration des délais de conservation légaux, qui doivent bien entendu continuer à être respectés.

Selon le nouveau règlement, les données qu'une entreprise ne peut plus justifier d'une finalité légitime doivent être supprimées. Une plateforme centrale de gestion des données avec des fonctionnalités intégrées pour la gestion de la rétention, y compris la fonction de suppression, offre cette flexibilité de pouvoir identifier et supprimer des enregistrements individuels en appuyant sur un bouton".

explique Eberle à propos du scénario à venir.