Migration S/4 - La voie passe par les anciens systèmes déclassés

Ce sera le cas au plus tard en 2025. La maintenance des anciennes versions de SAP sera alors terminée. D'ici là, les clients existants de SAP devraient avoir migré vers S/4 Hana. L'annonce correspondante de Walldorf a été faite en 2015. Le nombre de ceux qui ont déjà migré devrait encore se situer en 2018 dans un pourcentage à un chiffre. Et le nombre de clients SAP existants qui peuvent migrer vers SAP S/4 Hana avec les outils de conversion standard proposés devrait être proportionnellement faible. Ceux-ci sont certes excellents, mais ils ne peuvent faire valoir leurs avantages que tant que les clients sont restés dans le système SAP standard.

En effet, il est de notoriété publique que la grande majorité des utilisateurs SAP ont investi beaucoup de temps et d'argent dans la personnalisation de leurs systèmes SAP afin de répondre aux dernières exigences de chaque secteur de l'entreprise.

Cela reflète notamment l'augmentation massive de la pénétration des solutions SAP dans les entreprises, en particulier si l'on compare la situation à celle qui prévalait lors de la dernière version majeure de SAP R/2 à SAP R/3. Il n'est donc pas exagéré de parler d'une tâche colossale pour transférer les données contenues dans les systèmes SAP ERP existants vers le nouvel univers logiciel.

Le piège des coûts de la migration : le manque d'experts

Dans l'environnement d'entreprise, il faut compter environ 5000 jours/homme pour la migration des données. Même si l'on se base sur une valeur moyenne de 2000 jours-personnes par projet, il en résulterait un besoin de capacité de 20 millions de jours-personnes sur le marché DACH d'ici 2025, soit environ 3,2 millions par an. Même si les 2000 experts en migration de données estimés dans les pays germanophones travaillaient 365 jours par an, les capacités disponibles ne seraient que de 730 000 hommes-jours par an.

En tenant compte des congés et autres temps d'arrêt, il faudrait cinq fois plus d'experts en migration qu'il n'en existe réellement pour réaliser les projets d'ici 2025. Comme cela est impossible selon Adam Riese, il ne reste que d'autres voies : les anciens systèmes continuent à être exploités malgré la fin de la maintenance et coexistent avec la nouvelle génération de logiciels, qui sont exclusivement alimentés par de nouvelles données.

Cela entraîne inévitablement une augmentation significative des coûts d'investissement et d'exploitation pour la mise en place du nouvel environnement SAP S/4 Hana et la poursuite de l'exploitation des systèmes existants. Peu d'entreprises seront en mesure et désireuses d'assumer ce surcoût.

La migration partielle n'est pas non plus une bonne solution

Dans ce scénario, la poursuite de l'exploitation des systèmes qui ne sont plus entretenus devrait être inévitable, même si une partie des données était transférée dans le nouvel univers logiciel d'ici 2025. En effet, même en cas de migration partielle, les données seront mappées sur les nouvelles structures. Les auditeurs économiques et fiscaux ne reconnaîtront donc pas que les données migrées sont l'original. Qui voudrait en assumer la responsabilité ?

Les deux scénarios sont insatisfaisants, non seulement pour les clients SAP existants qui ont en vue la fin de la maintenance en 2025, mais aussi pour ceux qui veulent faire de S/4 Hana la base de leur stratégie de numérisation. Ces derniers, en particulier, ne peuvent et ne veulent pas se permettre de voir leur propre calendrier de passage à la nouvelle génération de logiciels compromis en raison d'un manque de ressources sur le marché.

La solution est une plate-forme neutre

Pour éviter le piège des coûts et de la conformité, il ne reste qu'une solution : extraire complètement les données des systèmes SAP existants, sans rien changer à leur structure, et les stocker sur une plateforme neutre de manière à ce qu'elles soient protégées contre les audits. Bien entendu, les données, mais aussi les informations non structurées comme les documents commerciaux, doivent être stockées avec leur contexte commercial, de sorte qu'il est plus judicieux de parler d'historisation des anciennes informations plutôt que de leur archivage.

Les données : Moins, c'est plus

Cette approche permet d'une part d'arrêter complètement les anciens systèmes et de réaliser ainsi des économies massives sur les coûts d'exploitation. Le potentiel d'économies à cet égard est généralement de 60 à 80% par rapport à la poursuite de l'exploitation des anciens systèmes.

En outre, cette approche permet de réaliser des économies de coûts et de temps lors de la migration des données. En effet, une telle plateforme permet de sélectionner de manière ciblée les données qui doivent être transférées dans le nouvel univers SAP et adaptées à ses structures.

L'expérience montre que cela permet d'éviter jusqu'à 75% des efforts de migration et des coûts qui y sont liés. En effet, même en cas de migration partielle des données, la règle des 80/20 s'avère valable : en moyenne, seul un cinquième des stocks de données doit être transféré dans le nouveau système, les quatre cinquièmes restants restant sur la plateforme neutre.

Ceux qui doutent d'une réduction aussi importante n'ont qu'à se rendre compte du nombre de doublons accumulés au fil des années dans les anciens systèmes. Après tout, le nombre de systèmes SAP utilisés et de bases de données associées n'a cessé de croître.

C'est précisément pour cette raison que les projets de consolidation et de centralisation des systèmes se sont multipliés ces dernières années. Ces entreprises ont saisi l'occasion non seulement de réduire leur stock de données en supprimant les doublons, mais aussi d'épurer leurs données de base. En fait, le passage à SAP S/4 Hana est l'occasion idéale de ne reprendre que les données de base les plus parfaites possibles. Le nettoyage est d'autant plus facile qu'il n'y a pas de migration vers la nouvelle génération de logiciels.

Efficacité grâce aux anciens systèmes déclassés

C'est précisément ce que permet une plate-forme d'historisation et de migration des données et documents existants. De plus, l'accès à toutes les informations historisées est maintenu sans restriction. Cela présente deux avantages décisifs : Les données et les documents peuvent être intégrés dans les processus commerciaux en cours, même si leur migration n'en vaut pas la peine. Par exemple, les collaborateurs du service après-vente dans la construction d'installations peuvent accéder aux plans de construction ou aux rapports de maintenance historisés via une tablette et les utiliser pour leur travail actuel.

D'autre part, les entreprises bénéficient d'une sécurité juridique totale. Comme les informations migrées sont conservées sur la plateforme dans leur format et leur structure d'origine, les auditeurs internes et externes peuvent certifier leur authenticité.

Exigences spécifiques

Tous ces scénarios posent des exigences particulières à la plate-forme décrite ici pour l'historisation et la migration des données et documents anciens. Ainsi, la solution doit être en mesure d'extraire de manière fiable et vérifiable réellement toutes les données et tous les documents des anciens systèmes et de les classer sans modification de leur structure.

L'affichage des informations historisées doit être indépendant de l'appareil utilisé, afin que les utilisateurs spécialisés, mais aussi les collaborateurs de l'audit interne ou les auditeurs externes puissent y accéder facilement. Pour cela, une solution basée uniquement sur un navigateur s'impose naturellement, de sorte qu'il n'est pas nécessaire d'installer un nouveau logiciel, d'en assurer la maintenance ou d'apprendre à l'utiliser sur un point final.

Du point de vue du client, il est bien sûr essentiel qu'une telle solution l'aide à décider quelles données doivent être migrées vers la nouvelle génération de logiciels comme SAP S/4 Hana et lesquelles ne doivent pas l'être. Pour ce faire, des outils configurables font partie intégrante de la plateforme et permettent de rechercher automatiquement dans le stock de données historisé, par exemple, les sociétés qui n'ont plus d'équivalent dans la réalité. Il peut s'agir, entre autres, d'usines et de filiales fermées ou vendues. Cela n'a tout simplement aucun sens de migrer ces anciennes informations.

Conforme au RGPD

A cela s'ajoute le fait que les nouvelles générations de logiciels rencontrent une nouvelle génération d'exigences de conformité. Le règlement européen sur la protection des données (EU-DSGVO) est bien sûr exemplaire à cet égard. Nous entrons ainsi dans une nouvelle ère. Alors qu'auparavant, il était préférable de tout stocker et de ne rien effacer, même par erreur, les entreprises doivent aujourd'hui être en mesure non seulement de stocker de manière ciblée, mais aussi d'effacer de manière ciblée, et ce au niveau de chaque enregistrement de données.

Cela ne vaut pas seulement pour les systèmes productifs, mais aussi pour les anciens systèmes. Parmi eux, certains ne peuvent même pas être mis à jour pour la suppression.

Là encore, une plateforme d'historisation et de migration des données existantes peut apporter une solution. Bien entendu, elle a besoin pour cela de fonctionnalités complètes de gestion de la rétention concernant les délais de conservation, la suppression automatique et manuelle, mais aussi la suspension du processus de suppression, par exemple pour les procédures judiciaires.

Dans les pays anglo-saxons, cette fonctionnalité est appelée "Legal Hold". Dans un tel cas, il faut bien sûr savoir quelles données, par exemple sur une personne, doivent être bloquées. La plate-forme doit donc également permettre d'identifier toutes les informations liées à un ensemble de données donné en appuyant sur un bouton, afin de s'assurer que toutes les données concernées sont bien saisies. Bien entendu, cela vaut également pour le cas inverse, lorsqu'un client demande à ce que toutes les données le concernant soient supprimées conformément à la législation européenne.

Zur Rose migre vers S/4

Reste la question de savoir s'il existe une telle plate-forme et des clients qui l'ont utilisée pour raccourcir le chemin vers S/4. La plus grande pharmacie de vente par correspondance d'Europe, Zur Rose - en Allemagne, on connaît probablement surtout sa filiale DocMorris - montre l'exemple.

L'entreprise a mis en place une solution S/4 centralisée dans laquelle seules les données actuelles doivent être reprises. L'entreprise compte réduire le volume total des données de 30 % grâce à la suppression des doublons et améliorer d'autant la qualité des données de base.

En outre, Zur Rose prévoit de réaliser des économies annuelles à six chiffres sur les coûts opérationnels grâce à la mise hors service successive de tous les anciens systèmes. La plateforme JiVS, qui a fait ses preuves dans de nombreux projets clients nationaux et internationaux, est utilisée pour l'historisation et la migration des anciennes informations.