S/4 Hana : sur la bonne voie avec une feuille de route de transformation personnalisée

Pour déterminer la bonne voie à suivre pour passer à S/4 Hana, il ne suffit pas de considérer uniquement des éléments isolés, comme le font de nombreux business cases. Ainsi, l'accent est souvent mis sur les avantages potentiels que la nouvelle génération de SAP Business Suite apporte aux métiers.

Un exemple est l'intégration de la machine (IoT) dans le domaine du service, qui peut certes soulager le technicien de service, mais qui peut signifier un effort et une exigence de qualification plus élevés pour le planificateur de service dans le back-office.

Les économies réalisées grâce à S/4 Hana peuvent entraîner des efforts et des risques plus importants à d'autres endroits, ce qui nécessite des transformations et des adaptations coûteuses. Les entreprises ont donc tout intérêt à considérer et à pondérer leurs besoins de manière globale.

En partant de la stratégie commerciale, les processus, les structures organisationnelles, les besoins technologiques et l'environnement système existant doivent être pris en compte.

Matrice décisionnelle

Pour analyser et évaluer ces facteurs, Apsolut a développé une matrice de décision qui aide les entreprises à établir une feuille de route de transformation S/4 Hana personnalisée. Elle met en lumière les éléments suivants : la stratégie d'entreprise, les processus commerciaux, l'organisation et les rôles ainsi que la stratégie informatique.

Stratégie d'entreprise :

Lorsqu'une entreprise cherche à se développer en réponse à des changements de marché, la priorité est donnée à la facilité d'intégration des acquisitions, à la conquête de nouveaux marchés ou au développement des ressources internes.

Pour ce faire, il faut définir des processus commerciaux standardisés et développer des modèles, ainsi que des fonctions de soutien telles qu'un CRM intégré au sein de S/4 Hana Enterprise Management pour l'analyse, le marketing et les campagnes.

Lorsqu'une entreprise se concentre sur la stabilité ou qu'elle prévoit un redressement, il faut éliminer les inefficacités, optimiser les processus de travail et supprimer les goulots d'étranglement financiers afin d'augmenter les bénéfices de manière plus que proportionnelle tout en maintenant une croissance constante du chiffre d'affaires.

Cela peut être réalisé par l'externalisation de certaines parties de l'entreprise ou par l'introduction et l'automatisation de fonctions centrales, par exemple dans la gestion des finances ou des ressources humaines. Pour ce faire, les entreprises devraient envisager d'utiliser le cloud, non seulement pour des raisons de coûts, mais aussi parce que cela simplifie l'externalisation.

Lors de la création d'une entreprise, l'accent est généralement mis sur un seul produit et son amélioration permanente, dans le but de pouvoir créer rapidement de nouvelles variantes et d'associer étroitement des partenaires au développement et à la production.

Le côté client ne doit pas non plus être négligé, ce qui peut être réalisé par un service client ciblé ainsi que par l'intégration et l'évaluation des portails d'évaluation des canaux de médias sociaux.

Pour toutes les stratégies d'entreprise mentionnées, des produits adaptés doivent être sélectionnés autour du "Digital Core" S/4 Hana et mis en œuvre dans le cadre d'une feuille de route de transformation individuelle.

C'est particulièrement vrai pour les entreprises qui mettent l'accent sur l'innovation ("numérisation") et qui souhaitent produire rapidement de nouveaux produits et services sur un marché volatile.

Processus de gestion :

Sur la base de la stratégie de l'entreprise, les processus commerciaux doivent être priorisés. Un exemple est l'intégration client d'un processus de vente et de marketing de bout en bout ou un flux d'informations automatisé en temps réel dans le développement de produits avec des données provenant de la production, de l'utilisation ou de l'exploitation et du service d'un produit.

Une autre option est l'optimisation des processus, par exemple dans le cadre d'une initiative d'excellence opérationnelle, pour laquelle les domaines de la vente, des achats, des finances et des ressources humaines sont simplifiés et automatisés.

L'intégration des processus des clients et des fournisseurs doit également être prise en compte. En partant du processus commercial, les étapes du processus sont évaluées et comparées avec les nouvelles fonctions de S/4 Hana ou des produits correspondants.

Organisation et rôles :

Avec la stratégie d'entreprise, qui est souvent liée à une harmonisation et à une optimisation des processus par le biais de nouvelles fonctions, les structures organisationnelles, les rôles et les responsabilités au sein de l'entreprise changent.

Cela a également une influence sur la feuille de route de transformation S/4 Hana propre au client. On peut citer par exemple une centralisation prévue de domaines dans le cadre de centres de services partagés ou l'adaptation des vues et des transactions rendue nécessaire par la modification du contenu du travail, des responsabilités et des rôles d'un collaborateur.

L'accès par des terminaux mobiles s'impose, qui peut être simplifié par un design SAP Fiori configuré individuellement. Afin d'impliquer au mieux les collaborateurs dans les changements et d'augmenter leur acceptation de ceux-ci, la gestion du changement est indispensable.

Stratégie informatique :

La stratégie informatique, qui constitue la base technique de la transformation S/4 Hana, est également dérivée de la stratégie d'entreprise. Pour ce faire, l'environnement applicatif existant doit être analysé, en tenant compte du cycle de vie du système et de l'application, de la valeur de l'application ("Best of Breed"), de l'utilisation des innovations technologiques ainsi que des risques, de la sécurité, de la complexité et de la maintenabilité.

Le choix des produits et solutions techniques est également influencé par les contraintes budgétaires liées aux coûts uniques de transformation et au coût total de possession (TCO), en comparaison avec les bénéfices quantifiables en termes d'augmentation du chiffre d'affaires ou de réduction des coûts de l'entreprise.

Analyse de l'infrastructure informatique et SAP

Afin de déterminer dans quelle mesure les futures exigences des clients sont couvertes par les applications existantes, l'étape suivante consiste à analyser et à inventorier le paysage des systèmes et des applications.

Pour ce faire, des catalogues de questions et des ateliers permettent d'identifier le type d'applications, les fonctions, le degré de localisation, les logiciels, les bases de données, les interfaces, la documentation, la disponibilité du savoir-faire interne et externe, les coûts de licence, le TCO et les risques existants.

Pour les systèmes SAP, il existe des programmes spéciaux qui permettent de réaliser des analyses automatiques sur l'utilisation des transactions standard, mais aussi d'appeler des développements existants. Il est ainsi possible d'effectuer une comparaison directe avec les nouvelles fonctions de S/4-Hana.

Au final, l'entreprise obtient une visibilité sur les fonctions utilisées et la manière dont elles le sont, sur le nombre de développements internes, sur les objectifs pour lesquels ils sont appelés et sur l'existence d'une documentation correspondante.

En outre, des indicateurs techniques, tels que les performances et les pics, sont déterminés. Les analyses techniques tiennent également compte des systèmes propres aux clients et des produits de fournisseurs tiers.

Feuille de route de la transformation S/4

Dès que les objectifs stratégiques et l'état actuel de la technologie du client ont été déterminés, il est possible d'en déduire les exigences pour le nouvel environnement S/4 - comme base pour la feuille de route de transformation personnalisée du client. En règle générale, plusieurs scénarios sont élaborés, parmi lesquels il est possible de choisir.

Les projets S/4 sont extrêmement complexes. Cela s'explique par le fait que chaque transition a un fort impact sur l'entreprise, qu'il existe de nombreuses exigences pour la nouvelle solution et qu'il existe une multitude de variantes de produits et de transformations et leurs interactions possibles.

Pour réduire la complexité, les consultants d'Apsolut appliquent la méthodologie "House of Quality" utilisée dans le développement de produits et de services pour déterminer le paysage applicatif et la feuille de route de la transformation S/4.

Dans la "House of Quality", les exigences des clients sont pondérées et comparées aux caractéristiques existantes ou à développer du produit. Le degré de réalisation des fonctions qui en résulte peut être déduit de la matrice de travail et de décision évaluée, qui constitue le résultat et l'élément central de la méthode Quality Function Deploy-ment (QFD).

Le QFD fait partie de la méthodologie Six Sigma qui permet de visualiser les exigences du client (Voice of Customer). Elle sert à collecter les souhaits des clients, souvent formulés de manière floue, à les évaluer et à prendre une décision technique sur le produit en fonction du degré de satisfaction des exigences du client.

La matrice permet d'obtenir une base de décision factuelle pour le comité directeur et la direction du secteur. Un autre avantage de la matrice d'évaluation est que les exigences pondérées des clients et leur couverture fonctionnelle indiquent la priorité et l'ordre de mise en œuvre, sur la base desquels les équipes Scrum correspondantes peuvent être définies, par exemple dans le cadre d'une approche agile.