Leçons apprises sur S/4 Hana

Au contraire, la transformation numérique redéfinit complètement les relations dans le monde du travail, tant au sein des organisations qu'avec les parties prenantes telles que les clients et les fournisseurs. Il s'agit de repenser les processus au sein des entreprises et d'obtenir une disposition stratégique au changement de la part de toutes les parties prenantes.

Avoir le courage de changer de paradigme

Pour être compétitives à moyen et long terme, les entreprises doivent réagir de manière très agile aux changements du marché et mettre en réseau les acteurs à tous les niveaux, afin que tout - des actions des collaborateurs aux processus opérationnels en passant par les technologies utilisées - serve à atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise. Pour cela, ils ont besoin d'un système ERP très performant, comme SAP S/4 Hana. Entre-temps, de nombreux clients SAP sont passés à S/4. Arvato Systems a accompagné nombre d'entre eux dans ce processus de transformation et a acquis une vaste expérience qui se reflète dans les huit conseils suivants.

La transformation numérique ne se limite en aucun cas à l'introduction de systèmes logiciels correspondants, mais réorganise avant tout complètement les relations commerciales, les processus d'entreprise et les chaînes de création de valeur. Le logiciel correspondant soutient ou accélère ce processus, mais il est avant tout un moyen d'arriver à ses fins. La transformation commerciale concerne toutes les fonctions, tous les modes d'action et tous les domaines de l'entreprise. Les entreprises doivent donc non seulement mettre au banc d'essai les structures et les modèles commerciaux éprouvés, mais aussi remettre en question les processus, les technologies et les modes de pensée existants.

L'introduction de S/4 en est la meilleure occasion. Elle ne doit donc en aucun cas être considérée comme un projet purement informatique, mais comme un projet de changement qui concerne l'ensemble de l'entreprise. Les cadres doivent laisser aux collaborateurs la liberté de faire preuve de créativité. La direction doit clairement s'engager à être ouverte à de nouvelles solutions. Enfin, toute pensée en silo au sein de l'entreprise doit être reléguée au passé.

C'est dans la communication que l'on peut faire le plus d'erreurs : On ne communique pas assez, trop tard ou de la mauvaise manière. Le changement ne peut être mis en œuvre de manière efficace et efficiente que si les entreprises impliquent les collaborateurs dès le début. Plus la communication interne est transparente et plus les objectifs et les défis sont communiqués de la même manière, plus les employés sont disposés à participer.

Tant les contenus que les formats doivent être adaptés au groupe cible concerné. Pour profiter pleinement des compétences de chaque collaborateur, il ne faut pas seulement miser sur une communication descendante, mais encourager l'échange vertical d'informations au sein du personnel.

Transformer le scepticisme en engagement

L'introduction d'un nouveau logiciel est presque toujours liée à des réserves. Qu'est-ce que j'en retire réellement dans mon travail quotidien ? Le programme sera-t-il compliqué à utiliser ? Dois-je m'attendre à une charge de travail supplémentaire ? Avec la transformation numérique et l'automatisation des processus qui en découle, certains s'inquiètent encore pour leur propre poste de travail. Avec réalisme et transparence, il est toutefois possible de dissiper la plupart de ces craintes en montrant aux équipes, mais aussi aux individus, comment leur poste de travail va concrètement changer et quelles nouvelles possibilités s'offrent à eux.

Lorsqu'il s'agit de S/4 Hana, les services spécialisés profitent également des processus standardisés et des données cohérentes de la plate-forme. Ainsi, le contrôle de gestion peut être sûr de travailler avec des données uniformes et toujours actuelles. De plus, les fonctions d'analyse et de reporting sont flexibles et très performantes.

En outre, il est désormais possible de prendre des décisions mieux et plus rapidement, car les informations sont disponibles en temps réel. Autre exemple, le Digital Manufacturing : dans le domaine de la production, l'accent est mis sur la flexibilisation de la production afin d'être plus réactif et de raccourcir les cycles de production. C'est ce que fait S/4, qui relie entre autres la planification de la production au système ERP et dispose de fonctions intégrées de gestion des stocks, de planification des besoins en matériel et de planification des délais.

Éviter les solutions isolées

Grâce aux fonctionnalités étendues de traitement des données, les départements spécialisés sont en mesure de créer les applications les plus diverses directement sur la plateforme Hana.

Le déploiement de S/4 Hana est très complexe. Non seulement parce que de très nombreux utilisateurs sont concernés et qu'il y a des délais et des budgets stricts ainsi que des exigences de qualité élevées, mais aussi parce qu'il faut limiter au maximum les perturbations des activités commerciales en cours. De plus, en ce qui concerne le logiciel ERP, il ne faut pas qu'il y ait de panne. Une très bonne préparation stratégique et organisationnelle est donc nécessaire.

Ainsi, toutes les décisions de base doivent être prises au préalable, par exemple la question "Make or Buy" : en fin de compte, les processus qui sont externalisés ne doivent pas être migrés vers la nouvelle plate-forme. En outre, il convient d'examiner au préalable chaque processus pertinent, l'ensemble de la structure de l'entreprise et toutes les directives de base afin de déterminer s'ils contribuent réellement et rigoureusement aux objectifs de l'entreprise et où se situent les potentiels d'optimisation. Ce qui est possible devrait déjà être traité avant la migration proprement dite. Il s'agit entre autres de mettre de l'ordre dans les données de base et d'archiver les anciennes données.

Le fait qu'il s'agisse d'une solution innovante et bien conçue n'est pas un critère suffisant pour introduire une technologie de pointe comme l'IA (intelligence artificielle). Il faut la rendre utilisable pour le domaine spécialisé avec des cas d'utilisation réels. En outre, le rapport coût/bénéfice doit être correct. L'IA peut par exemple décharger la comptabilité de tâches de routine, par exemple lorsqu'elle contrôle les centres de coûts pour détecter des anomalies ou lorsqu'elle se charge du traitement automatisé des factures entrantes en effectuant des imputations sur la base de données historiques.

Les exigences posées au service informatique ont fortement évolué. Il n'est plus seulement un prestataire de services technologiques internes qui veille au bon fonctionnement des technologies de l'information et de la communication, à la réalisation de gains d'efficacité grâce à l'informatique et à la garantie de la protection et de la sécurité des données.

De plus en plus, l'équipe informatique se retrouve dans le rôle de fournisseur d'idées pour de nouveaux modèles commerciaux numériques. Elle doit se considérer comme un élément central du développement de l'entreprise et donner des impulsions pour l'orientation stratégique. Pour cela, les collaborateurs doivent être sensibilisés et formés. Leur domaine d'activité élargi et son importance doivent être clairement communiqués au sein de l'organisation.

La transformation de l'entreprise comporte de très nombreuses dimensions - depuis un changement dans l'approche de principe et dans les processus de travail jusqu'au déploiement des systèmes logiciels, en passant par un réseau de relations modifié. De nombreux facteurs de complexité, comme l'équilibre entre la standardisation et l'individualisation ou les nouveaux modèles de collaboration entre l'informatique et les départements spécialisés, ne facilitent pas le processus de transformation. Il est donc utile de le planifier et de bien le structurer à l'aide d'une feuille de route.