S/4 en un an ?

Plus de 1600 employés sur plus de 90 sites : le groupe Elmer réunit 13 sociétés de distribution différentes dans le secteur du sanitaire, du chauffage et de la climatisation. Depuis 2017, leur système ERP interentreprises - SAP ECC 6.0 - assure leur collaboration professionnelle et réussie. Il permet de saisir dans un seul système les différents domaines du grossiste spécialisé tels que la distribution et les achats, la finance, le contrôle de gestion et la logistique.

Lorsque la fin de vie de SAP ERP ECC 6.0 a été annoncée, il a fallu agir pour l'entreprise de commerce de gros de produits sanitaires et de chauffage : „Même si nous sommes convaincus par le produit précédent, nous souhaitons également à l'avenir un environnement supportable qui soit à jour du point de vue logiciel“, explique Frank Knitsch, directeur du département IT, Service et Projets chez Elmer. „Une transition précoce vers le nouveau SAP S/4 Hana correspond à notre exigence d'apporter de manière proactive les technologies les plus modernes et les plus récentes dans l'entreprise. Ainsi, nous ne voulions pas nous retrouver dans une situation de contrainte - que nous devions agir - mais profiter le plus rapidement possible des améliorations apportées par S/4“, souligne Knitsch.

Basé sur le cloud = orienté vers l'avenir

Outre le look and feel moderne qui assure une ergonomie conviviale pour les collaborateurs, les responsables du projet ont surtout été convaincus par la capacité de cloud de SAP S/4 Hana. „Le passage au cloud signifie pour nous une orientation claire vers l'avenir“, commente Knitsch. „Faire passer notre système ERP actuel à la nouvelle version avec l'aide de notre partenaire informatique de longue date, FIS, était pour nous une évolution logique et tournée vers l'avenir, dont nous attendons certains avantages“, poursuit Knitsch.

Une gestion des marchandises plus simple

„Nous voulons d'une part améliorer nettement la performance et éliminer les temps de chargement et d'attente“, décrit Knitsch. D'autre part, l'automatisation et la simplification permettent de simplifier et d'accélérer les processus. L'utilisation de la nouvelle interface Fiori en combinaison avec le Launchpad permet par exemple d'améliorer directement la situation en déterminant en partie les réserves de travail en direct et en les affichant directement sur la page d'accueil des collaborateurs. Les nouvelles intégrations FI et CO ont également permis un meilleur échange de données entre le contrôle de gestion (CO) et la comptabilité financière (FI).

Les collaborateurs de la vente, les achats et l'entrepôt devraient également profiter des optimisations de S/4-Hana. C'est pourquoi le grossiste SHK continue de miser sur le logiciel de gestion des marchandises leader sur le marché FIS/wws NG du prestataire de services SAP FIS Informationssysteme und Consulting GmbH, car c'est lui qui reproduit le mieux les processus spécifiques du commerce de gros. Le logiciel ERP basé sur SAP pour le commerce de gros technique permet par exemple de créer, de calculer et de suivre les commandes de manière simple et en référence à des objets spécifiques.

Les prix sont calculés automatiquement sur la base des offres valables. Les commandes peuvent être améliorées grâce à des suggestions appropriées du système ou à des listes d'achats adaptées. En outre, les recherches spécifiques au secteur sont effectuées plus rapidement. En outre, une gestion intégrée des objets ainsi qu'un traitement et une édition intelligents des cahiers des charges facilitent les opérations quotidiennes des commerciaux. „Le fait que le FIS/wws contienne directement des normes spécifiques à la branche, comme par exemple le GAEB, nous facilite également l'échange de données sur les articles“, commente Knitsch.

Planifié, travail intensif, succès

Avant d'en arriver à toutes ces améliorations, l'équipe de projet a dû faire face à une année de travail intense : après l'introduction de la base de données Hana, la transition S/4 Hana a commencé en mai 2024. Outre le système de gestion des marchandises, elle comprenait d'autres thèmes : FIS/mpm pour la gestion des données de base, FIS/edc et FIS/fci pour la gestion des factures, FIS/odx pour l'échange de données numériques entre l'artisanat et le commerce de gros et FIS/LastMile pour la livraison mobile des marchandises.

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„Le passage au cloud signifie pour nous une orientation claire vers l'avenir“.“

Frank Knitsch,
Chef de secteur pour l'informatique,
Service et projets,
Groupe Elmer

Pour réussir la transformation de tous ces domaines, 50 responsables du groupe Elmer et collègues de FIS ont travaillé main dans la main dans différentes phases : Alors que la phase d'exploration a permis de déterminer ce qui allait changer exactement et quelles adaptations étaient nécessaires, la phase de réalisation a permis de tester et de vérifier les premières fonctions individuelles.

C'est ainsi qu'a commencé un processus itératif au cours duquel toutes les fonctions et tous les processus ont été progressivement développés et améliorés, de sorte que tous les processus créés ont pu être vérifiés lors de la phase de test des processus avec plus de 10.000 tests d'intégration. Puis vint la période des formations, à la suite de laquelle, pendant les vacances de Pâques en avril 2025, le cut-over prévu de la transition S/4 Hana a eu lieu sans temps d'arrêt.

Déroulement optimal du projet

„Rétrospectivement, nous avons été particulièrement impressionnés par l'engagement et la cohérence de toutes les personnes impliquées, ce qui nous a permis de ne jamais remettre en question notre calendrier. La transformation complète de notre monde ECC en S/4 a été une période extrêmement chargée pour tous les collègues.

Au total, nous avons eu environ 2500 jours de travail en interne. Nous avons pu gérer la complexité qui y était liée grâce à notre grande expérience et à une très bonne collaboration, et le projet s'est ainsi déroulé comme nous le souhaitions“, décrit Frank Knitsch. C'est surtout l'échange partenarial et personnel ainsi que le réseau de l'association qui ont fait le succès de la collaboration avec le prestataire de services SAP de Basse-Franconie depuis 2014.

Explorer le potentiel du cloud

Se référant au projet, Sandra Cararo, Head of Sales based Customer chez FIS, ajoute : „C'est surtout le mélange de collègues qui se connaissent depuis des années et d'utilisateurs qui ont apporté de nouvelles idées qui a rendu cette équipe de projet excellente et réussie“. Après ce projet commun réussi, les choses sont allées directement de l'avant et les prochaines étapes ont été planifiées : Le nouveau potentiel du cloud doit être exploité au mieux et à court terme. Le développement de nouvelles applications est également déjà prévu. De plus, des extensions sont prévues avec des composants FIS/mpm supplémentaires afin de pouvoir utiliser l'outil de données de base de manière encore plus complète.

Conclusion : mise à niveau ERP en un sprint

En l'espace d'un an, le groupe Elmer a réussi la migration complète de son système ERP de SAP ECC vers S/4 Hana. Parés pour l'avenir, tous les secteurs du grossiste SHK - des achats et de la distribution à la logistique en passant par la finance et le contrôle de gestion - travaillent désormais dans un environnement moderne. Les différentes solutions spécifiques au commerce de gros du prestataire de services informatiques FIS permettent de mettre en place des processus plus flexibles, plus simples et plus rapides dans tous les départements, de sorte que la transformation nécessaire apporte déjà des améliorations évidentes et réserve un grand potentiel pour l'avenir.

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