Conversion S/4

Nordzucker transforme son système de production ERP

Nordzucker gère ses processus commerciaux via SAP. Pour que l'entreprise, dont le siège social est à Braunschweig, puisse continuer à croître et à développer ses compétences clés, elle a besoin de processus commerciaux stables, de la planification à l'approvisionnement, de la logistique aux finances et au contrôle de gestion. "Nous travaillons dans huit pays avec ce système, nous avons environ 50 sociétés actives, 16 sites de production et 1500 utilisateurs sur le système de production", explique Michael Jansen, responsable informatique chez Nordzucker. 

Il y a deux ans, l'entreprise a décidé de convertir l'ancien ECC à S/4. L'introduction de S/4 a constitué la base essentielle de la stratégie de numérisation de Nordzucker. Comme les processus commerciaux de Nordzucker étaient déjà bien représentés dans le système SAP, l'accent a été mis en premier lieu sur une conversion technique, c'est-à-dire sur les deltas fonctionnels entre l'ancien système (ERP/ECC 6.0) et S/4 Hana.

Approche complexe de la transformation

Dans ce cas, les processus utilisables sous S/4 sont repris et ne sont modifiés que dans des domaines sélectionnés. Afin d'assurer un fonctionnement stable après le projet d'implémentation et de créer une base pour d'autres projets, les ressources internes de l'informatique et des services spécialisés ont été fortement impliquées dans le travail de projet. Pour l'assister, notamment dans les nouveaux thèmes comme la gestion des contrats de condition et la gestion des crédits, Nordzucker a fait appel à un partenaire d'implémentation compétent et expérimenté.

Le plus grand défi de ce projet résidait dans des conditions générales très particulières. Ainsi, Nordzucker utilisait dans l'ancien système un module spécialement développé pour le secteur, appelé Agricultural Contract Management (ACM), qui n'était pas convertible sous cette forme. Parallèlement, le Customizing et les développements propres devaient être conservés en grande partie. "Parallèlement au projet, nous avions également l'ambition de conserver notre environnement système hérité, afin de ne pas subir un hard freeze pendant toute la durée du projet", explique Jansen. C'est pourquoi une approche de transformation plus complexe était nécessaire : un mélange de brownfield et de greenfield ainsi que, en plus de la conversion, une migration des données. L'approche individuelle a été développée avant le début du projet avec des experts de T.Con et affinée au cours des premières phases du projet.

L'environnement à trois niveaux actuellement utilisé, avec un système de développement, de test et de production, a été conservé pour le moment. Elle a été complétée par un ECC épuré de l'ACM. La configuration a été complétée par un autre système, le système de migration. Ici, on a essayé et expérimenté. Outre la mise en œuvre technique, il a également fallu tenir compte de la mise en œuvre de simplifications plus importantes, comme par exemple l'introduction de la gestion des contrats de condition et des partenaires commerciaux. En outre, un premier kit de démarrage de nouvelles fonctions était également prévu, entre autres les premières applications Fiori, la gestion RFQ et le CO-MA basé sur le nouveau journal universel.

La base essentielle de la réussite du projet était avant tout un plan de phases de projet qui était exactement adapté à la transformation particulière de l'environnement système. La première phase comprenait le cadrage, des ateliers d'ajustement et l'évaluation du potentiel de l'interface utilisateur Fiori. L'équipe de projet a ainsi obtenu une liste des thèmes à traiter dans le cadre de la suite du projet. La deuxième phase a démarré un peu plus tard, mais a été menée en grande partie en parallèle. L'équipe de projet a converti le Green ECC et a commencé l'adaptation du code personnalisé.

Le défi de la migration des données

Au cours de la troisième phase du projet, la phase de construction, l'équipe de projet s'est occupée de la réalisation des simplifications et d'autres nouvelles fonctions ainsi que de la migration des données, qui s'est avérée être le principal facteur de dépenses. "La vaste adaptation du code personnalisé et les défis liés à la migration des données ont été relevés en collaboration avec les développeurs compétents de T.Con", rapporte Jansen. "C'est justement dans les situations difficiles qu'il a toujours été possible de faire confiance à une solution des collègues - en particulier lorsque le cockpit de migration SAP principalement utilisé ne proposait que des solutions très lacunaires". En étroite collaboration directement avec SAP et avec l'aide de collègues très expérimentés sur le plan technique, le cockpit de migration SAP a ensuite pu être utilisé comme outil principal pour la migration des données.

Cut-over et go-live

Ces phases ont été suivies par la phase de test, le cut-over et la mise en service. Celles-ci se sont déroulées comme prévu et ont été très réussies du point de vue de Nordzucker. "Il n'y a pas eu de perturbation des processus critiques pour l'entreprise, le temps d'arrêt prévu avant la mise en service a été respecté et la migration des stocks s'est déroulée à 100 pour cent sans erreur", déclare Jansen. "La réduction des quantités livrées prévue pour minimiser les risques a pu être annulée en très peu de temps et pendant toute la phase d'hypercare, le nombre de défauts est resté dans un cadre extrêmement gérable". 

Avec la migration sans problème et sans erreur vers S/4, des objectifs importants du projet ont été atteints : des améliorations concrètes dans le domaine du reporting, la mise en œuvre de simplifications importantes comme la gestion des contrats de condition et les premières expériences avec la nouvelle interface utilisateur Fiori. Mais surtout, la mise en place d'une nouvelle base technologique qui constitue un fondement pour d'autres innovations. Au final, T.Con a pu tenir les promesses faites lors du premier contact. Nordzucker poursuivra la collaboration dans des projets de suivi S/4, mais aussi dans d'autres domaines comme SAP SuccessFactors et SAP BW.