S/4, un nouveau départ pour la gestion des licences SAP

Nous allons voir dans cet article pourquoi c'est si important et ce qu'il faut prendre en compte du point de vue des licences lors de la transformation de S/4-Hana. La question qui se pose inévitablement, à savoir s'il faut passer par le cloud ou sur site, dépend en fin de compte de la stratégie de l'entreprise et doit être considérée individuellement pour chaque entreprise.

Dans un communiqué de presse du 4 février dernier, SAP a annoncé qu'il ne fournirait la maintenance mainstream pour les applications principales de SAP Business Suite 7 (ERP/ECC 6.0) que jusqu'à fin 2027 et qu'il proposerait ensuite une maintenance étendue optionnelle jusqu'à fin 2030. Cela augmente la pression pour migrer vers le nouveau système S/4. La migration imminente de nombreux clients existants s'accompagne également de l'opportunité de réduire la complexité historique du paysage des licences et d'augmenter ainsi la transparence. A long terme, il est possible de réduire les coûts des audits annuels.

S/4 sur site

Le nombre souvent confus de contrats, d'annexes, d'avenants, d'ajouts et de terminaisons peut être remplacé par un paysage contractuel clair et offre ainsi un nouveau départ dans la gestion des licences SAP. Toutefois, pour pouvoir utiliser la transformation S/4 à leur avantage, les clients existants doivent posséder ou acquérir une compréhension approfondie de leur situation actuelle en matière de licences SAP - et ce avant les négociations contractuelles. Dans le cas contraire, les entreprises courent rapidement le risque financier que les licences achetées dans le cadre de la transformation ne correspondent pas à la consommation réelle de licences.

Simplification et standardisation - c'est ce que SAP promet avec S/4 Hana et fournit pour cela un nouveau modèle de licence. Dans le domaine on-prem, le modèle se compose des éléments suivants : accès direct des utilisateurs, utilisation indirecte, Line of Business (LOB) et Industry Solutions ainsi que Hana. Mais quelles sont exactement les possibilités qui s'offrent à vous lors d'une migration sur site ?

S/4 Conversion

Conversion du système, nouvelle mise en œuvre ou transformation sélective - les clients SAP existants doivent soigneusement évaluer la forme de la migration technique. Alors que pour la migration vers le cloud, seule la voie de la réimplémentation peut être choisie par SAP, la question se pose pour les entreprises dans le domaine sur site de savoir si le système existant doit être entièrement converti, si un tout nouveau système doit être implémenté ou si l'environnement système doit être transformé. SAP répond à cette question par les approches Brownfield, Greenfield et Bluefield. En outre, les entreprises devraient analyser si la voie de la conversion de produit ou de la conversion de contrat est plus appropriée pour elles.

Conversion des produits

Lors de la conversion des produits, les licences existantes peuvent être converties progressivement pour chaque produit vers les solutions S/4 correspondantes (conversion un à un). Les entreprises conservent leurs contrats et accords cadres existants ; les solutions ECC 6.0 et S/4-Hana peuvent être exploitées en parallèle. Toutefois, seuls les produits qui sont en possession de l'entreprise au moment de la transformation peuvent être convertis en équivalents S/4 dans le cadre de la conversion de produits. La limite est ici fixée aux solutions qui existent déjà dans S/4 Hana.

Chaque licence n'a pas son équivalent dans le domaine de S/4 Hana. En outre, il faut obligatoirement acheter le package "S/4 Hana Enterprise Management for ERP Customers", qui permet aux utilisateurs nommés d'accéder au Digital Core de S/4. Bien que les entreprises puissent réutiliser des bases de données tierces pour leurs solutions ERP/ECC, cela n'est pas possible pour les solutions S/4 Hana. Les entreprises doivent donc également acheter une plateforme SAP Hana.

Pack de compatibilité

Selon le produit et la situation contractuelle, les entreprises peuvent obtenir un crédit de 100 pour cent sur leurs anciens produits. Toutefois, selon SAP, la base de maintenance ne doit pas être réduite. Si un produit S/4 nécessite un package de compatibilité, une conversion n'est pas possible lors de la conversion de produit - les entreprises doivent dans ce cas attendre qu'une solution S/4 complète soit développée par SAP pour le produit. 

La conversion de produits permet aux clients de conserver de "bonnes" conditions de licence historiques. De même, la conversion des utilisateurs nommés n'est généralement pas possible. Cela offre aux clients existants de SAP la possibilité de migrer à leur rythme vers les produits S/4. Il n'existe actuellement pas de date limite à laquelle la transformation doit être achevée. Par rapport à la conversion de contrat, il existe en outre l'avantage pour les entreprises de pouvoir conserver leurs types d'utilisateurs spéciaux, s'ils existent.

Conversion de contrat

La conversion de contrat est un événement unique au cours duquel l'entreprise échange l'ensemble de son contrat existant contre un nouveau S/4 Hana Bill of Material (BoM). Les clients SAP peuvent obtenir un crédit de 100 pour cent de la valeur du contrat existant. Le crédit total est toutefois limité à 90 pour cent de la valeur dans la nouvelle BoM. Concrètement, cela signifie que la base de maintenance de la nouvelle BoM augmenterait. Contrairement à la conversion des produits, SAP permet de continuer à utiliser les solutions ECC qui n'ont pas encore d'équivalent S/4 grâce à des packs de compatibilité. En outre, l'entreprise migre vers les nouveaux droits d'utilisation du logiciel S/4-Hana.

Avec la conversion de contrat, les entreprises ont la possibilité de repenser leur structure informatique SAP et d'acheter et de sélectionner les nouvelles licences SAP de manière optimisée, par exemple en éliminant les shelfware (licences logicielles inutilisées).

Par rapport à la conversion de produit, la conversion de contrat permet de simplifier le paysage contractuel SAP et de renégocier éventuellement les conditions commerciales. De plus, les clients SAP peuvent ici profiter de la flexibilité d'acheter de nouvelles solutions S/4-Hana avec le crédit de leurs anciens contrats, selon leurs besoins.

Product Conversion et Contract Conversion sont les voies de conversion proposées par SAP en vue de S/4 Hana On-premises - les deux scénarios ont leurs avantages et leurs inconvénients. Il n'est pas possible de répondre de manière générale à la question de savoir quelle voie une entreprise devrait suivre et celle-ci doit être considérée au cas par cas.

Utilisateur nommé, moteur et LoB

Avec S/4 Hana, les utilisateurs qui font appel à Line of Business (LoB) et Industry Solutions (IS) n'ont pas besoin d'une licence utilisateur séparée, car l'utilisation en question est incluse dans les licences LoB et IS. Pour les fonctions offertes par SAP S/4 au sein du Digital Cores, une licence d'utilisateur nommé est nécessaire. Le type de licence requis dépend des domaines fonctionnels activés au sein du Digital Cores par le compte concerné.

La diversité des types d'utilisateurs spéciaux dans le monde ECC rend difficile la conversion en quatre types d'utilisateurs prédéfinis dans S/4. Il est donc indispensable de considérer l'utilisation existante au cas par cas. Les entreprises n'ont pas d'autre possibilité que d'examiner l'utilisation de leurs utilisateurs dans le domaine ECC et de créer un mapping. Seules les données transactionnelles exactes des utilisateurs permettent de garantir une répartition optimale en termes de coûts des licences utilisateurs sur les utilisateurs S/4 ainsi que la conformité.

Hana versus AnyDB

L'un des changements les plus significatifs est l'obligation d'exécuter l'ensemble du logiciel S/4 Hana sur une base de données Hana - il est possible de choisir la Hana Runtime Edition ou la Enterprise Edition. Le client SAP existant peut choisir entre les deux modèles de licence de base de données ou préférer une solution hybride.

Dans le cas d'une solution hybride des deux approches de licence, il faut veiller à une subdivision claire des modèles au niveau du locataire de la base de données. Le choix des licences de base de données pour les bases de données Hana peut présenter des avantages ou des inconvénients pour le client en fonction du système SAP et de son application. Il convient d'évaluer le choix de la licence afin de trouver là aussi la solution optimale en termes de coûts pour le client.

Utilisation indirecte et accès numérique

L'utilisation indirecte, lors de laquelle des solutions logicielles tierces accèdent aux systèmes SAP, est soumise à une licence - cela vaut aussi bien pour le monde ECC que pour S/4. Depuis avril 2018, SAP propose, en plus du modèle de prix basé sur l'utilisateur qui existait jusqu'alors, Digital Access, un nouveau modèle de prix pour l'octroi de licences pour l'accès indirect aux fonctionnalités SAP classiques de base de ERP/ECC 6.0 et SAP S/4 Hana.

La nouvelle approche de tarification fait la distinction entre l'accès humain direct (qui est toujours calculé sur la base d'un modèle basé sur l'utilisateur et l'ingénierie) et l'accès numérique indirect, qui se base sur le nombre de documents créés à l'origine dans un système ERP ou S/4.

Dans ce contexte, SAP a défini neuf types de documents qui nécessitent une licence pour Digital Access. Ce principe est valable pour le nouveau monde S/4, mais aussi pour le monde ECC, si Digital Access fait l'objet d'une licence. Les entreprises peuvent toutefois continuer à décider pour S/4 Hana On-premises si elles souhaitent obtenir une licence selon "l'ancien" modèle de prix basé sur l'utilisateur ou au moyen de Digital Access.

Conclusion et audits

Une autre incertitude potentielle dans le cadre d'une transformation S/4 réside dans les auto-audits SAP, qui ont généralement lieu chaque année. Indépendamment du fait qu'une pause d'audit soit convenue dans le cadre de la migration, il n'est pas rare que les projets de transformation SAP durent plusieurs années. Les audits sont alors réalisés en plein milieu de la transformation, ce qui peut entraîner un risque accru de non-conformité en cas d'ignorance.

Dans le cadre de la transformation vers S/4 On-premises, SAP accorde certes ce que l'on appelle un Dual Use Right, qui permet aux entreprises - pour une durée limitée à la période de transformation - de continuer à utiliser leurs licences ECC existantes en parallèle avec les licences S/4. L'entreprise doit toutefois s'assurer qu'il n'existe pas de sous-licence pour les deux systèmes.

Si, lors d'un audit, une surutilisation du logiciel ECC est identifiée pendant la phase de transition, l'achat ultérieur d'anciennes licences pour couvrir l'utilisation ne semble pas être une solution judicieuse pour les clients. Le rétablissement de la conformité devrait néanmoins être la priorité absolue. Il est donc recommandé aux clients, dans ces cas particuliers, d'essayer d'acquérir un équivalent S/4 du produit ou, à défaut, de s'assurer de l'existence de clauses contractuelles appropriées pour l'utilisation future ou la conversion des licences nouvellement acquises. 

En résumé, il est clair que SAP a apporté quelques modifications non négligeables en ce qui concerne les licences de ses logiciels. Que ceux-ci deviennent finalement un danger ou une opportunité pour les entreprises dépend aussi fortement des entreprises elles-mêmes et de l'attention qu'elles accordent au thème des licences dans le cadre de la transformation S/4 Hana.