S/4-Mittelstands-Booster

S/4-Brownfield : convertir ECC 6.0 en entier ou en deux étapes vers S/4 Hana

Dans ce processus, les modifications obligatoires sont simultanément apportées au système. Adesso Orange s'occupe entre autres de cette approche depuis le début de l'histoire de S/4. Ce que nous constatons régulièrement, c'est qu'il existe des lacunes dans les connaissances des clients SAP existants, notamment en raison des activités opérationnelles. Ils n'ont pas le temps de se pencher sur S/4 Hana et sur toutes les approches de mise en œuvre. Cela entraîne à son tour une incertitude sur la manière dont le sujet devrait ou pourrait être abordé. 

Le tout s'accompagne en outre d'une pression temporelle, puisque la transition S/4 doit être achevée fin 2027 (2030 en Extended Support). Souvent, de vastes ateliers de stratégie et d'analyse sont organisés, avec pour résultat que l'approche brownfield semble être la bonne pour l'entreprise. Ces vastes ateliers entraînent toutefois des dépenses importantes pour les entreprises. Il est pourtant assez simple de décider de l'approche à adopter en se posant deux questions centrales.

Les utilisateurs SAP de l'entreprise sont-ils satisfaits des processus commerciaux actuellement pris en charge par les solutions SAP et souhaitent-ils continuer à utiliser la logique de processus actuelle avec S/4 Hana ? Le service informatique peut-il assurer la maintenance de la solution SAP actuelle de manière satisfaisante et rentable, avec peu de contraintes techniques ou de données ?

S'il répond "oui" à ces deux questions, il est fort probable que le client SAP existant soit de type brownfield ! Bien sûr, il y a des entreprises avec des environnements de systèmes informatiques complexes qui doivent aborder le sujet de manière stratégique et soutenue par des analyses. Mais si un environnement système se compose d'un ERP SAP, éventuellement d'une ou deux autres solutions de produits SAP, ainsi que de quelques solutions tierces connectées ou de techniques de stockage, cela n'est pas immensément compliqué du point de vue de l'approche de transition S/4. Il n'est donc pas nécessaire d'organiser des ateliers d'analyse et de stratégie longs et coûteux avant de disposer d'une indication solide en termes de temps et de coûts.

Go-live dans quelques jours

En règle générale, on planifie la conversion en une seule étape en vue de la mise en service en trois ou quatre jours. Mais que se passe-t-il si des situations imprévues surviennent et que la conversion, et donc l'ensemble du projet, dérape ?

Tester au préalable semble être la solution. Cependant, une conversion nécessite déjà des connaissances S/4, des licences S/4 de base (flatfee) et éventuellement, selon la situation, un NetWeaver 7.5x disponible ainsi qu'un matériel compatible avec S/4-Hana. En d'autres termes, un certain nombre d'outils et d'investissements pour pouvoir commencer à tester. Adesso Orange a mis au point une procédure S/4 avec son propre modèle de procédure (Active Transformation) afin d'éviter ce dilemme.

L'idée de cette approche est que les clients SAP existants convertissent le système ERP à S/4 en un test. Le SUM (Software Update Manager) consigne alors tous les problèmes rencontrés lors de la conversion. Ceux-ci sont ensuite résolus et documentés en tant que tâches pour le projet de conversion proprement dit.

Après la conversion test, les utilisateurs SAP disposent d'un système S/4 avec leurs processus, leurs données et leurs développements clients, dans lequel environ 60 à 70 % des processus fonctionnent et peuvent être testés. Ainsi, les développements clients peuvent également être testés en termes de capacité de fonctionnement. Sur la base des résultats, un plan de projet avec planification budgétaire est établi pour la véritable conversion S/4. Si nécessaire, Adesso Orange met également à disposition l'infrastructure S/4-Hana et les licences nécessaires.

Lors du passage à S/4, il y a un certain nombre de nouvelles fonctions et de nouveaux processus à utiliser. Il s'agit essentiellement des nouveaux processus et fonctions dans la comptabilité interne et externe, qui représentent le plus grand changement pour les utilisateurs SAP. Dans le domaine de la logistique, il n'y a en général que des sujets mineurs. Presque tous les processus logistiques continuent à fonctionner dans S/4 et certains dans un mode de compatibilité. Il n'est pas obligatoire, par exemple, de convertir le module WM en eEWM ou le Logistic Execution Transport (LE-TRA) en SAP TM.

Cela donne aux entreprises la possibilité de ne convertir les nouveaux processus que plus tard, après la conversion S/4, en toute tranquillité, jusqu'à fin 2027, si cela s'avère nécessaire. L'ampleur du projet et le budget pour la transformation S/4 proprement dite peuvent ainsi être réduits au strict nécessaire, ce qui permet également de raccourcir considérablement la durée du projet.

Il est bien sûr possible, si nécessaire, d'implémenter l'un ou l'autre nouveau processus lors d'un changement de brownfield. Il est toutefois conseillé de ne pas laisser cela s'étendre. En règle générale, il est plus efficace de se familiariser d'abord avec S/4 sur le plan technique et d'innover ensuite en toute tranquillité. Avant de lancer le projet de conversion proprement dit, il existe encore quelques mesures importantes et préparatoires dans SAP ERP.

Il faut décider si le "nouveau grand livre", déjà disponible sur ECC 6.0, apporte un avantage à l'entreprise ou non. S'il y a un avantage, il faut réaliser le changement dans ECC afin de permettre aux utilisateurs SAP des domaines spécialisés de se familiariser avec ce changement de processus. S'il n'y a pas d'avantage, on le combine avec la conversion S/4, car la conversion peut alors être effectuée sans modification des processus et donc sans concepts étendus.

En tant que partenaire commercial, vous devez passer à la nouvelle structure de partenaire commercial dans SAP ERP. Ce n'est pas sorcier et les outils standard SAP le permettent très bien. Reste le nettoyage des données de base. Adesso Orange dispose également d'un modèle de procédure détaillé et d'un outil de soutien, CVI Q-Check.

Il est important d'attirer l'attention du service comptable interne et externe sur les changements apportés par S/4. Il est recommandé d'organiser un atelier de sensibilisation FiCo. Ainsi, un projet piloté par la technique se transforme souvent en un projet piloté par le business et les utilisateurs sont préparés aux changements au niveau des processus. En outre, des thèmes peuvent être ajoutés dans le domaine de la logistique. Ceux-ci dépendent des processus commerciaux SAP utilisés.

Selon la situation de départ, il peut être judicieux de nettoyer le système ECC en profondeur avant de passer à S/4. Il peut s'agir de développements clients dont on n'a plus besoin ou de données historiques qui alourdissent inutilement le système ERP et qui ne devraient pas être emportées dans S/4. C'est donc une bonne occasion de faire le ménage en profondeur, mais ce n'est bien sûr pas une obligation. Notre recommandation pour les PME est d'aborder le passage à S/4 "les mains dans le cambouis", avec un soutien approprié, et d'éviter les analyses préalables et les ateliers stratégiques excessifs. Le pragmatisme et l'utilisation judicieuse des outils et des routines de contrôle mis à disposition par SAP suffisent ici. Bien entendu, l'approche S/4 pour les PME peut être étendue individuellement, selon les souhaits du client, grâce au système modulaire Orange d'Adesso. Ainsi, le client peut décider à un stade précoce des innovations qu'il souhaite utiliser avec S/4 ou introduire à une date ultérieure.

Le modèle de procédure montre qu'après la conversion test, qui a lieu dans la phase Enterprise-Discover, la transformation S/4 Brownfield peut être lancée directement. La phase Enterprise-Discover peut également être réalisée en amont du projet de transformation. Cette phase fournit, entre autres questions spécifiques au client, des informations claires sur :

• Procédure de transformation S/4 (feuille de route)
• Changements de processus au sein du service informatique et des unités commerciales (S/4-Impact)
• Traitement des développements propres et des interfaces ainsi que d'autres applications SAP ou tierces parties
• Plan de projet pour la transformation avec lots de travaux, budget, calendrier, organisation, rôles et charge de ressources
• Avantages de la transformation S/4
• Modèles d'exploitation informatique possibles
• Une sécurité maximale pour la planification de votre projet de transformation S/4

Dans la phase de projet Enterprise-Discover, seuls les points nécessaires sont traités. Cette phase est soutenue par des accélérateurs de transformation Adesso, qui ont été créés lors de projets précédents. Ainsi, dans de nombreux cas, il est possible de démarrer rapidement avec la phase de projet Prepare. Cette phase profite du fait qu'une conversion test a déjà eu lieu. Il est donc possible de faire l'économie d'un test complet dans la phase de réalisation.

Avantages du booster :

• Pas de longues enquêtes d'intervention ni de frais d'ateliers d'analyse.
• Pas d'effort pour rendre le S/4 Readiness Check fonctionnel (souvent, il faut encore appliquer des indications étendues pour qu'il fonctionne).
• Pas d'investissements nécessaires en matériel ou en licences en amont du projet de conversion S/4.
• Faible sollicitation du service informatique ou des services spécialisés du client pendant la conversion test S/4.
• Planification claire et sûre du budget et du calendrier du projet de conversion S/4.
• Le système ERP est disponible dans S/4 avec tous les processus et données ainsi que les développements clients.
• Documentation détaillée de toutes les étapes, activités et de leurs résultats pendant la conversion test S/4.
• Le système converti en test peut également être utilisé pour créer des éléments de projet plus complexes.
  (p. ex. : développements internes complexes ou modification/adaptation de formulaires) en amont du projet de transformation S/4 brownfield, ce qui permet d'alléger encore le projet.
• Créer une base permettant d'exploiter tranquillement d'autres innovations S/4 après la transition.
• Un changement organisationnel minimal a pour conséquence que le nouveau système est à nouveau opérationnel immédiatement après sa mise en service.
  peut soutenir efficacement vos processus d'entreprise.
• Grande flexibilité dans le projet, car le système converti à titre de test peut être conservé sous forme de sandbox si on le souhaite.