Facteurs de retour sur investissement d'une technologie fiscale intégrée à SAP

Une technologie fiscale S/4 doit-elle être mise en place manuellement et maintenue à long terme ? Ou l'intégration d'une technologie fiscale centrale est-elle judicieuse ? Après tout, la conformité fiscale doit être garantie de bout en bout, de plus en plus souvent en temps réel. La pratique le montre : Plusieurs critères sont essentiels dans l'analyse de la rentabilité de la technologie fiscale.

Rien que pour des raisons techniques, il est clair que les fonctions existantes développées en interne dans SAP pour la détermination de la TVA ne peuvent pas être simplement copiées dans S/4. Il faut donc prendre une décision : la logique fiscale nécessaire doit-elle être reprogrammée en mode natif dans SAP ? Il faut ensuite calculer les dépenses supplémentaires pour l'équipe SAP. Il ne faut pas non plus oublier les coûts qui en découlent : des recherches fiscales continues et la mise à jour technique du système pour tous les domaines d'imposition concernés. Il convient de peser le pour et le contre de l'alternative : l'implémentation d'un moteur fiscal certifié SAP ou d'une technologie fiscale tierce.

Détermination de la TVA avec des normes

En principe, les moteurs fiscaux sont disponibles dans des systèmes externes pour la détermination automatisée de la TVA dans le système ERP. Le fournisseur tient constamment à jour les réglementations fiscales internationales. En tant qu'unité centrale, les réglementations peuvent être reliées à tous les systèmes de transaction d'une entreprise, en plus de SAP. L'effet : la détermination de la taxe est standardisée à l'échelle de l'entreprise, même les modifications de dernière minute du droit fiscal sont disponibles en permanence. Cela simplifie la conformité fiscale, vérifiable par les audits internes et les autorités fiscales. 

Il est impossible de répondre de manière générale à la question de savoir quand une solution tierce entièrement intégrée pour la détermination automatisée de la TVA est rentable. Cela dépend moins du chiffre d'affaires total d'une entreprise. C'est plutôt la complexité du domaine d'activité qui joue un rôle, ainsi que le nombre de pays dans lesquels une entreprise est ou sera active à l'avenir.

Les aspects suivants permettent toutefois de mettre rapidement en évidence un éventuel moment de rentabilité. En effet, les non-fiscalistes n'ont souvent aucune idée de l'ampleur réelle des coûts liés à la détermination et au respect de l'impôt. Les équipes informatiques qui ont dû mettre en œuvre les changements de taux d'imposition relativement simples liés à Covid dans tous les systèmes de transaction en ont au moins une vague idée. 

Il est évident que la décision pour ou contre un moteur fiscal devrait être prise de préférence avant une conversion S/4. En effet, il est alors possible de l'intégrer très tôt dans le processus de planification et de mise en œuvre et de moderniser d'emblée la gestion de la TVA au niveau mondial.

Les autorités fiscales misent sur le temps réel

Les autorités fiscales du monde entier exigent de plus en plus toutes sortes de rapports en temps réel. Elles obligent ainsi les départements financiers des entreprises à numériser et à automatiser leurs enquêtes fiscales et leurs rapports. Cela se reflète également dans le projet de réforme de la TVA de l'UE "VAT in the Digital Age", ou ViDA.

Dans le même temps, l'introduction de la facturation électronique ou e-invoicing oblige les partenaires commerciaux à transmettre les données de leurs factures TVA par voie électronique aux autorités fiscales. Cela signifie pour les entreprises : Les données fiscales doivent être conformes aux réglementations légales dès le départ. Il n'est plus possible de faire une deuxième tentative pour corriger des erreurs après coup, par exemple après une analyse des données. De même, il n'est plus possible d'intervenir manuellement sur les transactions dont la détermination de la taxe n'est pas couverte par le propre système. 

Moins de recherches fiscales

Comme tout autre système ERP, SAP ne fournit pas de contenu pour les taux de TVA globaux, le codage de la TVA ou les règles de déduction limitées. En revanche, il existe des moteurs fiscaux dont l'objectif est de déterminer la TVA de manière automatisée, même pour des transactions et des zones d'imposition complexes. Pour le reste, les entreprises multinationales sont doublement sollicitées : Employer des experts pour effectuer leurs propres recherches en matière de TVA et adapter leur environnement SAP de manière spécifique en conséquence. Ces adaptations peuvent être vastes et fréquentes. Toute modification de la législation sur les impôts indirects dans chaque pays où l'entreprise exerce ses activités doit être examinée en permanence. Les changements commerciaux tels que l'expansion géographique, les fusions et les acquisitions, les nouvelles unités commerciales, le commerce numérique ou les offres de produits élargies avec une fiscalité complexe sont également pertinents en matière de TVA. 

Les recherches en matière de TVA pour des cas comme celui-ci sont extrêmement coûteuses et nécessitent souvent des conseils fiscaux supplémentaires - des coûts qui doivent être pris en compte dans le calcul du retour sur investissement d'un moteur fiscal.

Libérer les équipes SAP des adaptations

L'utilisation de fonctions de TVA natives dans SAP oblige le service informatique à collaborer avec les équipes fiscales pour saisir manuellement chaque modification légale, la mettre à jour, l'attribuer aux enregistrements d'articles ou de conditions dans le système et tester sa bonne application. Ce processus doit également être effectué pour chaque autre système transactionnel de l'entreprise.

Une vision combinée des exigences fiscales et logicielles est nécessaire pour éviter les erreurs. Pour cela, les équipes fiscales et informatiques doivent travailler en permanence en étroite collaboration et faire preuve d'une grande compréhension technique mutuelle.

De plus, les modifications de la TVA interviennent souvent dans un délai très court - alors que les adaptations manuelles prennent du temps. Cela soulève des questions supplémentaires : Que se passe-t-il pendant la période où les équipes informatiques procèdent à des adaptations du système liées à la taxe, qui auront lieu régulièrement. Les questions fiscales arrêteraient-elles les ventes ? Dans quelle mesure les processus de paiement seraient-ils affectés ? Ou des factures potentiellement non conformes seraient-elles émises ?

Plus d'automatisation

La décision d'utiliser un Tax Engine implique également une décision de principe : faut-il remplacer la "confiance de l'utilisateur" par la "certitude du système" pour la détermination des impôts indirects, qui repose sur une automatisation basée sur des règles dans le processus de comptabilité fournisseurs ? 

Qu'il s'agisse de la comptabilisation des factures ou du calcul des coûts de revient des marchandises, plus les automatismes standardisés sont nombreux, plus il est facile de garantir la cohérence d'un TCMS (Tax Compliance Management System) qui fonctionne. Un TCMS en tant que système de contrôle interne sert à l'évaluation des risques ainsi qu'à l'établissement de rapports et de documentations fiscales. Pour cela, il comprend des fonctions d'automatisation des processus fiscaux et de contrôle du respect des lois et réglementations fiscales. Les moteurs fiscaux fournissent une documentation valide à cet effet.

Grâce aux moteurs de taxe, le service informatique peut s'assurer que le traitement correct de la TVA est garanti à tout moment et sans effort supplémentaire dans SAP. Si des systèmes de transaction supplémentaires sont introduits ou ajoutés suite à des acquisitions, ils peuvent être facilement reliés au moteur fiscal central. La gestion de la TVA est ainsi facilement évolutive, au lieu de générer une complexité supplémentaire avec de nouvelles exigences.

Parallèlement, le service fiscal gagne en autonomie lorsqu'il peut tester et gérer lui-même des règles sur mesure via un environnement intuitif.

Des chaînes d'approvisionnement complexes

La plupart des multinationales se caractérisent par des chaînes d'approvisionnement et des processus de production complexes. De plus, les transactions d'achat, de production et de livraison évoluent en permanence, et les responsabilités géographiques changent souvent. Dans ce contexte, il devient de plus en plus difficile pour le service fiscal d'identifier et d'analyser les transactions pertinentes en matière de TVA à partir du système SAP. 

Lors du choix d'un moteur fiscal, il convient donc de vérifier s'il permet de visualiser les chaînes d'approvisionnement, y compris un résumé des paramètres utilisés pour la détermination de l'impôt. 

En effet, ce n'est qu'ainsi que les services fiscaux acquièrent la compréhension nécessaire des processus, ce qui leur simplifie considérablement la gestion et le contrôle de la détermination correcte de la TVA.

Moteur fiscal certifié SAP

Les entreprises à partir de la classe moyenne supérieure avec des modèles commerciaux internationaux plus complexes bénéficient de la technologie fiscale. Un moteur fiscal centralisé et certifié SAP réduit généralement le coût total de possession (TCO) au fil du temps par rapport à une gestion de la TVA avec des fonctions SAP natives. Il offre également des avantages stratégiques au service fiscal, tout en libérant les équipes informatiques de tâches supplémentaires. Les multinationales qui font des affaires aux États-Unis ou qui souhaitent le faire à l'avenir utilisent généralement déjà un moteur fiscal. Sans lui, il est impossible de déterminer la Sales and Use Tax dans les plus de 10 000 circonscriptions fiscales des États-Unis. L'utilisation du même Tax Engine pour la TVA en Europe ou en Asie permet de maximiser la rentabilité de cet investissement et de réduire les coûts de détermination des impôts indirects globaux dans toute l'entreprise.

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