Robotic Process Automation für ein papierloses Büro

Dass Print- und Document-Management- Lösungen erhebliche Vorteile bieten, haben die Unternehmen zwischenzeitlich erkannt und deshalb begonnen, in Lösungen zur Optimierung und Digitalisierung papierintensiver Prozesse und Workflows zu investieren.

Neue Technologien wie Mobility, Robotic Process Automation (RPA), künstliche Intelligenz (KI) und smarte MFPs geben dem Markt zusätzliche Impulse und eröffnen neue Wege, um arbeitsintensive Prozesse zu optimieren, automatisieren und digitalisieren.

Deutsche Unternehmen beginnen gerade, den Mehrwert für ihre Geschäftsprozesse zu erkennen, und evaluieren erste Use Cases. Für ihre neue Studie „Print und Document Management in Deutschland 2019 – Mit Digitalisierung, Automatisierung und KI zur Operational Excellence“ hat IDC im November 2018 in Deutschland IT- und Fachentscheider aus über 200 Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt.

Diese Studie hat ergeben, dass Unternehmen in Deutschland erkennen, dass sie mithilfe von Print- und Document-Management-Technologien Stück für Stück dem digitalen – oder in Zukunft sogar papierlosen – Büro näher kommen.

Für 42 Prozent der Befragten geht es dabei nicht mehr nur um das Verwalten von Back-Office-Prozessen, neuerdings stehen auch Aspekte wie Kundeninteraktion, Self-Services und eine verbesserte Customer Experience im Fokus.

Viele haben erkannt, dass der Einsatz von Print- und Document-Management-Lösungen Prozesse optimiert und somit die Basis für innovative Produkte, Services und Geschäftsmodelle schafft.

Das komplett papierlose Büro lässt sich nicht von heute auf morgen umsetzen, aber eine Verschiebung in diese Richtung zeichnet sich für die nächsten zwölf bis 24 Monate deutlich ab.

Die meisten Befragungsteilnehmer gaben an, bei einigen klassischen Büroarbeiten auf Papier verzichten zu wollen. Werden heute noch bei etwa der Hälfte der Befragten Notizen auf Papier erstellt, wird dies in ein bis zwei Jahren nicht einmal mehr bei einem Viertel der Unternehmen der Fall sein.

Auch wenn 46 Prozent der Befragten beim Thema RPA und KI noch in der Planungs- oder Evaluierungsphase stecken und 21 Prozent eine abwartende Haltung vertreten, betrachtet IDC die Erweiterung von ECM- und Document-Management-Lösungen um neue Softwarefunktionen wie RPA und KI als essenziell.

26 Prozent der befragten Organisationen haben das erkannt und in entsprechende Lösungen investiert. Die Automatisierung wird durch Lösungen mit RPA- und KI-Funktionen optimiert und transformiert ganze Arbeitsprozesse und Organisationsstrukturen.

Ob durch Effizienzsteigerungen von End-to-End-Druckprozessen, durch die Anlage von Druckjobs, eine bessere Auslastung oder einen optimierten Service im Falle von Störungen, RPA und KI können an sehr vielen Stellen nützlich sein.

IDC ist davon überzeugt, dass die Vision des papierlosen Büros durch RPA- und KI-basierte Workflows einen zusätzlichen Schub bekommt, auf dem Weg dorthin gibt es für die Unternehmen allerdings noch einiges zu tun.