Recette pour le déclassement des anciens systèmes

Des environnements informatiques hétérogènes, des versions différentes et des systèmes et applications répartis dans le monde entier - les administrateurs informatiques des entreprises internationales sont confrontés à de nombreux défis lors de l'introduction de normes mondiales fiables. "C'est pourquoi nous avons lancé le projet Horizon dès 2010, afin de réduire nos 33 systèmes ERP de l'époque à un seul à l'échelle mondiale". rapporte Sven Schweden, chef de l'équipe Information Lifecycle et responsable du déclassement des anciens systèmes chez Henkel. "Une question s'est alors posée : que faire des 70 téraoctets de données qui se trouvaient dans nos anciens systèmes ?"

Les anciens systèmes continuent à nécessiter des mises à jour de sécurité régulières afin d'éviter les failles de sécurité. En outre, le problème des pièces de rechange du matériel se pose. L'informatique ne peut donc pas assumer la responsabilité de conserver les données et les documents fiscaux dans les anciens systèmes pendant au moins dix ans, de manière à ce qu'ils soient protégés contre les révisions et qu'ils puissent être consultés en cas de besoin. Mais cela remet en question la sécurité juridique en cas de contrôle fiscal ou de litige juridique - un risque considérable pour les entreprises, qui doit être éliminé.

Les anciens systèmes sont un risque

"Transférer les informations des anciens systèmes vers la nouvelle solution centrale aurait été beaucoup trop coûteux. Mais à y regarder de plus près, il ne semblait pas non plus judicieux de continuer à exploiter les anciens systèmes à la température de fonctionnement la plus basse possible". explique Sven Schweden. "Car même en sommeil, lorsque tous les accès pour les utilisateurs normaux et les interfaces avec les applications tierces sont coupés, les anciens systèmes doivent être entretenus". Il fallait donc adopter une approche radicalement différente, qui offrait à la fois une sécurité juridique et la possibilité de désactiver les anciens systèmes.

L'évaluation de cette solution alternative a eu lieu en 2013 et 2014. Pour ce faire, le service informatique a réuni autour d'une table tous les départements concernés ainsi que des services transversaux tels que les finances et le droit. Lors d'ateliers communs, ils ont élaboré des critères de sélection et un cahier des charges. Il s'agissait de concilier les exigences légales et les intérêts commerciaux. En d'autres termes, il fallait conserver les données et les documents existants en toute sécurité juridique tout en garantissant l'accès à ces derniers.

Un projet pilote suisse convaincant

Avec l'aide de partenaires externes tels que le prestataire de services informatiques T-Systems ou le cabinet d'audit KPMG, Henkel a étudié différents scénarios et solutions. Au final, la plate-forme JiVS du fournisseur suisse Data Migration Services s'est avérée être la meilleure solution, tant sur le plan fonctionnel que financier. En tant que plateforme basée sur Java et donc indépendante du système, elle est certifiée par des experts-comptables en Allemagne, en Autriche et en Suisse. Elle permet en effet de conserver les anciennes données avec leur contexte commercial d'origine, de manière à ce qu'elles soient protégées contre les révisions.

La sécurité juridique est ainsi assurée durablement. En même temps, il est possible d'accéder à ces informations en cas de besoin. Celles-ci sont en outre affichées comme si les utilisateurs travaillaient encore avec l'application d'origine. En outre, JiVS permet de gérer l'ensemble du cycle de vie des informations jusqu'à la suppression ciblée de certains enregistrements et documents. Les entreprises peuvent ainsi satisfaire aux exigences du règlement général européen sur la protection des données (RGPD). En outre, les avantages économiques ont joué en faveur de la plate-forme :

"Par rapport à l'exploitation réelle des anciens systèmes, les coûts d'exploitation de JiVS sont d'environ dix pour cent. Même après le downsizing maximal des systèmes, on obtient encore une économie de coûts d'exploitation de 65 à 75 pour cent". calcule Sven Schweden. "C'est ce qui nous a convaincus".

L'un des systèmes qui devaient être mis hors service se trouvait en Suisse et se prêtait parfaitement au projet pilote JiVS chez Henkel. En effet, cette solution ERP locale représentait l'ensemble des processus, comme c'était le cas pour les grands systèmes ERP, par exemple en Amérique du Nord ou en Asie. De plus, le volume total des données qui y étaient stockées ne s'élevait qu'à 500 gigaoctets. Avec l'aide de T-Systems Suisse, le projet a pu être réalisé en seulement deux mois. Et les utilisateurs professionnels ont été pleinement satisfaits du résultat.

"Les résultats du pilote ont été non seulement très satisfaisants, mais aussi extrêmement instructifs. Nous avons ainsi pu montrer que la reprise pratiquement complète des anciennes données dans JiVS permettait d'atteindre l'un de nos principaux sous-objectifs. En ne transférant dans le système SAP central que les processus ouverts datant de moins de trois à six mois, nous n'avons eu que quelques gigaoctets de données à migrer". résume Sven Schweden.

Suite à l'expérience positive du pilote, T-Systems a été chargé de mettre hors service huit autres systèmes. Comme il s'agissait de systèmes plus importants, de nouveaux défis sont apparus. D'une part, JiVS devait être relié aux systèmes de gestion de documents existants. En effet, Henkel y conserve plus de 150 millions de fichiers PDF représentant un volume de plus de 25 téraoctets. Cette connexion devait permettre un accès supplémentaire aux données et aux documents.

D'autre part, il s'agissait d'adapter la plateforme JiVS aux exigences spécifiques des pays. Parmi ces développements, il y avait par exemple la possibilité d'afficher des données monétaires avec jusqu'à cinq chiffres après la virgule ou de prendre en charge des jeux de caractères asiatiques. Ce dernier point était particulièrement important pour l'Asie, où les systèmes de plus de 30 pays devaient être remplacés.

Recette pour les déclassements

Jusqu'à la fin de l'année 2018, Henkel a mis hors service 14 anciens systèmes au total, dont cinq rien que l'année dernière avec plus de 30 téraoctets de données. Le remplacement de deux autres anciens systèmes importants est prévu pour 2019.

"Sur la base de ces expériences, nous avons développé une sorte de recette qui nous permet de garantir le déclassement d'un ancien système dans un délai maximum de douze mois". rapporte Sven Schweden. "Il ne s'agit plus seulement des systèmes ERP que nous avions initialement en vue avec Horizon. Actuellement, nous évaluons par exemple le déclassement de deux systèmes CRM. An outre, tout service spécialisé disposant d'anciens systèmes peut nous adresser une demande en ce sens".

Le premier ingrédient de la recette est un questionnaire standardisé. Il permet au service informatique de déterminer si la demande en question est favorable ou non à un projet JiVS. Si Sven Schweden et ses collègues obtiennent une réponse positive, ils isolent l'ancien système des solutions tierces et suppriment les autorisations existantes afin qu'aucune modification ne puisse plus être apportée.

En même temps, ils vérifient si le stock d'informations est complet. Il se peut que certains documents SAP doivent encore être imprimés. En effet, une fois que les données ont été migrées vers JiVS, il n'est plus possible de créer des documents à partir de ces données.

Par conséquent, les documents doivent également être disponibles dans leur intégralité avant la migration, afin de pouvoir être transférés sur la nouvelle plateforme. Cette première phase dure au maximum trois mois.

Au cours du trimestre suivant, les experts JiVS extraient toutes les informations des anciens systèmes. Parallèlement, ils procèdent à d'éventuelles adaptations dans la plateforme JiVS.

Au troisième trimestre suivant le lancement du projet, ils testent le nouvel environnement et veillent à son acceptation. Enfin, au quatrième trimestre, l'exploitation productive démarre sur la nouvelle plate-forme. Si tout se passe comme prévu, l'ancien système est désactivé et démantelé.

Outre la recette, l'idée d'un centre d'excellence pour JiVS a vu le jour.

"L'expérience montre que les utilisateurs professionnels ont peut-être besoin d'accéder aux anciennes données deux fois par an. Bien que nous ayons limité le nombre d'accès à deux utilisateurs par service spécialisé et à cinquante personnes autorisées au maximum par grand système ERP mis hors service, il n'y a pas eu de goulot d'étranglement. Mais si l'on n'utilise pas régulièrement un logiciel, on oublie vite comment l'utiliser. Par conséquent, le nombre de demandes d'assistance a augmenté. C'est pourquoi nous voulons mettre en place, d'ici fin 2019, une équipe centrale d'utilisateurs de JiVS qui prendront en charge et traiteront toutes les demandes d'accès des utilisateurs professionnels pour leur compte". rapporte Sven Schweden.

La recette JiVS, ainsi que les structures et processus associés, sont désormais tellement éprouvés et rodés que Henkel prévoit d'arrêter d'ici fin 2020 non seulement les grands systèmes ERP comme prévu initialement, mais aussi les dix autres solutions ERP utilisées localement.

La bonne approche pour l'avenir

"La plus grande utilité de JiVS ne se manifestera toutefois qu'à l'avenir. Car comme tout client SAP existant, nous sommes en train de réfléchir à une stratégie pour passer à SAP S/4 Hana, dans notre cas à partir de notre SAP Business Suite centrale. Mais contrairement à beaucoup d'autres, nous pouvons nous concentrer avant tout sur la question de savoir si nous voulons intégrer nos développements et adaptations individuels dans le nouveau monde SAP ou si nous voulons adapter nos processus au standard SAP". prévoit Sven Schweden. "En effet, grâce à JiVS, la question de l'héritage ne se pose plus pour nous. Cela nous rend beaucoup plus agiles et nous enlève aussi la pression du temps, ce qui nous permet d'aborder la transition en toute sérénité".

140 ans d'innovation et d'agilité

Henkel opère dans le monde entier avec des innovations, des marques et des technologies de pointe dans les trois secteurs d'activité suivants : Adhesive Technologies (technologies adhésives), Beauty Care (soins de beauté) et Laundry and Home Care (produits de lavage et d'entretien).

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