Rendre les structures visibles

Lorsque Dana Lautenschläger, Senior Expert HR Processes, Projects & Systems chez Conrad, s'est mise à la recherche d'un outil d'organigramme avec ses collègues, les exigences suivantes étaient au centre des préoccupations : connexion au système RH SuccessFactors, possibilités de représentation étendues, design responsive et réalisation de jeux de simulation.

Ces caractéristiques devaient à l'avenir assurer une plus grande efficacité dans la gestion du personnel de 4000 collaborateurs dans toute l'Europe. Conrad a trouvé ce qu'il cherchait chez Ingentis : au printemps de cette année, le lancement d'Org.manager web for SF de l'application a commencé en Allemagne.

Le défi

Conrad a été fondée en 1923 à Berlin en tant qu'entreprise familiale et a son siège à Hirschau depuis 1946. Pas à pas, l'entreprise dirigée par son propriétaire est passée du statut d'expéditeur spécialisé dans les composants électroniques à celui de l'un des principaux fournisseurs omnicanaux de technique et d'électronique en Europe.

Dans sa boutique en ligne conrad.fr, l'entreprise propose environ 750 000 articles. Les exigences et les besoins des clients augmentent, en particulier ceux des clients professionnels. Conrad a réagi à cela : Avec le lancement du nouveau Conrad Marketplace conrad.biz début 2017, l'assortiment s'est élargi à une vitesse fulgurante. Alors qu'elle comptait 750.000 produits auparavant, elle en comptait déjà plus de 900.000 en juillet, un chiffre en constante augmentation.

Lors du choix du système RH, Conrad a opté pour SuccessFactors. Le système HCM fonctionne sur la SAP Cloud Platform et réunit divers outils pour la gestion du personnel. L'entreprise espère ainsi gagner en efficacité, en fiabilité, en rapidité et en qualité de données.

Toutefois, la solution d'organigramme natif de SuccessFactors a rapidement atteint ses limites en matière de visualisation de la hiérarchie de l'entreprise. Ainsi, la représentation était limitée à un seul type de structure, à savoir les postes ou les positions, et les postes d'état-major ne pouvaient pas être représentés de manière décalée. De plus, il n'était pas possible de réaliser des jeux de simulation ou d'optimiser la représentation des organigrammes pour les terminaux mobiles.

Le besoin d'un add-on supplémentaire s'est fait sentir. Par le passé, Dana Lautenschläger avait déjà été en contact avec la version sur site d'Ingentis Org.manager. Lors de la recherche qui s'en est suivie, elle a ensuite été informée de l'existence de l'outil Org.manager web for SF basé sur le cloud - entre autres directement de SAP - et a décidé de l'essayer.

La solution

Ce module complémentaire est une extension du logiciel d'organigramme Org.manager, spécialement conçu pour SuccessFactors. Il peut traiter aussi bien les données du module Employee Profile que celles d'Employee Central.

L'application crée des organigrammes de manière entièrement automatique et en temps réel sur la base des données stockées dans le système du personnel connecté. Cela signifie que les changements de personnel ne doivent jamais être reportés manuellement et que les organigrammes sont toujours à jour.

Le design, la présentation et le contenu des organigrammes peuvent être adaptés facilement et rapidement aux souhaits du client via une interface d'administration. Ainsi, il n'y a pas de limites à la visualisation des structures.

Pour une utilisation dans SAP SuccessFactors, le module complémentaire représente les objets Business Unit, Division, Department, Position et Employee. Mais en principe, le logiciel d'organigramme permet également de définir d'autres types d'objets hors standard.

Outre cette diversité de types d'objets, Conrad fait également usage de la possibilité de représenter les postes de manière alternative. Pour l'entreprise de Hirschau, il est important que les postes d'état-major soient clairement identifiables dans l'organigramme. Ils sont donc décalés.

Une autre exigence qui a toujours accompagné Conrad dans sa recherche d'une application appropriée était le concept "Mobile & Cloud First". Comme les responsables des ressources humaines et les managers sont souvent en déplacement, ils n'ont pas toujours à leur disposition un ordinateur de bureau avec un grand écran, mais les écrans des smartphones et des tablettes doivent suffire.

L'accès mobile au système cloud SuccessFactors est bien sûr assuré. Mais l'add-on Ingentis Org.manager web for SF fournit en plus le design responsive de l'organigramme. Ainsi, un accès illimité et convivial à la hiérarchie de l'organisation et aux données importantes du personnel est également possible sur les terminaux mobiles.

Regarder vers l'avenir

Maintenant que Conrad Electronic s'est familiarisé avec le module complémentaire, la fonction de simulation doit être utilisée dans une deuxième phase. En effet, grâce à une structure organisationnelle très flexible, Conrad peut réagir rapidement aux changements et ainsi toujours utiliser la main-d'œuvre à bon escient.

Mais avant de prendre des décisions stratégiques de ce type, il faut avoir une bonne vue d'ensemble de la répartition actuelle des ressources. C'est sur cette base que les jeux de simulation sont organisés.

Réorganisation

Dans le passé, Conrad a eu recours à des programmes de dessin courants. Cependant, ces applications se sont révélées inadaptées à la réalisation de jeux de simulation. Au lieu de cela, des processus de dessin longs et fastidieux ont été mis en place, qui n'ont finalement pas permis d'obtenir la clarté souhaitée.

Le nouvel outil permet d'effectuer de telles restructurations directement dans l'organigramme. Les objets existants peuvent être modifiés, supprimés ou déplacés par glisser-déposer.

Il est également possible de créer de nouveaux objets. Dans un premier temps, les données de SuccessFactors ne sont pas affectées par ces changements simulés. Pour transférer le statu quo obtenu lors de la simulation dans le système RH, il suffit de créer une liste de différences.

Celle-ci peut être exportée en quelques secondes à partir d'Org.manager web et ensuite importée dans SAP SuccessFactors. Dans une étape ultérieure, Conrad souhaite également utiliser le logiciel à l'échelle internationale. Ainsi, les niveaux de direction de toutes les sociétés en seront équipés afin de parvenir à une uniformisation à l'échelle de l'entreprise.