Exécuter les contrats

Il est difficile de garder en permanence une vue d'ensemble de tous les contrats et documents pertinents pour les contrats. Dans le pire des cas, il peut arriver que des délais importants soient ainsi manqués et qu'il en résulte des dommages économiques.

L'utilisation d'une solution moderne de gestion des contrats est donc judicieuse. Outre la saisie centrale et le classement de tous les "écrits" de manière à garantir la sécurité des révisions, elle devrait offrir trois fonctionnalités importantes.

Intégration dans les systèmes ERP

La connexion aux systèmes ERP est essentielle. Comme de nombreuses entreprises utilisent des systèmes SAP, les contrats et les documents relatifs aux opérations effectuées dans le système SAP devraient également y être gérés.

L'intégration complète, sans interface, permet d'accéder rapidement et facilement à toutes les données pertinentes. Grâce à l'intégration profonde des processus, une telle gestion des contrats peut par exemple être reliée aux modules standard de SAP pour la finance, le contrôle de gestion, les ventes et les achats, etc. et être appelée à partir de n'importe quelle fonction SAP.

Ainsi, les contrats et les documents ne sont pas seulement gérés pour eux-mêmes, mais sont représentés de manière transparente dans le contexte des opérations, des contrats, des coûts et de la comptabilité.

Possibilités de recherche

Le confort d'une gestion des contrats réside dans les diverses options de recherche par texte intégral. Même au sein des documents et des contrats, cela devrait fonctionner de la même manière que les moteurs de recherche connus.

Une intégration de l'application e-mail et de l'application SAP donne également à l'utilisateur la possibilité de rechercher des informations dans la gestion des contrats sans quitter le programme e-mail.

Contrôle des dates/délais

Le contrôle des délais et des échéances rappelle aux collaborateurs compétents, par le biais d'une notification par e-mail, que la durée du contrat arrive à échéance ou que des tâches liées au contrat doivent être effectuées.

Les traitements ultérieurs, comme la renégociation des contrats arrivant à échéance, sont également déclenchés de manière automatisée. L'entreprise exploite ainsi d'éventuels avantages en termes de coûts, par exemple en mettant fin à temps à des contrats de services coûteux.

Perspectives

Avec sa solution cuContract, Circle Unlimited propose une gestion des contrats riche en fonctionnalités et moderne. La nouvelle version 8.2. avec de nombreuses fonctionnalités sera publiée à l'occasion du congrès annuel de DSAG à Nuremberg. Elle apporte également son soutien en vue de l'International Financial Reporting Standard 15 (produits issus de contrats avec des clients) et de l'IFRS 16 (contrats de location).

Les nouvelles réglementations, qui entreront en vigueur au plus tard en 2018 ou 2019, impliquent pour les entreprises de nouvelles exigences en matière de systèmes de calcul et de comptabilité. Tous les contrats de leasing existants doivent être soumis à un examen ou à une réévaluation et les données non documentées doivent être enregistrées pour la comptabilité.

L'adaptation des processus existants est donc inévitable. Un système de gestion des contrats bien ordonné en constitue la base. Il constitue idéalement l'interface entre le service commercial (bailleur) et le service des achats (preneur).