Remboursement rapide des frais de voyage

Les résultats de l'étude montrent que les processus automatisés réduisent considérablement les erreurs de facturation et accélèrent le remboursement des frais de déplacement. Comme les employés font souvent l'avance des frais de déplacement, ils ont tout intérêt à se faire rembourser rapidement leurs dépenses.

Si la facturation est automatisée, le délai d'exécution d'une note de frais est d'environ une semaine en moyenne. Si le décompte est effectué manuellement, les collaborateurs doivent attendre environ une demi-semaine de plus.

Il n'est pas rare que cela prenne aussi deux à trois semaines, surtout si les décomptes sont erronés. Les résultats de l'étude le montrent : Plus le degré d'automatisation de la gestion des frais de déplacement est élevé, plus le voyageur d'affaires est remboursé rapidement de ses dépenses.

La qualité des notes de frais est un facteur d'influence essentiel pour le délai de traitement. Des décomptes de voyage erronés allongent le processus. Plus le taux d'erreurs est élevé, plus le remboursement prend du temps.

Si l'entreprise dispose d'un logiciel de voyage, celui-ci saisit les données avant même le début du voyage et signale les problèmes. Pendant la facturation, il suffit de compléter et de comparer les écritures avec les factures.

Selon les résultats de l'étude, seuls sept pour cent des décomptes sont contestés dans les entreprises aux processus automatisés, alors que dans les entreprises aux processus manuels, onze pour cent sont renvoyés avec des erreurs et subissent à nouveau la procédure après correction.