Purchase to Pay - Valeur ajoutée dans l'approvisionnement

Lors du congrès annuel de DSAG, qui réunira en octobre les utilisateurs SAP germanophones, la transformation numérique reste le thème central. Sous le slogan "Business sans frontières - l'architecture du futur", des réflexions directrices sur la mise en œuvre d'une stratégie de numérisation doivent être discutées lors de la rencontre. Il s'agira notamment de déterminer la bonne plate-forme, le scénario de cloud computing approprié ou la solution ERP adéquate. Autant de décisions lourdes de conséquences que les entreprises ne prendront certainement pas au pied levé.

Condition préalable à la numérisation

La numérisation est synonyme d'interconnexion de systèmes indépendants, de sorte que les processus puissent se dérouler automatiquement, sans interaction humaine. La condition préalable à une telle mise en réseau est l'existence de données lisibles par une machine. Le document constitue donc une porte d'entrée idéale vers la numérisation : Grâce à la saisie et au traitement électroniques des documents dans le domaine des achats, des finances ou du service à la clientèle, les informations commerciales décisives sont accessibles par voie électronique, simplement et sans rupture de média.

Les processus ultérieurs sont automatisés, les temps de traitement sont accélérés et les erreurs sont évitées. Dans la plupart des entreprises, le traitement des factures est le domaine classique dans lequel le potentiel d'optimisation des processus documentaires électroniques est reconnu et où la numérisation est abordée. Elle a déjà été maîtrisée avec succès par la division ContiTech de Continental, où le traitement des factures entrantes s'effectue automatiquement avec le logiciel Tangro.

Il suffit de vérifier par recoupement

"Les données ne doivent plus être saisies manuellement, mais seulement vérifiées brièvement. En même temps, nous avons une vue d'ensemble de toutes les factures. Nous savons où se trouvent les documents en cours de validation et nous pouvons suivre tout le processus", explique Frank Sündermann, responsable IT Business Systems chez ContiTech, pour illustrer les avantages de la numérisation.

La saisie numérique, le traitement ultérieur, la vérification et l'archivage des justificatifs permettent de réduire de manière significative les coûts de processus dans le traitement des factures. Des économies directes sont en outre réalisées grâce à une meilleure perception des escomptes.

L'hôpital de l'université de Munich montre à quel point la valeur ajoutée financière peut être élevée : L'établissement médical économise chaque année un montant à six chiffres en euros, car l'automatisation du contrôle des factures permet désormais de bénéficier d'escomptes qui étaient auparavant perdus.

Toutefois, les projets de numérisation qui ne s'arrêtent pas au traitement des factures, mais qui automatisent également de bout en bout toutes les activités qui précèdent dans le domaine des achats sont encore plus efficaces : la gestion de l'approvisionnement, le traitement des confirmations de commande et la saisie des bons de livraison avec l'enregistrement de la réception des marchandises.

Achats de bout en bout

Dans le service d'approvisionnement, les demandes de marchandises nécessaires sont saisies électroniquement directement au poste de travail et - si elles sont connues - le centre de coûts est déjà enregistré ici. Toutes les autres étapes se déroulent électroniquement : le contrôle et l'approbation par le supérieur hiérarchique ainsi que l'imputation dans la comptabilité. Tous les faits importants sont ainsi clarifiés à l'avance et la commande peut être créée automatiquement.

Les confirmations de commande et les bons de livraison reçus par la suite sont traités plus rapidement, car les contenus importants des documents - numéro d'article, prix et quantité pour la confirmation de commande ou fournisseur et numéro de commande pour le bon de livraison - sont également reconnus automatiquement et comparés avec les données de la commande. La comptabilisation des entrées de marchandises est ainsi effectuée en un temps record.

Étape finale : traitement des factures

Le traitement de la facture, étape finale, est fortement simplifié par l'automatisation préalable, car les informations nécessaires sont déjà enregistrées. Les contenus pertinents du document sont reconnus par le système ou directement repris et comparés à la commande. Toutes les données nécessaires concernant le centre de coûts et l'imputation sont également déjà disponibles. Un gestionnaire ne doit plus intervenir qu'en cas de besoin de clarification. Et même dans ce cas, les processus électroniques permettent d'accélérer et de faciliter le travail : dans ce cas, il s'agit de processus de workflow qui sont par exemple lancés directement à partir du document.

L'exécution rapide par le destinataire est garantie par une utilisation simple et confortable. Et parce que les tâches peuvent être traitées non seulement au poste de travail, mais aussi de manière mobile - même par des utilisateurs non SAP. Si le système ne constate aucune anomalie, la facture est directement enregistrée en arrière-plan, si tel est le souhait de l'utilisateur. L'intervention humaine n'est alors plus nécessaire. Il en va de même pour les factures électroniques qui arrivent structurées, par exemple au format ZUGFeRD ou par système de messagerie. Celles-ci sont également transférées dans le système ERP où elles sont directement comptabilisées. Les systèmes s'imbriquent parfaitement les uns dans les autres, comme le veut le paradigme de la numérisation.

Projet client Continental

300.000 factures entrantes/an

Avantages de l'automatisation avec le logiciel Tangro :

• approche de solution uniforme et standardisée
• partage d'une infrastructure
• manipulation facile
• Réduction du temps de traitement à trois minutes par document
• Amélioration de la transparence