Propriété intellectuelle - Les joyaux de la couronne doivent être mis au coffre-fort

Le premier plan d'une chaudière à vapeur appartenant à General Electric a plus de cent ans - c'est l'un des plus de dix millions de documents PDF sur les chaudières de différentes époques, séries et modèles. Ces documents techniques n'ont pas seulement une valeur historique, mais constituent une propriété intellectuelle extrêmement précieuse qui doit absolument être protégée contre la perte et le vol. Cette constatation a donné l'impulsion à un projet de gestion centrale de l'information incluant le déclassement des anciens systèmes.

Dans le cadre d'une initiative de grande envergure, des archives contenant des documents de chaudières - le plus souvent sur papier - ont donc été inventoriées dans le monde entier et numérisées sous forme de scans PDF, tout en étant stockées de manière centralisée et sécurisée. Les joyaux de la couronne appartiennent finalement au coffre-fort - qui, chez GE Power, la branche énergie de l'entreprise basée sur les combustibles fossiles, s'appelle JiVS et provient de la société suisse Data Migration Services.

General Electric a écrit l'histoire de l'industrie - et pas seulement en raison de ses innombrables inventions et de leur impact sur les structures économiques et des sociétés entières. Certes, la vie moderne serait difficilement imaginable sans les moteurs d'avion de GE, ses appareils médico-techniques et ses installations de production d'énergie classique, renouvelable et nucléaire.

Mais au-delà des inventions, l'histoire des entreprises et leur succès ont été marqués par d'innombrables acquisitions, fusions, ventes et scissions d'entreprises et d'activités. "C'est ce qui s'est passé en 2014 lors du rachat d'Alstom par GE", se souvient Peter Thomas, Technical Product Manager chez GE Power et responsable dans cette division de la sauvegarde et de la gestion des données et documents de développement ainsi que de l'introduction d'innovations basées sur l'informatique. "Pour des raisons de concurrence, une partie d'Alstom a dû être scindée et a été transférée à une entreprise italienne. Mais cela signifiait aussi que les documents commerciaux accumulés pendant des décennies avec des informations techniques issues de l'héritage d'Alstom devaient être séparés proprement afin d'éviter les fuites et les pertes de connaissances - une tâche herculéenne".

Hétérogène, complexe, coûteux

Les données et documents techniques issus du développement, mais aussi du service après-vente, y compris la maintenance et les réparations, ne sont généralement numérisés qu'en partie, contrairement aux données de gestion d'entreprise dans les systèmes ERP - selon des estimations pour des grandes entreprises similaires ayant une longue histoire comme GE Power, environ 20 % - et en forte augmentation avec les progrès de l'informatique ou de la numérisation.

Pour des raisons historiques, les informations restantes, créées avant la révolution informatique des années 1980, continuent d'exister sous forme de papier, de cartes illustrées ou de microfilms et sont réparties dans des archives locales de différents pays. Mais les informations numérisées sont également dispersées dans différents sites et pays et se trouvent sur des disques partagés, dans des bases de données gérées par des applications et des systèmes de gestion de documents.

Cette hétérogénéité des supports de données, des bases de données et des applications est typique des grandes entreprises et de leurs environnements informatiques historiques. GE ne fait pas exception.

Ainsi, les quelque 270.000 collaborateurs du monde entier travaillent avec plus de 10.000 applications différentes. "Dans le domaine du développement, cela représente certes moins de systèmes, mais le problème de base, à savoir que les informations sont dispersées et disponibles dans différents formats, demeure", explique Peter Thomas, qui souligne : "Du point de vue de l'entreprise, cela a sans doute des conséquences encore plus graves, car nous parlons ici de la chaîne de création de valeur intellectuelle, dans laquelle les actifs les plus précieux sont créés et que les systèmes d'ingénierie reproduisent".

Centralisation et standardisation, telle est la formule magique pour maîtriser cette hétérogénéité. Celle-ci concerne aussi bien l'environnement système que les processus. Pour remédier à cette situation, les ingénieurs en chef de GE Power chargés d'uniformiser le processus de développement au niveau mondial ont lancé une initiative d'homogénéisation de l'environnement système lors de l'acquisition d'Alstom.

Que se passe-t-il avec les anciennes applications ?

Mais à chaque harmonisation et passage à un système central unique, la question se pose immédiatement de savoir ce qu'il adviendra ensuite des anciennes applications et des bases et stocks de données sous-jacents.

"Dans ce contexte, l'idée de désactiver de nombreux systèmes anciens différents et de les remplacer par une application centrale s'impose immédiatement, elle est simple et c'est justement pour cela qu'elle est si séduisante. Mais si l'on s'imagine que le chemin pour atteindre cet objectif est tout aussi simple, on fait le calcul sans l'hôte", prévient Peter Thomas. "Car ce ne sont pas seulement les applications qui ont un cycle de vie, mais aussi les données et les documents qui y sont créés et traités. Celui qui veut mettre les systèmes hors service doit donc veiller à une gestion des informations indépendante des applications".

Résolu, soigné, compliant

En séparant les niveaux applicatif et informationnel, une telle gestion se distingue fondamentalement de l'approche apparentée de l'archivage. D'une part, les données et les documents extraits doivent pouvoir continuer à être utilisés dans le nouvel environnement applicatif. D'autre part, il ne faut pas seulement conserver les informations elles-mêmes, mais aussi leur contexte commercial. Ce dernier point est particulièrement important pour des raisons réglementaires.

Les installations de production et de distribution d'énergie sont soumises dans tous les pays à des réglementations strictes et parfois divergentes. Et en raison de la longue durée de vie de ces installations, toutes les informations pertinentes, des plans de construction aux pièces et matériaux utilisés, en passant par les autorisations et les documents de maintenance et de réparation, doivent être conservées pendant plusieurs dizaines d'années de manière à pouvoir être révisées.

En règle générale, la durée de conservation est d'au moins trente ans, voire cinquante ans ou plus pour les centrales nucléaires. De plus, dans le secteur de l'énergie, de nombreux composants sont soumis à des contrôles à l'exportation. C'est pourquoi les documents associés, tels que les plans de construction, ne peuvent pas être accessibles dans tous les pays. Certains ne peuvent pas quitter le site, d'autres doivent faire l'objet d'une demande d'autorisation administrative pour être accessibles.

"Nous devons pouvoir prouver en peu de temps pourquoi, quand, quel composant a été installé par qui. En même temps, nous devons nous assurer que tous les documents pertinents sont associés à la bonne classification de contrôle des exportations. Nous parlons ici de bien plus d'informations que le plan de construction de la pièce concernée elle-même à laquelle elles sont liées" sait Peter Thomas. "Ce paquet global de données et de documents n'est en général disponible que dans l'application d'origine, l'accès est réglé par des autorisations claires. Pour pouvoir déclasser l'application, nous devons donc veiller à ce que les données supplémentaires soient transférées intégralement et dans le bon contexte avec les documents sur la plate-forme d'information centrale".

La gestion de ces métadonnées, mais aussi des données de base des documents, est par conséquent un élément essentiel du projet de mise hors service des anciens systèmes de GE Power. Ce n'est que si ces données sont bien gérées que les consultations seront possibles, non seulement pour des raisons juridiques, mais aussi et surtout pour des raisons de gestion.

C'est la seule façon pour les équipes de maintenance ou les responsables qualité d'afficher, par exemple, tous les documents relatifs à un dommage sur une turbine à gaz dans une centrale électrique d'un pays asiatique donné, en appuyant sur un bouton. Si les responsables de la qualité constatent que ce dommage n'est pas propre à l'installation en question, mais qu'il se produit plus fréquemment, même les anciens plans de construction devraient être mis à la disposition des concepteurs afin qu'ils puissent apporter des améliorations aux pièces défectueuses.

Cela doit bien entendu être possible dans le nouveau système central. Les données et les documents issus des systèmes abandonnés doivent donc être transférés dans des formats utilisables dans les systèmes ultérieurs. Inversement, les documents issus de nouvelles applications finissent par devenir obsolètes et doivent donc pouvoir être stockés sur la plate-forme centrale de gestion de l'information.

Plate-forme juridiquement sûre

"C'est la seule façon de boucler la boucle de la gestion de l'information" souligne Peter Thomas. "Le cahier des charges d'une plate-forme juridiquement sûre pour la gestion de l'information était par conséquent très élevé. Heureusement, il existait déjà un projet similaire d'uniformisation du paysage système dans l'environnement ERP".

Ses collègues ont déjà étudié le marché et les offres correspondantes. JiVS s'est avéré être la seule solution capable de répondre à toutes les exigences d'une gestion légale et contextuelle de l'ensemble du cycle de vie des informations, structurées et non structurées.

Le premier projet dans le domaine de la gestion du cycle de vie des produits (PLM) a été, de 2014 à 2016, l'extraction de plus de dix millions de documents PDF relatifs aux chaudières à vapeur, qui étaient stockés sur six sites différents dans différents systèmes, dont une application PLM à Ashby au Royaume-Uni et une solution de gestion documentaire à Stuttgart. Tous les documents devaient être migrés vers la plateforme centrale JiVS, mise en œuvre sur le site de GE Power à Baden.

Disponible, fiable, réutilisable

"C'était l'occasion de concevoir et de mettre en œuvre un processus idéal de migration de l'information", raconte Peter Thomas. "Le point de départ était de faire la distinction entre les informations actives et inactives".

Seules les données actives, utilisées dans le travail quotidien, devraient être transférées dans le nouveau système central GE Power PLM. En revanche, les données et documents inactifs, qui ne sont plus qu'occasionnellement pertinents pour les affaires ou qui doivent être conservés uniquement à des fins de preuve, devraient être transférés vers JiVS.

Après l'extraction des données et des documents, il s'agissait de gérer les données de base et les métadonnées, de les nettoyer et, le cas échéant, de les transformer. Parallèlement, les documents ont été indexés en plusieurs langues au moyen de la reconnaissance OCR pour la recherche plein texte ultérieure. Des formats de fichiers neutres ont été définis pour la réutilisation, PDF et TIFF pour les documents et STEP et 3D-PDF pour les dessins ou les plans.

Enfin, une sorte de système d'estampillage a été implémenté dans JiVS, permettant de tracer chaque appel d'un document à partir de JiVS, notamment pour répondre aux exigences du contrôle des exportations. Inversement, les tampons sont également utilisés lorsque des documents sont transférés du système vivant vers JiVS. En fait, l'ensemble ressemble à une bibliothèque classique, où chaque nouvelle entrée et chaque prêt sont enregistrés sans faille.

Depuis septembre 2017, tant le système de Stuttgart que la solution d'Ashby ont été complètement remplacés après que les documents ont été entièrement migrés vers JiVS. Comme il s'agissait notamment de documents de gestion et même de dossiers personnels, l'accès à ces documents a dû être très fortement limité. Enfin, dans le cas des données personnelles, par exemple, les exigences du nouveau règlement général européen sur la protection des données doivent être respectées.

"Le projet a été un succès total", se réjouit Peter Thomas. "Tous les documents restent disponibles, et ce dans le monde entier, et peuvent faire l'objet de recherches en anglais, français, espagnol et italien. Les utilisateurs peuvent être sûrs que les contenus sont corrects et cohérents. De plus, ils peuvent les utiliser dans le nouvel environnement si nécessaire. Disponible, fiable, réutilisable, voilà ce qui fait la valeur de l'information pour une entreprise".

Pendant le projet déjà, Peter Thomas a reçu d'autres demandes de migration et d'arrêt de systèmes. Il s'agissait notamment de deux initiatives de remplacement de systèmes de gestion des données produits (PDM) en Suisse et en Suède. Au cours de ces migrations, le modèle de procédure pour la reprise des données a été affiné. D'une part, les dessins CAO enregistrés dans JiVS devaient pouvoir être réutilisés dans l'environnement CAO le plus récent, CATIA 5, c'est-à-dire en dehors de la solution PLM centrale.

D'autre part, une nouvelle catégorie de données migrées a été créée pour les informations qui n'ont pas encore pu être transformées et normalisées pour des raisons de temps. Néanmoins, la possibilité d'auditer la migration dans JiVS est garantie, car la reprise inchangée des anciens systèmes est documentée sans faille. Les deux anciennes solutions PDM doivent être désactivées au plus tard fin 2018. Seules les deux dernières versions validées des documents seront transférées dans le système PLM central pour le travail quotidien.

Efficace, effectif, précieux

Les avantages d'une plate-forme centrale de gestion de l'information à l'échelle de l'entreprise sont évidents : avec une stratégie de sauvegarde adéquate, les données et les documents sont protégés contre toute perte. Les autorisations et les contrôles empêchent les accès non autorisés, qu'ils soient accidentels ou intentionnels. En cas de réorganisation suite à des achats ou des ventes, les stocks d'informations peuvent être séparés ou regroupés avec beaucoup moins d'efforts que dans des environnements informatiques hétérogènes ou dans le monde du papier, car ils sont entièrement inventoriés.

Les obligations légales et autres obligations d'information et de preuve peuvent être remplies en appuyant sur un bouton. En outre, les informations peuvent être consultées et recherchées en quelques secondes dans le monde entier et utilisées dans les affaires en cours. C'est à la fois efficient et efficace.

Un travail de persuasion nécessaire

"Et pourtant, nous devons toujours faire un travail de persuasion auprès des utilisateurs spécialisés et des anciens responsables d'application. Car mon équipe et moi-même sommes toujours confrontés à la question de savoir pourquoi ces avantages ne seraient pas beaucoup plus faciles et surtout plus rapides à obtenir si tous les anciens stocks étaient transférés dans le nouvel environnement central", déplore Peter Thomas. Sa réponse est alors toujours la même : "Parce que c'est beaucoup trop cher".

Bien entendu, il faut plus de temps pour nettoyer et normaliser les informations, les enrichir et les transformer si nécessaire, avant de pouvoir les réutiliser. Mais c'est la seule façon de conserver les informations contextuelles nécessaires d'un point de vue commercial et juridique, indépendamment des anciens systèmes, de sorte que ces derniers puissent être désactivés.

Avantages pour l'entreprise

Grâce à JiVS, GE Power économise en moyenne 80 % des coûts d'exploitation par rapport aux anciens systèmes. De plus, la réduction des temps de recherche et la valeur ajoutée qui en résulte - en trouvant plus rapidement des plans de construction, on peut aussi écrire plus d'ordres de maintenance - s'élèvent à plusieurs millions d'euros par an pour les 50 000 collaborateurs de ce secteur d'activité dans le monde.

"Notre gestion de l'information basée sur JiVS est bien moins chère qu'une archive, mais aussi précieuse qu'un trésor", telle est la conclusion positive de Peter Thomas. Mais ses projets vont encore beaucoup plus loin : "Si l'on considère que la part du lion des informations dans le développement existe encore sur papier, on se rend vite compte que le potentiel de notre gestion centrale de l'information est loin d'être épuisé".

Il estime qu'environ 90% des documents dans les archives papier peuvent être entièrement numérisés. Le reste est constitué de documents qui ont une valeur historique et qui devraient donc continuer à être conservés sous leur forme originale, ainsi que de documents dont la validité juridique dépend de signatures apposées et qui ne peuvent pas être reproduites numériquement par la suite.

Ici aussi, l'argument financier est décisif. Rien que les dépenses pour les archives papier à Baden, qui contiennent environ 16 kilomètres linéaires - 50 millions de documents -, s'élèvent chaque année à des frais d'entretien considérables pour les archivistes et la location de locaux. Outre l'entretien des documents, ce sont surtout les exigences de sécurité physique prescrites par le législateur pour les locaux et les bâtiments d'archives qui pèsent ici dans la balance. En effet, les dossiers doivent être protégés efficacement non seulement contre les effractions, mais aussi contre les incendies et les inondations.

"J'ai calculé la rentabilité d'une numérisation des fonds papier dans l'ingénierie pour trois archives et j'ai constaté une économie de près de six chiffres par an en dollars américains", calcule Peter Thomas.

Le monde spirituel et le monde physique fusionnent

Mais à long terme, il voit un avantage encore plus important que la réduction des coûts. Avec le passage des archives papier au JiVS, le développement atteindrait un niveau de numérisation aussi élevé que le monde transactionnel de l'ERP.

"Si le développement et l'ERP pouvaient accéder à la même base d'informations, la chaîne de création de valeur intellectuelle et physique pourrait être fusionnée. Nous serions alors, en tant que groupe, aussi agiles et flexibles que les PME, dont on vante à juste titre les mérites. Les bonnes personnes pourraient alors accéder à nos joyaux de la couronne au bon moment et dans le bon contexte et continuer à enrichir le trésor".