Accélérateur de projets

Il n'est pas rare que la responsabilité de la documentation (et de l'actualité) des processus d'entreprise soit confiée à un département composé de spécialistes formés en conséquence, qui possèdent souvent aussi les droits exclusifs de documentation de ces processus d'entreprise et informatiques. Les conséquences sont claires : l'actualité des processus documentés ne peut guère être garantie, ou seulement au prix d'efforts considérables.

En particulier dans les projets informatiques au calendrier serré, l'acceptation de documenter des processus nouveaux et/ou adaptés est encore plus difficile. Les quelques heures investies conjointement entre l'informatique et les services spécialisés dans la phase de conception pour élaborer et clarifier les objectifs précis et les résultats attendus, par exemple dans le cadre d'un projet de mise en œuvre d'un logiciel, ne sont généralement pas suffisantes pour cela.

Le service informatique est heureux de chaque minute passée à s'occuper des problèmes quotidiens et le service spécialisé aimerait de toute façon être confronté le moins possible à des sujets informatiques compliqués.

Même si la présentation ci-dessus polarise peut-être un peu les choses, le problème fondamental reste entier : Les deux parties ont peu de temps à consacrer au projet - et encore moins à la documentation fastidieuse et jugée inutile des processus cibles.

Mais cela ne doit pas forcément être le cas, selon l'expérience de Sirius acquise au cours de nombreux projets. En effet, des outils de processus modernes comme le Signavio Process Editor permettent de remédier à cette situation. L'outil est disponible en tant que produit cloud SaaS ou également en tant que solution on-premise sur les propres serveurs.

Les phases de conception des processus peuvent ainsi être organisées de manière plus efficace et avec une participation plus intensive des collaborateurs - et les détenteurs de connaissances dans les domaines spécialisés peuvent apporter directement des modifications et des remarques. Et ce, même s'ils n'ont pas participé aux ateliers de conception proprement dits, par exemple.

Une meilleure communication au sein du projet permet une collaboration lors de la conception des processus. Les collaborateurs peuvent également être impliqués dans la documentation des processus sans connaissances préalables ni formations coûteuses.

C'est également un avantage car, dans le cas de processus de grande envergure, de nombreuses connaissances détaillées sont souvent réparties entre plusieurs personnes ou départements. Réunir toutes les personnes clés dans le cadre d'ateliers en présentiel n'est en général tout simplement pas réalisable.

Sirius utilise l'outil BPM dans ses projets SAP depuis l'entrée sur le marché de l'ancienne start-up en 2009. En tant que "spin-off" de quatre anciens étudiants de l'Institut Hasso Plattner de Potsdam, il existe toujours une certaine proximité avec SAP et l'entreprise réserve donc un bonbon particulier aux clients SAP :

Avec la "Signavio for SAP Solution Manager Edition" gratuite, les clients SAP qui disposent d'un SAP Solution Manager peuvent utiliser les fonctions de modélisation de processus de base de Signavio pour un maximum de trois utilisateurs de modélisation, ce qui est déjà largement suffisant pour de nombreux cas dans les projets - car les soi-disant "utilisateurs de collaboration", c'est-à-dire les employés qui ne font que consulter et commenter les modèles de processus créés, sont en outre gratuits de manière illimitée.

En combinaison avec, par exemple, le modèle de référence informatique de Sirius, une collection de processus informatiques prédéfinis et constamment améliorés au cours des dix dernières années, les durées des projets peuvent être réduites.

Modèle de procédure de meilleure pratique

Mais comment le logiciel peut-il être utilisé avec succès dans un projet au calendrier serré ? Tout d'abord, un bon outil de modélisation ne garantit pas à lui seul la réussite d'un projet de logiciel informatique.

C'est pourquoi Sirius utilise dans ses projets un modèle d'approche qui a fait ses preuves à maintes reprises et qui combine les normes classiques de gestion de projet avec des méthodes agiles de développement de logiciels.

L'illustration montre le modèle de procédure basé sur une phase de conception, au cours de laquelle les processus cibles à soutenir par la solution logicielle sont d'abord élaborés avec les clients lors d'un ou plusieurs ateliers de conception.

Des processus de bonnes pratiques préétablis permettent d'accélérer et d'abréger la discussion. Lors de l'atelier, le groupe de projet peut se concentrer directement sur le contenu. C'est là qu'intervient l'un des points forts de Signavio :

L'interface utilisateur est si simple et intuitive qu'il est même envisageable de "modéliser" ensemble directement dans l'outil pendant l'atelier. Les résultats de la discussion peuvent également être consignés sur un tableau de conférence ou un tableau blanc, puis documentés dans l'outil par un responsable.

Comme il est probable que toutes les personnes pertinentes ne soient jamais disponibles pour les ateliers de conception et que tout le savoir-faire ne soit donc pas représenté, les fonctions de collaboration confortables de Signavio sont utilisées dans la phase suivante.

Toutes les personnes pertinentes, dont l'avis est en outre pertinent pour la conception, sont invitées à commenter par un simple lien web de l'outil via un mail. Tout utilisateur disposant d'un simple navigateur web peut alors consulter et commenter les modèles de processus.

Et les participants à l'atelier peuvent également apporter leur contribution de la même manière s'ils ont encore des idées de modification après coup. Aucun utilisateur n'a besoin de recevoir un logiciel au préalable. Une formation détaillée sur le logiciel n'est pas nécessaire en raison de son fonctionnement intuitif.

Après la phase de feedback, l'équipe de projet principale peut consulter tous les commentaires de manière centralisée et, le cas échéant, apporter rapidement les modifications nécessaires et les redistribuer. Dans la méthodologie de projet Sirius, les ateliers d'agrégation suivent. L'équipe de projet dispose alors, pour la consolidation, d'une part des réactions de la phase de feedback et d'autre part des résultats de travail des autres ateliers de conception.

Cela permet d'impliquer efficacement le plus grand nombre possible de parties prenantes dans cette phase de conception - ce qui garantit par la suite une acceptation nettement plus grande lors du déploiement de la solution ainsi qu'une charge temporelle aussi faible que possible pour l'équipe de projet principale et les participants au projet élargi.

Dans la phase suivante, les résultats des ateliers d'agrégation sont ensuite transférés dans un backlog de sprint et implémentés sous forme de logiciel en plusieurs sprints lors de la phase d'implémentation.

Des revues de sprint détaillées après chaque cycle de développement, avec la participation du développement, des membres du projet informatique ET des parties prenantes du domaine, assurent que ce qui a été développé ou implémenté est vraiment ce qui était souhaité. Ici aussi, Signavio intervient en tant que modélisateur de processus, car tous les changements qui surviennent maintenant peuvent être intégrés rapidement et facilement.

De plus, Signavio offre non seulement la possibilité de documenter les processus selon le standard BPMN 2.0, mais propose également une série d'autres standards de notation (UML, ArchiMate et autres), afin de documenter par exemple également les interfaces, le développement logiciel lui-même ou l'architecture technologique sous-jacente.

Dans la méthodologie de projet Sirius également, le développement est suivi par les tests, la formation et le déploiement. Une fois de plus, les modèles de processus créés jusqu'à présent au cours du projet peuvent être utilisés, par exemple, pour l'élaboration des documents de formation.

Des fonctions d'exportation confortables offrent la possibilité d'exporter et de convertir les modèles de processus dans de nombreux formats imaginables. Pendant les tests, tous les testeurs peuvent à nouveau déposer des feedbacks sur le portail de collaboration Signavio, en plus de la documentation de leurs cas de test.

Pendant la formation finale des utilisateurs finaux, les utilisateurs peuvent prendre des notes sur "leurs" processus. Ainsi, toute la documentation relative aux processus reste au même endroit et devient un outil utile et bénéfique pour les véritables utilisateurs finaux.

En outre, l'implication étroite des véritables utilisateurs finaux de ces processus permet de s'assurer que l'on ne travaille pas "à côté de la réalité" pendant la phase de conception. Une fois le projet terminé, les utilisateurs sur le terrain peuvent être invités à revoir les processus documentés lors de revues régulières, par exemple deux fois par an.

Conclusion et perspectives

Sirius suit également avec grand intérêt la prochaine version 7.2 de Solution Manager avec le nouvel éditeur graphique BPMN propre au produit. On peut s'attendre ici à un net progrès, tant du point de vue de la continuité (organisation/processus et technologie/processus) que de la facilité d'utilisation, et à une alternative avantageuse pour les clients SAP.

Sirius examinera en détail au cours des prochains mois si cet éditeur, notamment en ce qui concerne les fonctionnalités collaboratives, constitue une véritable alternative ou plutôt un complément. La documentation des processus ne doit donc pas nécessairement être une opération ennuyeuse et compliquée réservée aux spécialistes.

Utilisé correctement - et doté des bonnes fonctionnalités - un tel outil peut créer de réels avantages, accélérer les projets et augmenter considérablement l'acceptation de processus (commerciaux) nouveaux ou adaptés grâce à l'implication ciblée d'un grand nombre de parties prenantes.