Procure-to-Pay

À cela s'ajoutent des exigences accrues en matière de conformité et la question des différents sites de l'entreprise ou encore la nécessité de travailler à domicile. La numérisation et l'automatisation permettent de remédier à ces problèmes.

Le secteur des achats est déjà bien avancé dans ce domaine : selon une étude récente de l'association allemande de gestion des matériaux, des achats et de la logistique (BME), deux tiers des entreprises auront presque entièrement automatisé leurs processus d'achat opérationnels à moyen terme. Si l'on ajoute ici les processus de contrôle des factures et de paiement, on parle de Procure-to-Pay ou, en abrégé, de P2P, c'est-à-dire de processus continus qui vont de la création d'une expression de besoin au classement des factures avec protection contre les révisions.

Pas seulement sans papier

Dans SAP Business Suite ou avec S/4 Hana, ces processus de travail P2P complets devraient pouvoir être exécutés directement dans le système. Mais cela ne signifie en aucun cas qu'ils se déroulent automatiquement sans papier. Souvent, les processus sont beaucoup moins numériques ou automatisés qu'on ne le pense.

Cela est également dû au fait que les services d'achat et de comptabilité sont bien organisés et que les processus papier ont déjà été optimisés à l'extrême. Grâce à des spécialistes qui travaillent de manière approfondie, le déroulement des processus est également largement assuré. Mais à long terme, un travail efficace ne sera possible que si les processus opérationnels sont entièrement numérisés et automatisés. Les solutions de workflow et de processus intégrées à SAP, comme celles du groupe xSuite, peuvent s'en charger. Elles veillent à ce que les processus basés sur des documents soient représentés dans SAP de manière automatisée et continue.

Les processus sont ainsi accélérés et simplifiés, les résultats de travail s'améliorent et les objectifs fixés sont plus facilement atteints. Les achats et la comptabilité sont nettement moins sollicités. De nombreux points de départ pour la numérisation et l'automatisation se trouvent dans les nombreuses petites étapes de travail opérationnelles qui se produisent tout au long du processus P2P. Cela inclut les personnes, les services et les processus de travail impliqués.

Intégrer l'automatisation tout en haut de la chaîne de processus

Lors de la saisie des besoins, par exemple. C'est le point de départ de tout processus d'achat. Dans la pratique, cela signifie que celui qui a besoin d'un bien ou d'un service remplit un formulaire ou demande de manière informelle à une instance supérieure s'il peut déclencher le processus d'achat. C'est là qu'apparaît déjà le premier défi : il faut savoir qui est compétent. Il peut s'agir du supérieur hiérarchique, de la direction du service ou des responsables des centres de coûts ou du budget.

Lors d'une demande informelle, par exemple par e-mail, il n'est pas rare qu'elle ne contienne pas encore toutes les informations dont l'achat a besoin. Des questions sont donc régulièrement posées. S'il existe un formulaire de demande papier, il y a certes plus de chances que toutes les informations pertinentes soient directement saisies, mais cela présente aussi tous les inconvénients du papier : le signataire autorisé doit avoir le document physiquement en main et ne peut pas procéder à la validation ni à la transmission au service des achats de manière flexible, à tout moment et de partout.

Loin du copier-coller

L'étape suivante consiste à envoyer la demande au service des achats, après une attente que nous espérons pas trop longue et de nombreuses questions. Celui-ci doit transférer les données dans le système SAP pour qu'une commande puisse être générée. Selon la forme de la demande, il s'agit d'un copier-coller ou d'une saisie manuelle. S'il n'y a pas d'autres points à clarifier ou de validations manquantes, la commande peut être déclenchée dans SAP. Elle est soit imprimée et envoyée au fournisseur par la poste, soit éventuellement déjà numérisée au format PDF et envoyée par e-mail.

Une procédure fastidieuse donc, qui peut être raccourcie par une solution de workflow. La demande est alors créée numériquement, au choix via un client web ou une application SAP Fiori. Pour les utilisateurs habitués de SAP, la saisie directe dans SAP GUI est également possible. Le service des achats en profite, car l'avis de besoin est déjà reçu sous forme numérique et toutes les informations sont disponibles de manière standardisée et centralisée : plus de collecte manuelle d'informations qui prend du temps, plus de demandes de précisions fastidieuses. Les étapes suivantes, à savoir la transmission de la demande pour vérification ou validation, peuvent également être automatisées grâce au workflow.

Une fois validée, la demande de besoin est automatiquement envoyée au service des achats, qui la vérifie ; le système génère ensuite automatiquement la commande en arrière-plan à partir de la demande. D'autres étapes manuelles ne sont plus nécessaires, la commande peut être envoyée au fournisseur.

Les confirmations de commande sont automatiquement transmises à SAP

L'étape suivante du processus P2P consiste à ce que le fournisseur réponde à la commande par une confirmation de commande. C'est là aussi que la numérisation et l'automatisation prennent tout leur sens. Tout d'abord, les données de la confirmation reçue peuvent être transférées automatiquement dans SAP. Cela vaut aussi bien pour les documents papier que pour les documents numériques, des fichiers PDF aux fichiers XML. La technologie de lecture des documents saisit les données de confirmation dans les documents et les transfère dans le champ correspondant du système SAP. La saisie manuelle ou le copier-coller ne sont plus nécessaires. Une solution d'automatisation peut en outre se charger de la vérification du contenu et émettre des avertissements (surlignés en couleur) si une valeur de la confirmation diffère de la commande. Cela facilite considérablement la vérification.

Découvrir et supprimer les routines qui font perdre du temps

L'étape suivante, qui peut être automatisée numériquement, est le traitement des factures entrantes. Celles-ci arrivent sous forme numérique ou sur papier, à un endroit central ou à l'attention d'une personne spécifique. Comme pour le traitement des confirmations de commande entrantes, il existe ici aussi différentes possibilités d'automatisation. Parmi elles, l'extraction des données de la facture et leur transfert dans les champs SAP prévus à cet effet. Cela permet de supprimer une activité de routine fastidieuse et chronophage. Seul le regard vérificateur de l'agent est encore nécessaire pour valider les résultats de la lecture des documents.

Pour les factures avec référence à une commande, la comparaison du contenu peut également être automatisée. Le logiciel vérifie si les données de la facture et de la commande concordent et si l'entrée des marchandises ou la saisie des prestations a déjà été enregistrée. Si c'est le cas, il y a ce qu'on appelle une concordance à trois voies. Cela garantit un niveau de sécurité particulièrement élevé : tout est correct. Une comparaison manuelle entre ces trois points n'est plus nécessaire, le processus est entièrement automatisé et les erreurs ou les tentatives de fraude sont presque toujours détectées à temps.

Pour le service comptable, la charge de travail est ainsi considérablement réduite, quand elle n'est pas nulle. La vérification de la correspondance à trois voies dans le cadre d'un processus manuel est très laborieuse et donc difficilement réalisable dans la pratique. En revanche, si les processus P2P sont numérisés, ce contrôle peut être effectué automatiquement. Une solution de workflow augmente ainsi nettement la sécurité des processus. Même s'il n'y a pas de référence à une commande, il est possible d'automatiser de nombreuses étapes de travail lors du traitement d'une facture entrante. Dans ce cas également, la saisie des données dans le système SAP peut être automatisée grâce à la technologie de lecture des documents et d'extraction des données. La saisie manuelle n'est plus nécessaire, seule une étape de validation doit être effectuée pour s'assurer que le logiciel a tout lu et transmis correctement.

Vérification et validation automatisées

Les processus de contrôle et de validation présentent un autre potentiel d'optimisation. Ils impliquent toujours plusieurs personnes, généralement issues de différents services spécialisés. La numérisation et l'automatisation permettent d'une part de supprimer le transport des documents d'un bureau à l'autre, ce qui réduit les temps de traitement, et d'autre part d'améliorer la qualité des documents.

D'autre part, un workflow numérique garantit le respect des directives et des processus de validation, car ceux-ci sont enregistrés dans le système. Elles ne peuvent donc plus être contournées, que ce soit lors de la saisie des besoins ou lors de la commande, du contrôle et de la validation d'une facture. Avec la fonction de rappel ainsi que la journalisation et l'archivage automatiques, le logiciel soulage également les employés d'une certaine discipline de processus.

De nombreuses étapes de travail peuvent donc être automatisées tout au long de la chaîne de processus P2P. Les conditions nécessaires à cela sont la numérisation des documents entrants, l'extraction des données à partir de ceux-ci et leur transfert automatique dans le système ERP. Cela fonctionne aussi bien pour les confirmations de commande entrantes que pour les factures. Résultat dans les deux cas : Un travail manuel important de saisie des données n'est plus nécessaire. Outre le gain de temps et d'efforts, d'autres raisons solides plaident en faveur d'une automatisation des processus P2P basée sur le workflow : plus de transparence, une meilleure possibilité d'évaluation pour découvrir des potentiels d'optimisation et une sécurité accrue. Il en résulte même des avantages monétaires immédiats, par exemple sous forme de gains d'escompte : En effet, l'automatisation entraîne un traitement plus rapide, qui permet à son tour de payer les fournisseurs plus tôt.