Processus de travail basés sur les rôles

Il est donc indispensable d'uniformiser et de centraliser la logistique. Karl Mayer, fabricant international de machines textiles, a complété son système actuel par une solution basée sur SAP afin d'optimiser les processus gérés par SAP. Depuis, le Rule Workbench (RWB) et le Role Administration Cockpit (RAC) de GIB, partenaire de SAP, permettent d'améliorer les stocks et de réduire les temps de traitement opérationnels grâce à des processus de travail basés sur les rôles.

Depuis sa création en 1937, cette entreprise allemande de construction mécanique s'est développée pour devenir un groupe international. Aujourd'hui, l'entreprise possède des filiales aux États-Unis, en Angleterre, en Inde, en Italie, à Hong Kong, au Japon, en Chine, au Bangladesh et en Suisse.

La croissance internationale représentait un défi pour les processus logistiques. Il n'y avait pas de règles générales dans toute l'entreprise sur la manière de calculer un stock de sécurité. Les stocks de sécurité n'étaient pas contrôlés à intervalles réguliers, mais uniquement lorsqu'il y avait une demande d'achat ouverte. Les planificateurs n'organisaient pas le déroulement de la journée selon des directives uniformes.

"Avec cette planification des stocks, il y avait un risque élevé de stocks trop faibles ou trop élevés et donc un risque de retard de production."se souvient Sonja Meyrose, responsable du groupe spécialisé dans la gestion des matériaux chez Karl Mayer. Objectif : structurer le déroulement de la journée des planificateurs et optimiser la planification des stocks.

"Nous avons compris que nous avions besoin d'une solution uniforme dans l'entreprise pour mieux structurer le travail quotidien des planificateurs et le rendre ainsi plus efficace. Les nouvelles ressources en temps peuvent ensuite être utilisées pour planifier les stocks de sécurité de manière plus professionnelle, également avec un logiciel.", a déclaré Meyrose à propos de la situation de départ.

Comme on travaillait déjà avec succès depuis quelques années avec les modules GIB-Operations et Controlling, on a misé sur le même développeur. Le partenaire SAP s'est spécialisé dans l'optimisation des processus logistiques et les modules Rule Workbench (RWB) ainsi que Role Administration Cockpit (RAC) devaient, en tant que solution complémentaire, optimiser les processus dans le département logistique.

Six mois seulement se sont écoulés entre le lancement du projet et la mise en service sur les sites. La mise en œuvre s'est déroulée sans problème, à l'exception de quelques adaptations. Aujourd'hui, une centaine d'utilisateurs travaillent avec Operations, Controlling et RAC, et ce sur tous les sites du monde entier. Actuellement, RWB n'est utilisé qu'en Allemagne. Un déploiement en Chine est prévu.

Les utilisateurs ont été agréablement surpris par la convivialité des modules. L'utilisation est quasiment évidente, si bien que la durée de la formation pour le navigateur d'activités a été d'environ une demi-journée. Le module Opérations est un peu plus intensif et nécessite un à deux jours de formation, de sorte que les employés puissent également utiliser cette solution. Les sites étrangers ont été formés sur place ou par vidéoconférence.

L'introduction a eu des effets positifs sur les processus de travail internes. Grâce au Role Administration Cockpit, il n'est plus nécessaire de chercher et de naviguer dans le système SAP, ce qui permet de réaliser des tâches en un temps record. Le RAC masque les fonctions inutilisées et facilite ainsi la navigation dans le système. Une fois pour toutes, les tâches qui reviennent régulièrement doivent être planifiées comme avec un organiseur électronique, afin que l'utilisateur puisse voir dans le masque personnalisé toutes les tâches à faire, qui peuvent être appelées par un double clic.

Un grand avantage pour les affaires courantes, estime Meyrose : ".La création de normes uniformes dans la planification apporte beaucoup de transparence, une certaine interchangeabilité en cas de maladie ou de congé et, surtout, facilite le travail quotidien, car chaque planificateur sait clairement quelles activités doivent être effectuées.."

La planification des stocks s'est également nettement améliorée, surtout en ce qui concerne la représentation des pièces manquantes, qui a pu être entièrement transférée d'Excel à GIB. L'utilisation uniforme des modules sur tous les sites a considérablement augmenté la transparence de la planification, car les planificateurs ont désormais une vue d'ensemble des stocks dans l'ensemble du groupe et peuvent ainsi mieux les optimiser. "Nous ne pourrions plus nous passer des nouveaux modules, car les planificateurs peuvent désormais travailler de manière nettement plus organisée. Le succès est perceptible dans tous les domaines", résume Sonja Meyrose.