Process Mining für Einsteiger

Process Mining ist relativ einfach erklärt: Bei dieser Methode des Business Process Management (BPM) erkennt und analysiert eine Software die Abläufe im Unternehmen. Anschließend werden diese auf ihre Effizienz analysiert und optimiert. Dazu wertet die Anwendung die Log-Dateien derjenigen IT-Systeme aus, die an einem Geschäftsprozess beteiligt sind, und erstellt daraus ein Prozessmodell.

Process Mining macht somit sichtbar, was tagtäglich tatsächlich in den Systemen – und damit im Unternehmen – abläuft. Einer der wesentlichen Unterschiede zu Business Process Management ist die Art der Erfassung der Ist-Prozesse. Anstatt diese in aufwändigen Workshops zu erfragen und zu dokumentieren, bildet die Software den Status quo automatisiert aus den Log-Daten aller relevanten Systeme ab.

Das Process-Mining-Tool leitet daraus direkt die einzelnen Arbeitsschritte, Arbeits- und Wartezeiten ab und visualisiert sie in einem standardisierten Flussdiagramm. Damit deckt Process Mining mögliche Schwachstellen, Fehleranfälligkeiten und Engpässe auf. Zudem lässt sich damit die Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Vorgaben überprüfen. Es unterstützt also die Compliance.

Insgesamt steigert das Verfahren die Qualität der Abläufe, erhöht die Produktivität und senkt so die Prozesskosten. Bei Abläufen, die eine Schnittstelle zu Kunden haben, lässt sich auch die Customer Experience verbessern. Es gibt nicht allzu viele Voraussetzungen, die gegeben sein müssen für den Einsatz von Process Mining.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor aber liegt in den Daten. Das beginnt beim Zugang zu den Log-Daten aller in einem Prozess involvierten Systeme. Dazu kommt: Sie müssen stets einheitlich und vollständig sein.