FUE : estimation pour les nouveaux contrats Rise-with-SAP

Avec Rise with SAP, les licences SAP ne sont plus achetées, mais louées (abonnement). Les clients n'acquièrent donc plus un droit d'utilisation à vie, mais après la durée du contrat, le droit d'utilisation s'éteint brusquement ou vous devez conclure une prolongation de contrat à des conditions éventuellement modifiées.

Si l'on examine la structure des coûts futurs (location par an), on constate que les licences utilisateur constituent toujours le poste individuel le plus important. Toutefois, on ne loue plus des types de licences utilisateur individuels, mais ce que l'on appelle des Full Use Equivalents (FUEs). A première vue, cela facilite les choses, car il n'est pas nécessaire d'estimer le nombre exact des différents types de licences utilisateur avant de les utiliser. Mais au deuxième regard, il faut toujours estimer combien de FUEs on utilisera à l'avenir par an. C'est aussi difficile qu'auparavant avec R/3 (ECC) ou S/4 (sur site).

Types de licences utilisateur

Dans le cloud, il existe quatre types de licence utilisateur auxquels sont attribuées différentes fonctions de la solution :

• SAP S/4 Hana pour Advanced Use : l'utilisateur auquel cette licence utilisateur a été attribuée peut utiliser toutes les fonctionnalités de la solution, comme le faisait à l'époque l'utilisateur professionnel.
• SAP S/4 Hana pour Core Use : est surtout intéressant pour les organisations de vente et de service. L'utilisateur auquel cette licence utilisateur a été attribuée peut utiliser les fonctions de la solution de manière limitée. En particulier, il ne peut pas utiliser les fonctions de la solution dans le domaine de la finance.
• SAP S/4 Hana pour utilisation en libre-service : cette licence utilisateur est la plus limitée. Elle permet toutefois l'accès en lecture et l'octroi d'autorisations. Ce type de licence utilisateur est particulièrement intéressant pour le secteur de la production.
• SAP S/4 Hana pour utilisation par les développeurs : l'utilisateur auquel cette licence utilisateur a été attribuée peut utiliser les outils de développement.

Le graphique montre comment les FUE sont calculés. Comme on peut le constater, il s'agit encore de classer l'utilisation du cœur SAP de chaque utilisateur. La question se pose de savoir comment obtenir le nombre suffisant d'UFC pour faire fonctionner son futur environnement Rise-with-SAP Cloud.

Licence SAP S/4 Hana Cloud. Licensing user access to digital core via full usage equivalents. (Source : SAP)

Guido Schneider, SLC365Que penses-tu, Myrja, de l'idée de transposer une à une ses licences d'utilisateur actuelles dans un tableau ? Par exemple, une licence d'utilisateur professionnel pour un FUE ?

Myrja Schumacher, HonicoCeux qui ont trop d'argent peuvent le faire. Avant la migration, il faut se débarrasser de tous les shelfwares. Une éventuelle surlicence se poursuivrait dans le cloud. Ceux qui étaient encore mesurés sur la base de l'utilisation dans ECC pourraient à l'avenir être mesurés sur la base des autorisations dans S/4 Hana ; ceux qui ne s'en occupent pas déjà au préalable pourraient le cas échéant être confrontés à de gros conflits de conformité.

Gudio Schneider: Je suis d'accord, ce n'est pas une bonne idée. Il faut profiter du passage au cloud pour ne pas transférer dans le nouveau paysage les licences dont on n'a plus besoin. Maintenant, SAP propose un service gratuit pour déterminer les besoins et donc le nombre de FUE. Que penses-tu du "S/4 Hana Trusted Authorization Review", c'est-à-dire du service star de SAP, et le recommanderais-tu ?

Myrja SchumacherSAP a publié pour la première fois, avec le service Star, son propre ensemble de règles de licence basé sur des objets d'autorisation sous forme d'Excel. Celui-ci pourrait à l'avenir constituer la base d'un audit à distance SAP. Mais il est à bien des égards, disons-le prudemment, "flou". Un utilisateur SAP_ALL est classé à tort comme "Functional Use", car le référentiel Star ne connaît pas de sous-profils. Si l'appel se fait via la fonctionnalité du moteur, SAP classifie souvent une licence d'utilisation. Cela n'est pas cohérent avec la liste de prix SAP : Ce n'est que lorsque des fonctionnalités de base sont effectivement utilisées en dehors d'un moteur qu'une licence d'utilisation est nécessaire. Pour ces raisons, il ne faut pas faire confiance à 100 % au service Star. S/4 Hana Trusted Authorization Review (Star) calcule aussi bien les types de licences utilisateur trop chères que trop bon marché.

Gudio Schneider: Existe-t-il également une possibilité d'effectuer cette classification S/4 Hana Trusted Authorization Review sans passer par SAP ? Et, si oui, quels en seraient les avantages ?

Myrja Schumacher: Cette possibilité existe. On peut aussi utiliser le Star-Service sans le soutien de SAP via la note (me.sap.com/notes/3113382). Le résultat est la classification des rôles, mais avec tous les inconvénients décrits ci-dessus. Il faut ensuite lancer le programme de mesure du système (transaction USMM), sélectionner les listes de prix correspondantes et attribuer manuellement les articles de licence appropriés. L'USMM détermine le type de licence nécessaire en fonction des classifications de rôles existantes. Pour cela, il faut qu'aucun type de licence ne soit saisi dans la base des utilisateurs (SU01). Les différentes licences de compte sont consolidées dans le LAW. Ensuite, le besoin en FUE est déterminé manuellement en fonction des facteurs de pondération, voir ci-dessus.

Gudio SchneiderDans mon article sur l'E3 (Licence utilisateur basée sur l'utilisation versus licence utilisateur basée sur les droits, février 2024, page 18), on peut lire que je suis critique vis-à-vis de la licence utilisateur basée sur les droits. La conversion en UFC n'y change rien. Pour déterminer le nombre de FUE, il faudrait donc utiliser un outil qui, sur la base de l'utilisation réelle sous ECC, attribue automatiquement les futures fonctions de la solution dans S/4 et simule ainsi le besoin de licences. Avec ce résultat, on regarde ensuite dans la liste des prix et conditions SAP (PKL) et on cherche le prochain niveau de remise supérieur. Dans de nombreux cas, il est commercialement judicieux de louer le nombre d'UFC correspondant au niveau de remise immédiatement supérieur, car cela est d'une part plus économique et d'autre part permet de faire face aux futurs changements d'utilisation. Que penses-tu de cette méthode ?

Myrja Schumacher : Entre-temps, je ne suis plus aussi hostile à la mesure basée sur les droits d'accès. La mesure basée sur les autorisations n'a rien à faire dans ECC, je suis tout à fait d'accord avec toi. Je suis d'accord avec toi pour dire que jusqu'à présent, je n'ai jamais lu clairement dans un contrat que les licences devaient être attribuées sur la base des autorisations dans S/4. Il existe toutefois un risque que SAP aligne de plus en plus ses outils de mesure sur la base des autorisations existantes. Pour s'y préparer, il est judicieux d'examiner le concept d'autorisation existant du point de vue des licences. Quel objet d'autorisation est utilisé, qu'est-ce qui fait de ce rôle un type d'utilisation avancée ? Souvent, c'est un seul objet d'autorisation qui rend le rôle plus coûteux.

Un outil permet de surveiller l'utilisation des objets d'autorisation au sein des rôles et d'adapter les rôles en conséquence. Cela pourrait également avoir un impact sur le mode d'utilisation des rôles, par exemple en faisant passer un rôle de "Advanced" à "Core", ce qui réduirait alors la consommation de FUE. Les outils SAM peuvent simuler différents scénarios pour le client SAP existant et retranscrire ensuite automatiquement les meilleurs résultats. Un outil tel que Dynamic License Control de Honico est également en mesure de résoudre de manière automatisée les incohérences entre l'utilisation du moteur et la classification des utilisateurs. De même, les transactions ne suffiront plus à l'avenir, les applications Fiori sont de plus en plus utilisées, il faut les suivre, ce qui se fait bien sûr aussi au mieux avec un outil SAM. Si l'on a analysé tout cela pour soi-même et que l'on sait aussi où l'entreprise se dirige à l'avenir, alors l'utilisation du niveau de prix supérieur est souvent judicieuse, voir ci-dessus.

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