Plus de transparence dans les achats

En tant que l'un des plus grands fournisseurs de systèmes pour l'industrie alimentaire, des boissons et pharmaceutique, GEA est fortement diversifié dans le monde entier. Le groupe est ainsi organisé en cinq divisions, chacune occupant une position de leader sur le marché et soutenue par des fonctions centrales, régionales et locales. En raison de sa croissance historique et de nombreuses acquisitions, l'entreprise a développé une infrastructure informatique extrêmement hétérogène composée de plus de 60 systèmes ERP qui doivent être remplacés par une seule instance ERP : SAP S/4 Hana. Pour ce faire, un programme de transformation global a été mis en place en 2020 et s'étend sur plusieurs années.

Le programme S/4 comprend un projet d'harmonisation des achats indirects, qui sont aussi complexes que l'ensemble de la structure organisationnelle de GEA. Ainsi, de nombreuses responsabilités différentes se sont développées à chaque niveau de l'entreprise pour l'achat de matériaux indirects. À cela s'ajoute le fait que les processus d'achat sont soutenus par plusieurs procédures informatiques et manuelles.

"Avant de pouvoir nous pencher sur les questions de numérisation, nous avons donc dû effectuer un travail préparatoire important au niveau de l'organisation", se souvient Kati Rother, Digital Procurement Program Manager chez GEA. "Ainsi, notre équipe de projet a d'abord été confrontée à la tâche difficile de définir des processus, des structures et des rôles uniformes à l'échelle du groupe pour la commande de matériaux indirects". 

Source-to-Pay

À la recherche d'une plate-forme appropriée pour l'automatisation du nouveau processus source-to-pay, le choix s'est porté sur SAP Ariba Guided Buying. "D'une part, cette solution nous offre la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins d'achat des différentes unités de l'entreprise", souligne Tina Schmidt, Senior Business Application Consultant chez GEA. De plus, Guided Buying est en accord avec la stratégie de numérisation globale du constructeur de machines et d'installations de Düsseldorf et s'intègre parfaitement dans l'environnement multi-ERP existant.

La connexion avec les fonctions stratégiques d'Ariba, que GEA avait déjà introduites auparavant pour le sourcing et la gestion des contrats avec les fournisseurs, est tout aussi simple. Ainsi, les résultats obtenus dans le cadre des achats stratégiques - comme les remises et les conditions de livraison spéciales - peuvent être directement utilisés pour les processus de commande opérationnels.

Pour faciliter davantage la communication avec l'environnement ERP existant, S/4 Central Procurement (CP) a également été introduit. CP agit comme une couche d'intégration dans laquelle les processus d'achat de différents systèmes ERP peuvent être réunis, pilotés de manière centralisée et standardisés. Les documents et données de base relatifs aux achats sont directement créés et enregistrés dans les systèmes Master Data et ERP correspondants. Une gestion redondante des données est superflue. "Comme le déploiement de S/4 Hana à l'échelle du groupe n'en est qu'à ses débuts, nous devons pour l'instant encore relier trois systèmes dorsaux SAP et un SAP Master Data Governance, MDG, pour les données de base des fournisseurs à Guided Buying", explique Tina Schmidt. "Dans ce contexte, CP offre un middleware idéal pour centraliser nos fonctions d'achat sur plusieurs systèmes ERP".

Après le lancement du projet en mars 2021, GEA a achevé la phase pilote à l'automne suivant, en déployant Ariba Guided Buying et S/4 Central Procurement dans cinq sociétés nationales en Europe et en Asie. Comme prévu, l'utilisation combinée des deux solutions d'achat offre un certain nombre d'avantages importants. Guided Buying met à la disposition des demandeurs une interface utilisateur intuitive qui leur permet de commander les articles souhaités en quelques clics et changements d'écran à partir de catalogues prédéfinis, qu'il s'agisse de matériel et de logiciels, de fournitures de bureau ou de services marketing. En raison de leur simplicité, les nouveaux processus d'achat peuvent être comparés au confort d'utilisation du secteur privé B2C.

Décharge pour les acheteurs

Étant donné que les commandes de catalogues sont presque entièrement automatisées, jusqu'à l'enregistrement de la réception des marchandises dans Guided Buying et CP, il n'est pas nécessaire de faire appel à l'assistance des acheteurs opérationnels. Un gain de temps considérable a ainsi pu être réalisé. De plus, les directives de conformité peuvent être respectées grâce à des politiques préconfigurables. "Comme toutes les conditions de livraison sont coordonnées avec les départements spécialisés et le service des achats, les demandeurs évoluent toujours dans une zone sûre lors des commandes de catalogues.n cadre"C'est ainsi que Kati Rother résume la situation.

GEA considère comme un autre grand succès le fait que le Guided Buying ait permis d'augmenter le taux de catalogues à 30 pour cent en peu de temps, par rapport au nombre de transactions. "Cette augmentation du quota de catalogues signifie déjà un allègement massif de la charge de travail pour nos équipes d'achat opérationnelles", explique Kati Rother. "En raison de notre grand effectif de plus de 18 000 personnes dans le monde, les commandes de petits articles s'accumulent". L'objectif à long terme de GEA avec la nouvelle plateforme d'achat guidé est de réduire en grande partie les besoins en texte libre, qui prennent beaucoup de temps.

En même temps, la nouvelle solution assure la transparence des achats indirects en fournissant un aperçu complet des demandeurs, des besoins, des fournisseurs et des prix. Une fois que le Guided Buying aura été déployé dans toutes les autres entités juridiques de GEA, GEA aura pour la première fois la possibilité de voir toutes les opérations d'achat indirect dans un seul système central. Cela offre aux acheteurs stratégiques la possibilité d'exploiter de précieux potentiels d'efficacité.

Déploiement mondial

Une fois le projet pilote terminé, les deux nouvelles solutions d'achat SAP seront déployées cette année sur 22 autres entités juridiques de GEA, puis progressivement dans l'ensemble du groupe. L'ensemble de l'implémentation sera soutenu par le partenaire SAP Gold Apsolut, spécialiste de la gestion intelligente des dépenses et de la transformation numérique des entreprises, qui a déjà convaincu les responsables du projet GEA pendant la phase pilote. "Avec Apsolut, nous avons à bord un partenaire conseil expérimenté qui allie une profonde connaissance des processus d'achat et de SAP", affirment d'une même voix Kati Rother et Tina Schmidt. "Il convient de mentionner en particulier l'excellent savoir-faire en matière d'intégration de l'équipe de consultants".

En effet, comme le souligne Frank Dunkel, Associate Partner chez Apsolut, l'intégration d'une infrastructure informatique très complexe composée de systèmes SAP Cloud et sur site, anciens et nouveaux, avec des versions différentes, en un processus fonctionnel de bout en bout, a représenté un défi particulier. À cela s'ajoute le fait que S/4 Central Procurement est un produit relativement récent qui est en constante évolution. "Comme GEA se procure la solution Central Procurement à partir du cloud public, tout comme Ariba Guided Buying, nous avons dû, parallèlement à la mise en œuvre, surveiller en permanence si quelque chose avait justement changé au niveau fonctionnel chez CP", explique Georgi Vanchev, Manager chez Apsolut. "Le cas échéant, il a fallu procéder à une adaptation dans la conception initiale".

Dans l'ensemble, la phase pilote s'est déroulée comme prévu, même si des décalages horaires se sont produits de temps à autre en raison de l'introduction de S/4 à un niveau supérieur. "Mais l'équipe d'Apsolut ne s'est pas laissée déconcerter et a toujours adapté le plan du projet à court terme", souligne Kati Rother. "Nous avons ainsi obtenu tous les résultats souhaités en temps voulu". Cette performance est d'autant plus remarquable que l'ensemble du projet pilote a dû se dérouler de manière purement virtuelle en raison de la pandémie. "Grâce à la collaboration à distance, nous avons toujours pu réagir très rapidement, même si les sociétés nationales GEA impliquées étaient réparties sur deux continents", souligne Tina Schmidt.

"De plus, une organisation rigoureuse des nombreux ateliers et réunions en ligne nous a permis de nous focaliser strictement sur les exigences actuelles du projet". Ainsi, toutes les personnes impliquées dans le projet s'accordent à dire qu'elles sont parvenues à une collaboration hautement efficace et basée sur la confiance pendant la phase pilote - une excellente condition pour le déploiement à venir.