Plate-forme pour la conformité et la gestion des données de référence

Tenir les données à jour en permanence est une entreprise qui prend beaucoup de temps. Chez Roche, ce sont surtout les collaborateurs du service des données de base qui s'en chargeaient, mais aussi en partie le personnel du service informatique.

Ils avaient pour mission d'introduire manuellement des données nouvelles ou modifiées dans le système SAP, par exemple lorsque l'équipement tel que les clapets coupe-feu, les servomoteurs ou les sondes de mesure était créé au sein d'un nouveau bâtiment.

Pour ce faire, ils se sont servis des listes fournies par les fabricants dans Microsoft Excel et ont transféré les données par "copier-coller". Mais ce processus était non seulement très long, mais aussi sujet aux erreurs.

Roche utilise SAP ERP/ECC 6.0 pour la gestion des données de base, notamment celles du service technique, de la gestion du matériel et de la finance.

"En 2012, afin d'optimiser la qualité des données, nous avons cherché une solution technique basée sur Excel qui nous permettrait d'automatiser le transfert des données dans SAP".

se souvient Rüdiger Weiß, administrateur et responsable des systèmes informatiques chez Roche Diagnostics à Penzberg.

Finalement, début 2012, les responsables ont choisi la plateforme Winshuttle Foundation, qui a été mise en œuvre en quelques semaines et a fonctionné comme prévu pendant des années.

"Au fil du temps, le cercle des utilisateurs de la plateforme s'est élargi et le souhait d'une validation de celle-ci nous a été de plus en plus souvent adressé.

En effet, dès que des données importantes pour le produit sont traitées de manière automatisée dans le système SAP, la gestion de la qualité attend l'utilisation d'un logiciel validé. C'est pourquoi, cinq ans après son introduction, c'est-à-dire en 2017, nous avons décidé de valider l'ensemble du système lors du prochain saut de version".

dit Blanc.

Ce qui a facilité le processus, c'est que le logiciel répondait aux exigences de validation. Un processus de validation complet a été mis en place afin que tous les composants de Winshuttle, tels que les utilisateurs, les licences, les scripts et la gestion des droits, se trouvent sur une plate-forme conforme aux directives de validation du système informatique (CSV). Cela permet d'augmenter considérablement l'efficacité des processus de données.

L'implémentation de la version 11.2 a débuté au printemps 2018 sous la direction du département Business-IT. Environ un an plus tard, la plateforme a pu être mise en service de manière productive après une phase de test approfondie.

Le long délai s'explique par la validation très complexe. Il a en effet fallu envisager tous les scénarios possibles pour s'assurer qu'ils répondent à toutes les exigences de conformité d'une entreprise opérant à l'échelle mondiale.

Formation simple

Depuis, une centaine d'utilisateurs professionnels travaillent avec la plate-forme. Ils se sont familiarisés avec elle sans aucune formation externe. Ils ont pu prendre tous les contenus de formation pertinents dans un document PDF d'une quinzaine de pages et utiliser la plateforme sans problème.

Seuls les 20 développeurs de scripts ont suivi une formation de deux jours et les cinq administrateurs une formation en classe d'une journée. Pour être autorisés à utiliser le logiciel, tous les utilisateurs ont dû acheter une licence et déposer une demande d'utilisateur. En lien avec cette demande, ils ont été intégrés dans le groupe Active Directory correspondant et ont prouvé qu'ils avaient suivi la formation nécessaire.

La licence pour Foundation comprend également le Software Studio, qui a été mis à la disposition des utilisateurs via un portail d'installation. Ce processus réglementé est requis par les directives CSV.

Le logiciel basé sur Microsoft Excel permet aux utilisateurs des départements informatiques et spécialisés de développer des solutions intégrées pour les processus commerciaux SAP. Il s'agit notamment de la saisie, de la complétion et de la validation automatisées des données, ainsi que de leur transfert vers et depuis SAP.

Studio réunit cinq modules : Transaction sert à la création et à la gestion des données de transaction et des données de base, Query à la mise à disposition simple des données SAP dans Microsoft Excel.

Direct permet de créer des scénarios complexes de données et de modifications SAP, tandis que Journal-Entry accélère la publication des données de comptes et de journaux. Runner utilise des modèles de transaction et des fichiers de requête prédéfinis pour effectuer en toute sécurité des modifications sur les données de masse SAP.

Fondation mondiale

Foundation permet d'automatiser tous les processus liés à SAP grâce à des workflows configurables. Les utilisateurs professionnels peuvent ainsi contrôler les données, les enrichir progressivement et les valider avant qu'elles ne soient intégrées dans SAP.

Cela optimise la qualité des données et maximise ainsi le retour sur investissement d'une solution SAP. La suite de produits Enterprise offre un environnement de développement qui optimise la saisie et la validation des données et les traite de manière plus rapide et plus sûre.

Elle se compose de deux modules : Composer permet de concevoir et de configurer des processus commerciaux ERP innovants dans un environnement d'autorisation unique. La gouvernance des utilisateurs assure la transparence et le contrôle de l'utilisation et garantit une traçabilité auditable.

Aujourd'hui, plusieurs services effectuent une grande partie de leurs tâches de gestion des données à l'aide de Foundation. Ainsi, la plate-forme est utilisée dans le service technique pour l'ensemble du module Maintenance (PM), dans la gestion des articles (MM), dans la planification des produits (PP) et en partie dans les domaines SAP Cross Application (CA), SAP Financial & Controlling (FICO) et SAP Product Lifecycle Management (PLM).

Les modifications des données de masse ne sont plus effectuées manuellement, mais de manière automatisée. Les collaborateurs sont ainsi déchargés de tâches fastidieuses et sources d'erreurs, ce qui leur permet de se consacrer davantage à leurs tâches principales, comme l'amélioration des systèmes et des processus ou le développement de scripts supplémentaires ou améliorés.

Un autre avantage essentiel du traitement automatisé est l'amélioration de la qualité des données. Roche utilise la plateforme Foundation depuis 2012 et la version validée depuis l'été 2018.

Enfin, sa convivialité ainsi que son mode de travail basé sur Excel ont rapidement convaincu les collaborateurs de ses avantages. Mais ce qui est encore plus important, c'est leur grande efficacité.

En effet, contrairement aux listes de téléchargement SAP utilisées auparavant, qui mettaient des semaines voire des mois à être téléchargées à l'aide du Legacy System Migration Workbench (LSMW), un modèle avec script est prêt à être utilisé en quelques minutes seulement.

Des outils simples

Rüdiger Weiß résume : "Nous nous attendions à recevoir un outil facile à utiliser, capable de développer et de fournir des scripts personnalisés en peu de temps. Nos expériences avec cet outil sont très positives et nos attentes ont été entièrement satisfaites.

Cela fait également référence à la nécessité de valider le système selon les directives CSV". Six mois seulement après l'introduction de la plateforme, on a pu constater à quelle vitesse le système a été rentabilisé.

Sur la base des expériences positives, Roche prévoit d'étendre encore l'utilisation de certains composants de Studio comme Winshuttle Query ou Workflow. Le premier sert à la mise à disposition rapide et simple de données SAP dans Microsoft Excel, par exemple pour la création de rapports ad hoc et de modèles pour les applications de changement en masse, sans compromettre la sécurité et les performances SAP.

Le second permet d'automatiser les processus commerciaux. En outre, l'extension de l'utilisation du logiciel à d'autres sites ainsi qu'une mise à niveau du système sont prévues.