Poursuivre la réflexion sur l'automatisation

En mai 2016, l'IMA (Institute of Management Accountants) a interrogé plus de 751 cadres financiers, dirigeants et analystes américains afin d'en savoir plus sur la manière dont les entreprises gèrent leurs processus comptables, les problèmes rencontrés et la manière dont ils ont été résolus.

Il s'agissait également d'identifier les meilleures pratiques. L'objectif de l'étude était d'en savoir plus sur l'étendue de l'automatisation ; quels autres domaines ils souhaiteraient automatiser ; quels sont les défis auxquels ils sont confrontés et ce qui a fait ses preuves dans le domaine de l'automatisation.

Au total, 75% des participants à l'enquête ont indiqué qu'ils enregistraient le temps nécessaire à la clôture des réservations.

Le processus actuel de clôture financière

Les résultats montrent que de nombreuses entreprises ont de la place pour une comptabilité financière automatisée. Les vérifications de contrôle sont généralement effectuées en fonction des besoins - tous les mois, tous les ans ou tous les trimestres.

De même, les rapprochements de coûts de main-d'œuvre et d'inventaire, les entrées dans les journaux et les répartitions de coûts sont effectués par de nombreuses entreprises en fonction de leurs besoins.

Il s'est avéré que les grandes entreprises étaient plus susceptibles de documenter leurs processus de clôture que les petites entreprises. 21 % de toutes les petites entreprises ont même indiqué ne pas du tout documenter leurs processus de clôture (contre 10 % des grandes entreprises).

Dans l'ensemble, ces résultats montrent qu'environ deux tiers des entreprises ne documentent pas du tout ou seulement partiellement leurs processus de clôture.

En outre, l'étude a révélé qu'environ deux tiers des entreprises interrogées dépendent fortement d'applications packagées ou ERP dans le cadre de leurs processus de clôture.

En outre, deux tiers d'entre eux dépendent de tableurs. Cette forte dépendance aux tableurs semble alarmante si l'on considère les risques et les problèmes qui y sont liés, tels que l'évolution des normes comptables, le temps nécessaire, les erreurs de saisie et les connexions de cellules au sein de tels tableaux.

Le défi des processus comptables

Selon les participants à l'enquête, les processus comptables qui demandent le plus de temps et d'efforts sont les rapprochements de comptes de bilan, l'analyse des écarts, les rapprochements bancaires et de cartes de crédit et la création d'entrées de journal.

Ces processus se prêtent particulièrement bien à l'automatisation. Plus des deux tiers des personnes interrogées ont indiqué qu'elles étaient sous pression en ce qui concerne l'accélération du processus de clôture.

Lorsqu'on leur a demandé d'où venait cette pression, 50 % ont cité le top management ou les propriétaires. Les autres sources de pression identifiées sont les chefs de service, les cadres moyens, les investisseurs et les auditeurs.

Le principal obstacle dans le cadre du processus de clôture est d'obtenir des informations d'autres secteurs ou départements. Les chiffres de vente finaux, les livraisons, les feuilles de temps et les frais de déplacement en sont des exemples.

D'autres obstacles courants sont les ressources humaines, les systèmes logiciels actuels et la correction des erreurs de données. Tous ces problèmes peuvent être résolus grâce à des systèmes intégrés et des processus automatisés.

Satisfaction

Les processus qui répondent le mieux aux attentes sont la création d'entrées de journal, les rapprochements de comptes de bilan et les rapprochements de cartes bancaires.

Les processus qui répondent le moins aux attentes sont l'analyse des écarts, l'allocation des coûts et la vérification des contrôles.

Dans l'ensemble, peu de participants ont exprimé leur satisfaction quant au déroulement du processus de clôture. Seuls 21 % étaient satisfaits et 54 % majoritairement satisfaits.

Parmi les autres participants à l'enquête, 20 % étaient principalement insatisfaits et 5 % très insatisfaits. Ces résultats ont été observés de manière uniforme dans les grandes et les petites entreprises.

Malgré le fait que, selon deux tiers des personnes interrogées, l'automatisation améliorerait le flux et l'utilité des données pour les décideurs concernés et optimiserait le processus de planification financière, seuls 32% ont partiellement automatisé les processus comptables au cours de l'année écoulée.

Automatisation

La plupart des processus mentionnés concernent les dettes, la création de journaux, les créances/factures, les rapprochements bancaires et le reporting.

Un processus de comptabilité sans faille signifie que les activités doivent être organisées de manière à être plus régulières. Au cours de l'année écoulée, seuls 23 % des répondants ont modifié certaines activités qui n'étaient auparavant effectuées qu'à la fin d'une période de facturation, afin qu'elles deviennent plus régulières.

Les activités les plus souvent mentionnées concernaient le rapprochement des comptes, le rapprochement bancaire, la création d'entrées de journal et le reporting. Interrogés sur les principaux avantages d'une réduction du temps consacré aux cycles de clôture, une grande partie d'entre eux ont répondu que cela leur permettait de consacrer plus de temps à des initiatives stratégiques susceptibles de favoriser la croissance de l'entreprise.

Vingt-trois autres pour cent ont indiqué que l'avantage le plus important était des rapports financiers plus précis et dans les délais. Si ce temps pouvait être réduit d'au moins un ou deux jours, cela libérerait des ressources qui pourraient être utilisées pour des analyses plus approfondies et plus utiles.

Environ un quart des personnes interrogées ont déclaré que cela permettrait de produire des rapports financiers plus précis. La raison en serait l'émergence de ressources en temps pour la validation des données et l'amélioration du système de collecte des informations.

Conclusions

Les résultats de l'étude suggèrent que de nombreuses entreprises pourraient bénéficier d'une approche comptable plus continue. Cela implique un décalage des activités dans le temps, de sorte qu'elles deviennent plus régulières.

La comptabilité continue (continuous accounting) est bien plus que l'automatisation des processus comptables. Il s'agit d'une méthodologie selon laquelle les processus qui ont traditionnellement lieu à la fin du mois ou à la fin de la période concernée sont répartis en continu sur cette période.

L'objectif est d'améliorer la précision, de dégager plus de temps pour les vérifications et d'augmenter l'efficacité globale.

L'enquête a permis de recueillir des données sur les processus de clôture qui reflètent les défis et la satisfaction par rapport à leurs processus actuels, ainsi que l'impact d'une plus grande automatisation des processus comptables.

Deux tiers des entreprises interrogées ne documentent pas du tout leurs processus de clôture ou ne le font que pour certaines activités. Malheureusement, deux tiers d'entre eux ont également indiqué qu'ils étaient fortement dépendants des feuilles de calcul.

Cette grande dépendance vis-à-vis des tableaux entraîne à la fois une augmentation du temps nécessaire à l'élaboration des rapports financiers et un risque accru de résultats imprécis.

L'utilisation de tableaux et d'autres processus de clôture manuels contribue principalement à augmenter le temps consacré à la comptabilité du bilan et aux rapprochements bancaires, à l'analyse des écarts et à la création d'entrées dans le journal.

Les entreprises devraient reconsidérer ces processus manuels, ainsi que d'autres, et chercher des moyens d'automatiser au moins certaines des étapes au cours de la collecte et de l'intégration des données.

Plus des deux tiers des répondants ont indiqué qu'ils subissaient des pressions de la part de la direction générale ou d'autres décideurs en ce qui concerne l'accélération du processus de clôture.

Les principaux obstacles à une telle accélération sont la collecte d'informations auprès d'autres services, les ressources humaines, les systèmes logiciels actuels et la correction des erreurs de données.

Les responsables financiers devraient évaluer précisément ces obstacles au sein de leur entreprise et chercher des moyens de les éliminer. Seul un tiers des entreprises ont déclaré avoir automatisé une partie de leurs processus comptables au cours de l'année écoulée.

Il est souvent difficile de fournir des chiffres solides sur le retour sur investissement (ROI) d'un nouveau système de données. La raison en est qu'il est souvent très difficile de calculer la valeur réelle de tels investissements indépendamment d'autres initiatives.

Pour tous les professionnels de la finance qui souhaitent réduire le temps qu'ils consacrent à la clôture et investir plus de temps dans des activités à valeur ajoutée qui aident l'entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques, il est recommandé de procéder comme suit :

Il est utile de parler avec d'autres responsables de secteur et décideurs et de leur demander de quel type d'informations ils souhaiteraient disposer pour rendre l'entreprise plus rentable. Cela permet de déterminer comment ces parties prenantes utiliseraient de telles informations pour aider l'entreprise.

Il est également possible d'établir un lien entre ces activités et un rendement accru. Une évaluation peut ensuite être effectuée afin de déterminer où trouver ces informations et quels outils aideraient à la collecte et au traitement de ces données.

Enfin, il convient de montrer comment la réduction du temps consacré à la collecte et au traitement des informations comptables permet de fournir des informations qui génèrent un meilleur rendement.

C'est le moyen le plus efficace de s'assurer le soutien de la direction.