Optimiser la communication des processus

Les processus de livraison sont aujourd'hui en grande partie numérisés : du bon de commande en ligne à la facturation au moyen d'un ERP, en passant par la planification des stocks et la logistique. Même les contacts avec les fournisseurs et les clients sont généralement entièrement automatisés par échange électronique de données structurées (EDI). Mais si la numérisation est bien avancée dans les grandes entreprises ou les groupes internationaux, il n'en va pas forcément de même pour leurs partenaires. Des ruptures de médias indésirables, mais inévitables, en sont la conséquence. En effet, les petites entreprises hautement spécialisées, en particulier, ne disposent souvent pas des possibilités techniques et financières pour pouvoir transmettre des données structurées par EDI à des applications commerciales. Pour le traitement des commandes, elles ont souvent recours à des formulaires de commande prédéfinis sur papier ou à des formulaires PDF, qui doivent ensuite être envoyés par fax ou par e-mail et saisis manuellement, ce qui demande beaucoup de temps. Cela entraîne des coûts, des retards dans les processus et souvent des erreurs de saisie.

Saisie automatique

C'est là qu'interviennent les services de capture intelligente, qui permettent de relier en très peu de temps et de manière transparente les fournisseurs, clients ou nouvelles filiales non compatibles EDI aux processus existants. Les services Cloud modernes, comme ceux de Retarus, supportent toutes les interfaces, tous les systèmes ERP et tous les formats de fichiers courants et accélèrent sensiblement les processus de la chaîne d'approvisionnement. Les partenaires n'ont pas à supporter de coûts ou de restrictions liées au système : Ils continuent simplement à utiliser les flux de travail existants.

Les Intelligent Capture Services capturent automatiquement les documents commerciaux entrants par e-mail ou par fax et, dans le meilleur des cas, rendent ces données entièrement lisibles par la machine à l'aide d'une reconnaissance intelligente de documents (IDR) performante. La reconnaissance de texte intelligente de Retarus Intelligent Capture Services, par exemple, est basée sur plusieurs moteurs OCR et des techniques d'intelligence artificielle innovantes, elle supporte actuellement 14 langues et est donc parfaitement adaptée à une utilisation dans un environnement professionnel international. Une comparaison des données de base ainsi que des règles et des mécanismes de contrôle à apprentissage automatique (Machine Learning) assurent une qualité élevée des données avec un taux de reconnaissance pouvant atteindre 98%.

Un flux de trésorerie plus rapide

Si certaines informations d'une commande ou d'une facture entrante ne sont pas reconnues, par exemple en raison d'une écriture illisible, elles sont marquées d'une mention de blocage. Il est ainsi immédiatement visible dans le système ERP qu'un traitement manuel ultérieur est nécessaire. Retarus envoie automatiquement le document original au collaborateur responsable sous forme de PDF. Dans le PDF, toutes les zones non reconnues et devant être contrôlées sont clairement mises en évidence. Pour les collaborateurs, le traitement manuel est ainsi nettement facilité car ils n'ont pas besoin de vérifier à nouveau l'ensemble du document, mais seulement les informations erronées. En option, Retarus se charge du post-traitement manuel et offre un taux de reconnaissance de 100 % (Human in the Loop). Grâce à Intelligent Capture Services, les entreprises augmentent le degré d'automatisation de leur communication commerciale et profitent d'une automatisation efficace et fiable des processus tout au long de la chaîne logistique.

En outre, le traitement automatisé des documents commerciaux permet d'améliorer le flux de trésorerie et de réduire les coûts d'environ 60 % par rapport au traitement manuel des commandes. Toutefois, les entreprises doivent absolument veiller à être du bon côté en matière de protection des données, de directives légales et de conformité. Le prestataire de services allemand Retarus mise par exemple de manière ciblée sur le traitement local, traite toutes les données dans des centres de calcul exploitables et audités par ses soins et satisfait aux normes spécifiques à la branche, aux exigences du RGPD ainsi qu'aux exigences de conformité les plus élevées.