Oh, mon cher courrier

Selon l'Institut d'informatique de gestion de l'université Leibniz de Hanovre, en Allemagne environ six milliards de factures sont envoyées chaque année par la voie postale classique.

Cela prend du temps et coûte cher : les documents doivent être imprimés, pliés, mis sous pli, les enveloppes fermées et affranchies. L'affranchissement d'une lettre standard est actuellement de 58 cents.

A cela s'ajoutent les Coûts pour les consommables comme le papier à lettres, les enveloppes ou le toner. Même le fait d'aller au Courrier est à prendre en compte.

La communication commerciale par e-mail est plus économique, plus simple et plus rapide, quel que soit le secteur. Même par rapport au fax, l'e-mail est supérieur en termes de coûts et de rapidité.

De nombreuses entreprises qui SAP ERP fournissent aux clients, aux prospects, aux fournisseurs et aux partenaires les informations nécessaires à la communication commerciale. SAP-Les documents sont toujours envoyés au format papier.

Mais pourquoi pas ERP pour distribuer le courrier professionnel par e-mail ?

Plus facile à dire qu'à faire, car le ERP-n'offre pas d'outil confortable pour l'échange d'e-mails. Ainsi, la norme présente des lacunes dans des domaines aussi importants que la détermination des destinataires, le traitement du courrier, la gestion des fichiers joints et la conception du courrier.

Les entreprises qui SAP ERP utiliser et SAP-Les entreprises qui souhaitent envoyer des documents par e-mail de manière rapide et efficace ont besoin d'une solution informatique qui s'intègre de manière transparente dans le système informatique de l'entreprise. SAP-Il peut être adapté de manière flexible à chaque processus d'entreprise et est compatible avec le système de gestion de la qualité. E-mails directement dans le ERP backend pour être créés, modifiés et envoyés.

Le m/e/s Mailcenter de Munich Enterprise Software répond à ces exigences et à bien d'autres encore. Le Add-on a été élaboré sur la base de ABAP et avec ABAP Objects en tant qu'extension orientée objet et peut être intégré sans modification et de manière sûre dans les systèmes d'exploitation. SAP ERP être intégrées.

Outlook est accessible à l'aide de la OLE-technologie (Lien et intégration d'objets) est intégré dans l'interface utilisateur via un bouton spécifique.

Adaptation flexible

Le module complémentaire est facile à utiliser et s'adapte de manière flexible aux différents besoins en matière d'organisation du courrier de Distribution, Achat ou d'expédition.

Pour l'envoi de bons de livraison et aussi de factures, un haut degré d'automatisation et de standardisation est généralement exigé. Mais pour écrire des offres de grande valeur à des prospects et clients stratégiquement importants, un traitement individuel du courrier est nécessaire. Dans ce cas, la lettre de motivation doit être plutôt personnelle.

Le cockpit comme point d'entrée central

La solution offre un support informatique de bout en bout pour l'envoi par e-mail de différents documents commerciaux directement depuis SAP ERP et raccourcit les voies de communication avec les clients, les personnes intéressées et les partenaires. Toutes les données et informations importantes telles que le statut actuel, le nom de l'entreprise, le destinataire du mail ou la clé de l'objet sont regroupées de manière claire et en fonction du processus sur une interface utilisateur centrale, le cockpit.

Cela assure une grande transparence : chaque utilisateur, dans le cadre de son rôle et de ses autorisations, voit s'afficher l'ensemble de sa correspondance électronique après le lancement de l'application, c'est-à-dire les messages envoyés comme ceux qui n'ont pas encore été envoyés et qui doivent encore être traités.

Détermination automatique du destinataire

La détermination et la gestion des destinataires jouent un rôle important dans l'envoi d'e-mails. Le site Add-on détermine automatiquement à qui le mail doit être envoyé. Pour l'envoi de E-mails il est possible de prédéfinir un ou plusieurs destinataires an, cc et cci dans les données de base.

Une simple correction des données du destinataire, spécifique à l'opération, est possible à tout moment. Il est également possible de déterminer les destinataires en fonction du contenu des documents, en fonction de l'opération.

Il existe en outre des fonctions utiles pour la gestion des interlocuteurs, ce qui réduit les obstacles à la mise à jour des données de contact. Par exemple, il est ainsi possible de gérer dans la base de données clients quel client a accepté l'envoi de factures par e-mail, que ce soit explicitement ou tacitement en payant la facture transmise par voie électronique.

Traitement flexible du courrier

Pour les courriers standard, il est possible d'enregistrer des textes préformulés avec des variables, par exemple pour compléter le numéro de document, mais qui peuvent être modifiés à tout moment. En même temps, il est possible de formuler des lettres personnelles et de les envoyer par e-mail. E-mails de manière individuelle.

Le contenu de chaque mail peut être vérifié une dernière fois avant son envoi et les textes peuvent être adaptés si nécessaire. L'envoi des E-mails Les pièces jointes sont incluses soit directement dans le centre de messagerie, soit automatiquement en arrière-plan, soit par l'intermédiaire de Microsoft Outlook.

En outre, une fonction spéciale "Mail To Go" permet d'envoyer des messages directement à partir d'un document d'application traité. Les messages envoyés E-mails sont alors consignées avec les pièces jointes et comparées avec le SAP-Le document est lié à l'envoi. Cela garantit la transparence, car les rapports d'envoi peuvent être appelés dans le document et l'envoi peut être suivi sans faille.

Joindre facilement des documents et des fichiers

Sur le site Add-on il est possible de spécifier que certains documents, comme les conditions générales de vente (CGV) ou les Marketing-Les fichiers de données sont automatiquement ajoutés au flyer. Ces fichiers joints proviennent d'un répertoire central auquel on peut accéder via SAP ERP à l'aide d'un ordinateur.

Même les documents qui ont été Système de gestion des documents (SAP DMS) peuvent être ajoutés : Par exemple, les plans de construction que le Achat transmises aux fournisseurs en même temps qu'une demande d'offre ou une commande, ou des descriptions de produits que le Distribution d'un e-mail d'offre.

Enfin, il est possible de sélectionner des documents tels que des fichiers Word ou Excel à partir du PC local et de les joindre à un e-mail, à condition que le document soit créé à l'aide des fonctions génériques de l'application. SAP-Il est lié aux services génériques d'objets (GOS).

En outre, le Add-on d'autres fonctions utiles pour la conception. Par exemple, il est possible d'intégrer des E-mails des hyperliens sont intégrés aux partenaires commerciaux, qui mènent à des informations sur les propres produits et services.

En outre, les textes des courriels, les signatures et les Clause de non-responsabilité être uniforme et conforme aux directives relatives à l'identité d'entreprise : Cela a un effet positif sur l'image de l'entreprise.

Enfin, l'utilisation de la solution permet également de répondre aux exigences du législateur en matière de conservation à long terme, inaltérable et sécurisée des messages électroniques.

Ainsi, les E-mails Après l'envoi, les documents peuvent également être archivés via SAP ArchiveLink dans un système de classement externe, en toute sécurité juridique et conformément à la réglementation. Le retour sur investissement est lui aussi très intéressant : Comme l'utilisation de m/e/s Mailcenter permet d'économiser bien plus que des frais de port, son introduction est souvent amortie en moins d'un an.

Thilo Kiefer est membre de la direction de m/e/s - Munich Enterprise Software. Après avoir travaillé comme analyste de systèmes chez Siemens et conseiller chez SAP Steeb, il fait partie de la direction de m/e/s depuis 2005. Il est responsable des domaines de la stratégie, du développement commercial et de la gestion de portefeuille.