Numérisation et standardisation

Uhlmann Pac-Systeme numérise son service mondial avec MobileX

Afin de standardiser et d'optimiser les processus de service dans le monde entier en raison de sa forte croissance, Uhlmann Pac-Systeme a recherché en 2017 une solution intuitive, évolutive et hors ligne pour l'intégration dans SAP CS et HR. Le projet devait en outre permettre d'améliorer la qualité du reporting et d'accélérer les délais de traitement des ordres de service. Avec ses lignes de conditionnement, ses services étendus et ses solutions numériques, l'entreprise offre, en tant que fournisseur de solutions totales, des conseils, une gestion de projet, une mise en œuvre et des services d'un seul tenant.

Uhlmann Pac-Systeme a finalement opté pour MobileX-MIP pour le service sur le terrain, principalement en raison de l'adaptabilité de la solution aux exigences spécifiques du secteur pharmaceutique. Un autre point décisif a été le moniteur de validation MobileX, un module supplémentaire de la solution mobile qui permet au service interne de vérifier les confirmations des techniciens avant de les enregistrer dans SAP.

Le déploiement a commencé en janvier 2019 en Allemagne. Ensuite, la solution a été introduite dans toutes les représentations de service, comme par exemple en Autriche, en Suède, en France, en Chine et au Royaume-Uni. Depuis 2020, MobileX Field Service est désormais utilisé dans le monde entier en cinq langues (allemand, anglais, espagnol, français et chinois) chez Uhlmann Pac-Systeme.

Les techniciens de service reçoivent leurs ordres sur leurs tablettes ou ordinateurs portables et peuvent ainsi consulter tous les détails de l'ordre et de l'installation, comme l'historique des services et les instructions. Les missions concernent des réparations, des entretiens, des mesures de maintenance préventive ou encore des transformations d'installations. Les mises en service de nouvelles installations sont assurées par des équipes dédiées composées de monteurs, de programmeurs et de chefs de projet qui passent une, voire plusieurs semaines sur place chez le client pour la mise en place. Ils utilisent également MobileX-MIP pour la documentation de leur travail.

Formulaires dynamiques

Outre les confirmations, qui contiennent des indications sur les heures de travail et des détails sous forme de texte, les techniciens et les monteurs établissent également leurs rapports de service et remplissent des listes de contrôle et des formulaires via la solution mobile. Le module "Formulaires dynamiques" permet par exemple de créer des listes de contrôle pour l'assurance qualité à la fin du montage et de les faire signer par le client. Cela assure une sécurité maximale du travail et une sécurité juridique. 

L'utilisation d'un moniteur de validation a surtout permis de numériser les processus internes de validation et de suivi des ordres de service, ce qui les a massivement simplifiés et accélérés. Alors qu'auparavant, tous les documents d'ordre et les listes de contrôle sur papier devaient être transférés manuellement ou scannés et vérifiés pour déclencher les processus ultérieurs tels que le déblocage des frais de déplacement, le décompte des salaires et les factures aux clients, la vérification des confirmations et le déclenchement des processus ultérieurs s'effectuent aujourd'hui de manière numérique et en grande partie automatisée dans tous les domaines grâce au moniteur de déblocage. Il a ainsi été possible de réduire de 95% les dépenses logistiques internes et de répondre à l'augmentation du volume des commandes tout en conservant les mêmes effectifs. 

Grâce à la numérisation des ordres de service, le site de Laupheim d'Uhlmann Pac-Systeme a pu supprimer onze chariots à dossiers qui étaient remplis chaque année d'environ 2000 dossiers papier. Dès la phase de déploiement, cela a permis d'économiser 35 000 pages imprimées par an, ce qui correspond à une demi-tonne de bois, plus de 9000 litres d'eau, 1800 kW/h d'énergie et 185 kilogrammes de CO2. 

"La qualité des données des confirmations et des listes de contrôle s'est améliorée de manière exorbitante grâce à l'introduction de MobileX-MIP for Field Service", explique Kai Kathan, Team Leader Services chez Uhlmann Pac-Systeme. "En outre, nous avons pu réduire de plus de moitié les temps de traitement des ordres de service. Nous prouvons également à nos clients notre capacité d'innovation en tant que leader du marché grâce à la numérisation du traitement des commandes".

Pour l'avenir, Uhlmann Pac-Systeme prévoit d'étendre l'utilisation des formulaires dynamiques. Il s'agit de transférer dans le formulaire davantage de détails techniques tels que les informations relatives à l'équipement ou les activités en cours de la dernière intervention, afin que les techniciens soient encore mieux préparés pour leurs interventions et puissent remplir les formulaires encore plus facilement. 

Uhlmann Pac-Systeme, qui fait partie du groupe Uhlmann, est le premier fournisseur mondial de systèmes pour les machines d'emballage pharmaceutique, avec 19 sites dans 14 pays. Plus de 100 techniciens de service interviennent dans le monde entier pour entretenir et réparer plus de 10.000 machines dans 80 pays.