Nouvelle année - défis récurrents

Le choix d'un logiciel d'entreprise complet tel que SAP comme solution de numérisation est toujours une décision de principe aux conséquences importantes : Les entreprises se lient par les efforts et les coûts de l'implémentation et des adaptations individuelles. Si le fabricant procède à des modifications du logiciel ou du modèle de licence, les clients n'ont finalement d'autre choix que de s'en accommoder, car un changement impliquerait généralement des efforts disproportionnés et des coûts considérables.

Contrairement à ce que l'on pense généralement, l'introduction de SAP n'est pas un projet unique pour les entreprises : les modules du logiciel qui se basent les uns sur les autres permettent une extension continue ainsi qu'une adaptation aux processus commerciaux changeants, mais aussi une extension de la transformation numérique à d'autres secteurs d'activité ou partenaires commerciaux.

Mais l'adaptation successive de SAP à de nouvelles situations est justement une médaille à deux faces. Sur le long terme, les extensions de SAP sont souvent complexes et coûteuses : en révisant et en renouvelant régulièrement le logiciel, SAP impose en quelque sorte les adaptations nécessaires et fixe un cadre avec ses modèles de licence et leurs modifications. Mais il n'est pas rare que le client soit ainsi confronté à des obstacles économiques. Dans cet article, nous mettons en lumière les thèmes actuels autour des licences SAP et de la conception des contrats. Ceux-ci peuvent être regroupés sous les termes généraux de coûts, de conformité et de cloud. Les nouvelles voies que SAP propose à ses clients avec S/4 Hana et, tout récemment, avec "Rise with SAP", constituent également des défis particuliers. Nous abordons également les risques qui y sont liés, mais aussi les potentiels en termes de licences et de contrats.

Gestion des coûts

Éviter les pièges des coûts et négocier de manière optimale la flexibilité et les conditions : Pour les entreprises aussi, le regard porté sur l'avenir est marqué par d'innombrables impondérables. En règle générale, l'évolution économique n'est que très peu prévisible. La pandémie de coronavirus a prouvé une fois de plus que les conditions cadres des entreprises peuvent littéralement changer radicalement du jour au lendemain. En même temps, la mise en œuvre stratégique de la transformation numérique exige une planification fiable et à long terme. Cette contradiction pose régulièrement de grands défis aux clients SAP. 

Si les projets d'innovation prévus ne peuvent pas être réalisés ou s'ils doivent être interrompus, voire arrêtés, cela a des conséquences économiques négatives pour une entreprise et son développement.

Dans de tels cas, les budgets pour les licences SAP et les contrats représentent des facteurs de coûts centraux. Il s'agit ici de pouvoir planifier : les extensions, tant en ce qui concerne l'étendue de l'utilisation du logiciel que le nombre d'utilisateurs, nécessitent une adaptation des licences, alors que justement une réduction n'est généralement pas possible, et encore moins à court terme. De plus, les adaptations des conditions de licence ou les changements de produits, comme le passage croissant de solutions sur site à des applications en nuage, exigent également des clients SAP des décisions fondamentales pour l'avenir.

Les négociations contractuelles avec SAP doivent être soigneusement préparées : lors de la définition de l'étendue des négociations, il convient de tenir compte des développements futurs prévisibles et de regrouper les besoins afin d'obtenir de meilleures conditions d'achat. Pensez toujours à vous assurer un droit de configuration ou, si possible, des droits de swap pour les licences dont vous n'aurez plus besoin à l'avenir. 

En outre, il est important de connaître la situation juridique actuelle avant d'entamer les négociations. Les "anciennes" licences ont souvent des droits plus avantageux que les licences de même nature acquises plus récemment. Par exemple, les licences pour utilisateurs professionnels des premiers contrats disposent en plus de droits pour développeurs. Le cas échéant, des accords spéciaux issus de contrats plus anciens peuvent encore être avantageux pour vous. C'est pourquoi les contrats avec des licences anciennes ne devraient pas être abandonnés sans une analyse détaillée. Enfin, et ce n'est pas le moins important, il faut absolument faire un état des lieux sous la forme d'une mesure d'essai interne avant de commencer les négociations. En tant que client SAP, il est essentiel de pouvoir évaluer ses propres besoins de manière aussi anticipée que possible et de garder un œil précis sur l'utilisation concrète. C'est la seule façon d'éviter des coûts permanents inutiles, ainsi qu'un "réveil brutal" au cours d'un mesurage annuel du système SAP ou d'un audit par SAP.

Assurez votre conformité au meilleur coût : dans un ensemble de règles composé de conditions générales et de listes de prix et de conditions (PKL), qui sont désormais mises à jour tous les trimestres, SAP définit de quelle manière et dans quelle mesure l'utilisation de ses logiciels est couverte par l'acquisition d'une licence. Malheureusement, ces définitions ne sont souvent pas claires, mais dépendent des règles en vigueur au moment de l'acquisition de la licence et, le cas échéant, d'autres accords contractuels que vous avez conclus à ce sujet.

Conformité

Afin de garantir que le type et l'étendue des licences achetées correspondent durablement à l'utilisation individuelle, c'est-à-dire que la conformité est respectée, les clients sont tenus de vérifier l'utilisation des logiciels dans le cadre de mesures annuelles du système et d'en informer SAP. Pour ce faire, les données des utilisateurs et du moteur sont mesurées, complétées le cas échéant par des valeurs d'auto-information et transmises à SAP. L'utilisation dite "indirecte", c'est-à-dire l'accès (avec licence) de systèmes externes non SAP ou d'utilisateurs au noyau numérique de SAP, entre également en ligne de compte. Au cours des dernières années, SAP n'a cessé d'affiner ses instruments afin de reconnaître et d'évaluer ces accès. On peut s'attendre à ce que la détermination de l'utilisation indirecte à l'aide d'outils appropriés, comme le Digital Passport, fasse tôt ou tard partie du relevé annuel.

D'autre part, depuis 2018, SAP propose un modèle de licence basé sur les documents, Digital Access, qui permet d'accorder des licences pour l'accès d'applications non SAP au Digital Core de SAP, comme alternative aux modèles précédents. Si SAP soupçonne que la conformité convenue n'est pas respectée, l'utilisation réelle peut être vérifiée dans le cadre d'un audit de licence logicielle par l'équipe GLAC (SAP Global Audit and Compliance Team). Pour les clients, cela entraîne souvent l'octroi de licences supplémentaires coûteuses.

Il est compréhensible que SAP s'efforce d'améliorer en permanence la précision et l'étendue de cette enquête sur l'utilisation. Grâce à de nouveaux systèmes d'analyse toujours plus perfectionnés, SAP parvient à identifier de plus en plus efficacement les écarts par rapport aux conditions de licence.

Le cloud computing

Le cloud d'abord ? Mais bien pensé, s'il vous plaît ! En transférant les données et les applications dans le cloud, les fournisseurs et les utilisateurs de logiciels franchissent la prochaine étape logique de la numérisation. Le besoin de solutions disponibles en tout lieu, y compris en mobilité, ne cesse de croître. Les solutions classiques sur site sont en train de devenir des modèles de fin de série. 

Il n'est donc pas étonnant que SAP mise de plus en plus sur le cloud. Pour les clients, il existe une séparation contractuelle stricte entre les deux variantes Cloud et On-premises. Les modèles de licence proposés ne connaissent que le Cloud ou que le On-premises. Les formes mixtes, qui offriraient aux clients les deux options avec un seul contrat, ne sont pas disponibles. Cela signifie que les entreprises doivent choisir entre les deux variantes et/ou acquérir les deux. Il est clair que SAP mise à long terme presque exclusivement sur le cloud et ne propose plus de nombreux produits en tant que variante sur site.

Pour de nombreuses entreprises, le passage au cloud est une étape qui s'accompagne d'efforts et encore plus d'incertitudes. Déjà, la détermination des besoins individuels sur la période contractuelle et les détails de la rédaction du contrat représentent des défis qui ne peuvent être relevés qu'avec une bonne préparation.

Les applications en nuage présentent certes l'avantage, pour les clients, de ne pas nécessiter d'infrastructure propre avec technique et personnel. Mais d'un autre côté, de nouvelles dépendances apparaissent. Par exemple, les durées et les quantités d'achat convenues par contrat ne peuvent pas être réduites avant la fin du contrat et les échelles de quantité plus avantageuses ne s'appliquent pas en cas d'utilisation supplémentaire non prévue. Il en va de même pour les modifications de produits et de métriques pendant la durée du contrat. SAP offre certes la possibilité, avec la Cloud Extension Policy, de retirer les licences actuelles de la maintenance pour une série d'applications qui doivent être transférées dans le cloud. Mais cela doit être défini avant la conclusion du contrat, un exercice ultérieur n'est pas possible.

Pour pouvoir utiliser les applications cloud de manière judicieuse, ciblée et optimale en termes de coûts, il est donc indispensable de procéder à une analyse précise des besoins et de comparer les exigences individuelles avec les possibilités des applications cloud SAP avant de conclure un contrat. Comme les contrats de cloud computing sont généralement conclus pour une période plus longue, ne serait-ce que pour bénéficier de conditions plus avantageuses, il convient également d'évaluer l'évolution prévisible des besoins pendant toute la durée du contrat.

Défi : S/4 Hana

Outre les coûts, la conformité et le cloud, le thème SAP S/4 Hana représente également un défi pour les clients SAP de longue date. Depuis quelques années, SAP mène une transformation et une restructuration intensives de ses offres. Les logiciels en constante évolution ont finalement abouti à l'introduction de S/4 comme successeur de la Business Suite. Parallèlement, la fin de la maintenance mainstream de la Business Suite a été annoncée. Même si cette décision a été reportée, une migration se présente à moyen terme comme inéluctable pour les clients. 

Le fait que S/4 fonctionne exclusivement avec la base de données Hana propre à SAP entraîne également des dépenses supplémentaires. En outre, pendant la migration et l'exploitation parallèle, les licences de la base de données actuelle continuent de coûter de l'argent.

Dans l'ensemble, de nombreux utilisateurs d'anciennes versions de logiciels s'attendent à une charge de travail disproportionnée. Ils ont du mal à évaluer l'impact d'un changement de contrat nécessaire et la manière dont celui-ci devrait être organisé. Dans ce contexte, les responsables devraient examiner sérieusement les possibilités et les opportunités qui leur sont offertes par S/4, y compris du point de vue des licences. 

Ainsi, une conversion de contrat permet de restructurer l'ensemble du portefeuille de licences et de le faire passer au nouveau modèle de licence, ce qui peut offrir des possibilités intéressantes d'optimisation des coûts. Outre le fait que la plupart des packages ne nécessitent plus de licences utilisateur supplémentaires, il est surtout remarquable que les droits pour les types d'utilisateurs moins chers aient été nettement étendus. Lors d'une conversion de contrat, il est ainsi possible dans de nombreux cas d'utiliser les types d'utilisateurs nettement moins chers "Functional Use" ou "Productivity Use" - une analyse précise de l'utilisation doit bien entendu précéder cette opération afin d'éviter toute surprise ultérieure.

D'autre part, il peut être judicieux d'emporter les licences existantes (et les droits d'utilisation qui y sont liés) dans le nouveau monde S/4 sous la forme d'une "conversion de produit" - ceci surtout si les licences et les contrats existants jusqu'à présent contiennent des droits d'utilisation avantageux et, le cas échéant, déjà adaptés de manière optimale aux besoins de l'entreprise ou des accords spéciaux. 

Il est donc indispensable de se pencher de manière intensive et professionnelle sur l'octroi de licences pour SAP S/4 Hana, en tenant compte de sa propre situation et du développement futur de l'entreprise. De plus, dans le cadre de la migration vers S/4, le passage au cloud est souvent au cœur des changements.

S'élever avec SAP

Tout dans le cloud ? Depuis le début de l'année 2021, SAP propose à ses clients, avec Rise with SAP, une nouvelle forme de transformation vers le cloud sous la forme d'un package complet. Contrairement aux offres Cloud actuelles de SAP, qui ne s'adressent toujours qu'à des solutions individuelles à des problèmes, Rise propose un transfert de l'ensemble du logiciel ERP dans le Cloud en tant que Software as a Service : si le client devait jusqu'à présent acheter les licences pour son logiciel ERP, il s'agit avec Rise with SAP d'un modèle d'abonnement et de souscription pur et simple. Le client passe quasiment du statut de propriétaire à celui de locataire.

Cela présente des avantages et des inconvénients : SAP souligne la réduction des coûts et la flexibilité du modèle, également du point de vue des licences, car le client ne doit pas s'engager dès le départ sur une répartition particulière des licences en fonction de l'utilisation spécifique. Le client peut opter pour la Public Cloud Edition ou la Private Cloud Edition. Cette dernière peut être adaptée de manière plus flexible, tandis que la Public Cloud Edition propose des standards basés sur des modèles de bonnes pratiques. Pour l'utilisation, le client acquiert notamment, dans les deux éditions, des Full Use Equivalents (FUE) qui peuvent être répartis de manière flexible entre les différents types d'utilisation. 

Néanmoins, les restrictions typiques des contrats de cloud SAP s'appliquent également à Rise : Une réduction de l'étendue des prestations (et donc des frais courants) n'est pas possible pendant la durée du contrat, et les extensions ultérieures de l'étendue qui n'ont pas déjà été convenues lors de la conclusion du contrat n'ont aucun effet sur la remise. C'est pourquoi, ici aussi, le client est bien avisé d'obtenir des éclaircissements sur ses besoins et le développement futur de son entreprise avant de conclure le contrat. D'ailleurs, Rise offre également la possibilité de se débarrasser de l'ancien ballast via la Cloud Extension Policy - mais là encore, uniquement avant la conclusion du contrat.

Conseil SAP SAM

Identifier les risques à temps, contourner les dangers, saisir les opportunités : Les trois grands C ainsi que S/4 et Rise posent aux entreprises des défis que, dans de nombreux cas, elles ne peuvent pas relever seules. Depuis plus de 20 ans, HiSolutions aide les entreprises à mettre en place et à organiser une gestion professionnelle des licences et des actifs logiciels (SAM). Les experts en licences SAP de HiSolutions, qui ont une longue expérience, ont déjà conseillé avec succès de nombreuses entreprises de presque tous les secteurs, des PME aux grands groupes, en passant par le secteur public, sur toutes les questions relatives à l'optimisation des licences SAP. Dans le cadre d'ateliers de découverte gratuits et d'analyses et de conseils personnalisés, les experts de HiSolutions développent des stratégies et des concepts appropriés avec et pour leurs clients. Les licences et les contrats de maintenance et de cloud sont optimisés. Souvent, cela permet de financer des projets d'innovation, même sans budget supplémentaire.

Grâce à des analyses proactives régulières, semi-automatisées ou assistées par des outils, HiSolutions prépare les clients SAP de manière ciblée à la mesure annuelle du système. Ainsi, les entreprises reconnaissent à temps les besoins erronés, peuvent prendre des mesures correctives ciblées et évitent les audits de licence. Les outils SAP SAM, dont HiSolutions accompagne la sélection, l'introduction et l'optimisation, permettent, le cas échéant, d'exploiter d'autres potentiels d'optimisation.

En outre, les experts en licences SAP aident leur entreprise à choisir l'offre SAP Cloud la plus appropriée. Sur la base d'une analyse des besoins et de conseils approfondis sur les contrats, les conditions et les options, HiSolutions permet de développer une stratégie de licence parfaitement adaptée aux besoins individuels de l'entreprise. Des économies sont également réalisées dans la plupart des cas pour SAP S/4 Hana et Rise with SAP, grâce à des conseils indépendants et à une assistance lors des négociations contractuelles. Enfin, HiSolutions propose à ses clients des conseils professionnels en matière de licences SAP ainsi que la réalisation de mesures régulières du système, également sous forme de service externe sur mesure.