Nouvelle formule pour les données historiques

Le rachat des activités de SABMiller en Europe centrale et orientale par le groupe japonais Asahi a fait les gros titres en 2016. Le projet SAP stratégique de cette division est moins connu : passage à une solution SAP unique et mise hors service de quelque 25 anciens systèmes ERP.

Les méga-fusions des groupes brassicoles

La concentration dans le secteur brassicole ne cesse de croître, à tel point que les autorités de la concurrence sont intervenues dans les méga-acquisitions récentes. Ainsi, les autorités ont insisté pour qu'Anheuser-Busch InBev vende ses activités en République tchèque, en Slovaquie, en Pologne, en Hongrie et en Roumanie dans le cadre de l'acquisition de SABMiller. En tant que numéro un incontesté en Europe, la position d'Anheuser-Busch sur le marché ne devrait pas devenir encore plus dominante. Pour le numéro un japonais de la brasserie, le groupe Asahi, c'était l'occasion rêvée d'établir une forte présence en Europe. Grâce à cette acquisition, Asahi Breweries Europe est aujourd'hui le numéro trois du marché européen de la bière et le propriétaire de marques traditionnelles connues comme Pilsner Urquell ou le pionnier londonien de la bière artisanale Meantime.

Les rachats et la forte concentration du marché sont souvent le signe d'une concurrence accrue avec une forte pression sur les marges. Le marché de la bière en Europe est très concurrentiel. Comme c'est le cas pour toutes les grandes entreprises, le cœur informatique d'une entreprise bat dans le système ERP. SABMiller utilisait plus de 25 systèmes de ce type en Europe centrale et orientale, dont certains étaient fournis par des fournisseurs locaux. Afin d'obtenir des effets de synergie et de réaliser ainsi des économies correspondantes en matière de licences, d'infrastructure de centre de calcul et de maintenance, SABMiller avait initié un projet SAP stratégique : la consolidation de tous les systèmes ERP sur une solution SAP unique, qui devait être exploitée dans un seul centre de calcul central.

L'archivage des données ne suffit pas

Abstraction faite de l'immense effort technique et humain, l'avantage commercial et financier de ce projet semble évident. "Mais tout cela reste une 'vache à lait' tant que l'on néglige les coûts liés à la disponibilité des données historiques. En effet, les données ERP des anciens systèmes, qu'il s'agisse de la finance ou des ressources humaines, sont soumises à des délais de conservation différents selon les pays et doivent donc être conservées plus ou moins longtemps", souligne Maciej Malczynski, Head of Portfolio and Programs, IS Projects chez Asahi Breweries Europe. "L'archivage des données n'est pas une solution suffisante. Après tout, tous les enregistrements et documents pertinents doivent être conservés dans leur contexte commercial d'origine".

Cela signifie généralement que les systèmes d'origine doivent continuer à fonctionner aussi longtemps que les données doivent être conservées pour des raisons légales. Dans le cas d'Asahi Breweries Europe, cela aurait signifié que certains systèmes, en particulier dans le domaine des ressources humaines, auraient dû continuer à être exploités pendant cinquante ans. Les économies réalisées grâce à la centralisation sur une solution SAP unique auraient ainsi été annulées à long terme.

"Lorsqu'en 2015, nous avons opté pour un modèle SAP unique, il est vite apparu que nous devions migrer les données existantes ainsi que la logique commerciale vers une nouvelle plateforme, idéalement centrale, afin de pouvoir y accéder indépendamment des systèmes d'origine tout en bénéficiant d'une sécurité juridique totale", souligne Maciej Malczynski. La recherche d'une solution adaptée, qui promettait en outre des coûts d'exploitation durablement bas, s'est toutefois avérée plus difficile que prévu. En effet, il n'existait sur le marché que peu de solutions susceptibles de résoudre le problème. Maciej Malczynski : "C'est avec d'autant plus de plaisir que nous sommes tombés sur la solution JiVS à l'automne 2015. Tout était parfait : les fonctionnalités, les coûts d'acquisition et d'exploitation, les références et le modèle d'exploitation".

Soutien du top management

Le projet JiVS a duré 18 mois au total et a nécessité quelques développements spécifiques au client afin d'extraire les données des anciens systèmes, parfois très spécifiques et qui n'étaient plus pris en charge par leurs fabricants d'origine, et de les migrer dans un format techniquement plus récent en toute sécurité juridique, c'est-à-dire sans modification ni possibilité de changement. Environ 25 anciens systèmes ont ainsi pu être désactivés. Au total, 10 To de données, toutes normalisées dans un format SQL, et 20 To de documents ont été migrés et stockés sur la plateforme JiVS.

Une quarantaine d'utilisateurs des départements des finances et de l'audit peuvent ainsi accéder à tout moment aux anciennes données historisées, qui sont en outre toutes assorties d'une date d'expiration. Lorsque celle-ci est atteinte, la gestion de la rétention de JiVS déclenche automatiquement le processus de suppression. "L'historisation et la désactivation des anciens systèmes ont dû être effectuées en parallèle, car la migration vers la solution SAP centrale a mobilisé la majeure partie de nos ressources internes", souligne Maciej Malczynski. "Nous avons donc été ravis que Data Migration se charge également de l'exploitation de la solution pour nous. Nous utilisons la plate-forme comme un service d'accès aux données et aux documents. Et jusqu'à présent, tout fonctionne parfaitement. Aucun de nos utilisateurs n'a le droit de modifier quoi que ce soit dans les enregistrements, et la transmission des informations affichées se fait bien sûr avec un cryptage puissant".

En avril 2017, le dernier des anciens systèmes a été désactivé, ce qui a permis d'achever l'historisation des données et documents anciens au moyen de JiVS. Même si le nombre d'utilisateurs d'une telle solution est par nature limité, puisqu'il s'agit de données anciennes, le soutien du top management est nécessaire.

"Il était certes facile de l'obtenir, car l'avantage commercial était évident. Dans notre cas, cela signifie que le déclassement nous permet d'économiser chaque année l'équivalent du coût de l'ensemble du projet. Et les frais pour l'accès en tant que service sont nettement inférieurs aux dépenses antérieures pour l'exploitation et la maintenance des anciens systèmes entre-temps déclassés", calcule Maciej Malczynski. "Mais la résistance des départements spécialisés a été très forte, comme toujours lorsqu'il s'agit de données financières et d'obligations légales. Il ne faut pas sous-estimer cela. C'est pourquoi le soutien de l'étage supérieur est décisif pour la réussite globale du projet".

Actuellement, Asahi Breweries Europe évalue l'impact du nouveau règlement général européen sur la protection des données (RGPD) sur son propre environnement informatique. La période de transition accordée aux entreprises, y compris l'impunité, prendra fin le 25 mai prochain.

Plate-forme pour les données et documents anciens

Avec le projet JiVS, Asahi Breweries Europe devrait déjà avoir franchi une étape importante pour se conformer aux exigences du règlement, du moins en ce qui concerne les données et documents historiques. En effet, grâce à JiVS, la brasserie est en mesure de déterminer, au niveau de chaque enregistrement et de chaque document, quelles données et informations personnelles ont été enregistrées et dans quel contexte.

Asahi Breweries Europe remplit ainsi ses obligations d'information tant vis-à-vis des autorités de surveillance que de ses clients. D'autre part, l'entreprise peut à tout moment procéder à des suppressions si l'évaluation aboutit à une conclusion dans ce sens. "Tant du point de vue financier que juridique, le projet JiVS s'avère de plus en plus être un investissement pour l'avenir", résume Maciej Malczynski. "D'après tout ce que j'entends de mes collègues dans d'autres entreprises, je pense que nous sommes dans une position confortable en ce qui concerne le RGPD de l'UE".