Neue Rezeptur für historische Daten

Die Übernahme des Zentral- und Osteuropageschäfts von SABMiller durch die japanische Asahi Group machte 2016 Schlagzeilen. Weniger bekannt ist das strategische SAP-Projekt dieser Geschäftssparte: Umstieg auf eine einheitliche SAP-Lösung und Abschaltung von rund 25 ERP-Altsystemen.

Megafusionen der Braukonzerne

Die Konzentration im Brauereiwesen nimmt ständig zu, sogar so sehr, dass die Wettbewerbshüter bei den Megaübernahmen der jüngsten Zeit tätig wurden. So bestanden die Behörden darauf, dass Anheuser-Busch InBev im Zuge der Übernahme von SABMiller dessen Geschäft in der Tschechischen Republik, Slowakei, in Polen, Ungarn und Rumänien verkauft. Als unangefochtene Nummer Eins in Europa sollte die Marktstellung von Anheuser-Busch nicht noch beherrschender werden. Für Japans Nummer eins im Brauereigeschäft, die Asahi Group, war das die perfekte Gelegenheit, eine starke Präsenz in Europa aufzubauen. Asahi Breweries Eu­rope ist dank der Übernahme heute die Nummer drei im europäischen Biermarkt und Eigentümer bekannter Traditionsmarken wie Pilsner Urquell oder des Londoner Craft-Beer-Pioniers Meantime.

Übernahmen und starke Marktkonzentration sind oft ein Anzeichen für verschärften Wettbewerb mit großem Margendruck. Der Biermarkt in Europa ist heiß umkämpft. Wie bei allen großen Firmen der Fall, schlägt das IT-Herz eines Unternehmens im ERP-System. Über 25 solcher Systeme, teils von lokalen Anbietern, hatte SABMiller in Zentral- und Osteuropa im Einsatz. Um Synergieeffekte und dadurch entsprechende Einsparungen bei Lizenzen, Rechenzentrumsinfrastruktur und Wartung zu erzielen, hatte SABMiller ein strategisches SAP-Projekt initiiert: die Konsolidierung sämtlicher ERP-Systeme auf eine einheitliche SAP-Lösung, die in einem einzigen, zentralen Rechenzentrum betrieben werden sollte.

Datenarchivierung allein reicht nicht

Vom immensen technischen und personellen Aufwand abgesehen scheint der geschäftliche, finanzielle Nutzen bei diesem Projekt eindeutig zu sein. „Das Ganze bleibt aber so lange eine ‚Milchmädchenrechnung‘, wie man die Kosten für die Verfügbarkeit historischer Daten vernachlässigt. Denn ERP-Daten aus Altsystemen, ob im Finanz- oder Personalwesen, unterliegen verschiedenen landesspezifischen Aufbewahrungsfristen und müssen dementsprechend unterschiedlich lange vorgehalten werden“ betont Maciej Malczynski, Head of Portfolio and Programs, IS Projects bei Asahi Breweries Europe. „Datenarchivierung ist hier keine hinreichende Lösung. Schließlich müssen alle relevanten Datensätze und Dokumente im ursprünglichen Geschäftskontext aufbewahrt werden.“

Das bedeutet in der Regel, dass die Ursprungssysteme so lange weiterbetrieben werden müssen, wie die Daten aus gesetzlichen Gründen vorzuhalten sind. Im Falle von Asahi Breweries Europe hätte dies dazu geführt, dass einzelne Systeme, speziell im Personalwesen, bis zu fünfzig Jahre lang hätten weiterbetrieben werden müssen. Die Einspareffekte durch die Zentralisierung auf eine einheitliche SAP-Lösung wären dadurch langfristig zunichtegemacht worden.

„Als 2015 die Entscheidung für ein einheitliches SAP-Template fiel, war deshalb sehr schnell klar, dass wir begleitend dazu die Altdaten zusammen mit der Geschäftslogik auf eine neue, idealerweise ebenfalls zentrale Plattform migrieren mussten, um unabhängig von den Ursprungssystemen und trotzdem mit voller Rechtssicherheit weiterhin darauf zugreifen zu können“ betont Maciej Malczynski. Die Suche nach einer passgenauen Lösung, die zudem dauerhaft niedrige Betriebskosten versprach, stellte sich jedoch als schwieriger heraus als gedacht. Denn auf dem Markt gab es nur wenige Lösungen, die für das Problem überhaupt infrage kamen. Dazu Maciej Malczynski: „Umso erfreulicher war es, dass wir im Herbst 2015 auf die Lösung JiVS stießen. Hier stimmte einfach alles: Funktionsumfang, Anschaffungs- und Betriebskosten, Referenzen und Betriebsmodell.“

Unterstützung durch Topmanagement

Das JiVS-Projekt dauerte insgesamt 18 Monate und erforderte einige kundenspezifische Entwicklungen, um die Daten aus den teilweise sehr speziellen und von deren ursprünglichen Herstellern nicht mehr unterstützten Altsystemen zu ex­trahieren und rechtssicher, also ohne Änderungen und Änderbarkeit, in ein technisch neueres Format zu migrieren. Rund 25 Altsysteme konnten somit abgeschaltet werden. Insgesamt 10 TB an Daten, die alle auf ein SQL-Format normalisiert wurden, und 20 TB an Dokumenten wurden auf die JiVS-Plattform migriert und dort gespeichert.

Rund 40 Anwender aus den Abteilungen Finanzen und Revision können so jederzeit auf die historisierten Altdaten zugreifen, die zudem alle mit einem Ablaufdatum belegt sind. Wird dieses erreicht, löst das Retention Management von JiVS automatisch den Löschvorgang aus. „Die Historisierung und Abschaltung der Altsysteme musste sozusagen ‚nebenherlaufen‘, da der Umstieg auf die zentrale SAP-Lösung den Großteil unserer internen Ressourcen in Anspruch nahm“ betont Maciej Malczynski.„Wir waren deshalb froh darüber, dass Data Migra­tion auch den Betrieb der Lösung für uns übernahm. Wir nutzen die Plattform als Daten- und Dokumentenzugriff as a Service. Und bislang funktioniert alles einwandfrei. Keiner unserer Anwender hat das Recht, irgendetwas an den Datensätzen zu ändern, und die Übertragung der angezeigten Informationen erfolgt selbstverständlich mit starker Verschlüsselung.“

Im April 2017 war das letzte der Altsysteme abgeschaltet und damit die Historisierung der Altdaten und -dokumente mittels JiVS abgeschlossen. Auch wenn die Zahl der Anwender einer solchen Lösung, da es sich um Altdaten handelt, naturgemäß beschränkt ist, bedarf es doch der Unterstützung des Topmanagements.

„Die war zwar einfach zu bekommen, denn der geschäftliche Vorteil lag auf der Hand. In unserem Fall heißt das: Wir sparen durch die Stilllegung pro Jahr so viel, wie das ganze Projekt gekostet hat. Und die Gebühren für den Zugriff as a Service liegen deutlich unter den früheren Ausgaben für Betrieb und Wartung der mittlerweile stillgelegten Altsysteme“ rechnet Maciej Malczynski vor. „Doch der Widerstand aus den Fachabteilungen war sehr groß, wie immer, wenn es um Finanzdaten und rechtliche Auflagen geht. Das darf man nicht unterschätzen. Aus diesem Grund ist der Rückhalt aus der Chefetage entscheidend für den gesamten Projekterfolg.“

Zurzeit evaluiert Asahi Breweries Eu­rope die Auswirkungen der neuen europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) auf die eigene IT-Landschaft. Die den Unternehmen gewährte Übergangsfrist inklusive Straffreiheit endet am 25. Mai dieses Jahres.

Plattform für Altdaten und -dokumente

Mit dem JiVS-Projekt dürfte Asahi Breweries Europe bereits einen wichtigen Schritt gegangen sein, um die Auflagen der Verordnung zu erfüllen, zumindest was die Altdaten und -dokumente betrifft. Denn mittels JiVS ist die Brauerei in der Lage, im Altbestand auf der Ebene der einzelnen Datensätze und Dokumente gleichsam auf Knopfdruck zu ermitteln, welche personenbezogenen Daten und Informationen gespeichert wurden und in welchem Kontext.

Damit erfüllt Asahi Breweries Europe seine Auskunftspflichten sowohl gegenüber Aufsichtsbehörden als auch gegenüber seinen Kunden. Zum anderen aber kann das Unternehmen jederzeit Löschungen vornehmen, sollte die Evaluierung zu einem entsprechenden Schluss kommen. „Sowohl aus finanziellen als auch rechtlichen Gründen stellt sich das JiVS-Projekt immer mehr als Investition in die Zukunft heraus“ resümiert Maciej Malczynski. „Nach allem, was ich von meinen Kollegen in anderen Unternehmen zu hören bekomme, bin ich der Meinung, dass wir uns in einer komfortablen Ausgangslage befinden, was die EU-DSGVO betrifft.“