Une nouvelle ère dans le contrôle de gestion hospitalier

Les cliniques sont soumises à une pression considérable en matière de transformation : l'augmentation des coûts d'exploitation, la pénurie persistante de main-d'œuvre qualifiée et de personnel, ainsi que les exigences en matière de transparence et de qualité de la part des législateurs, des organismes responsables ou encore de la société constituent autant de défis. Il est donc d'autant plus important pour elles de pouvoir prendre rapidement et de manière flexible des décisions importantes sur la base de données fiables, par exemple pour la gestion des ressources, l'évolution du nombre de cas ou simplement la planification des capacités. Mais c'est là que beaucoup d'établissements échouent. Trop souvent, les rapports et les prévisions économiques s'appuient sur des tableaux Excel gérés manuellement ou des solutions isolées similaires.

Cependant, ces méthodes sont non seulement chronophages et sources d'erreurs, mais également opaques. Les informations doivent être laborieusement collectées, vérifiées et traitées à plusieurs reprises, souvent sans base de données uniforme. Les présentations qui en résultent, par exemple pour la prise de décision, restent souvent incomplètes, ce qui entraîne des retards. La collaboration assistée par ordinateur reste encore largement exceptionnelle.

Changement de rôle dans le contrôle de gestion

La solution est pourtant évidente : un système de reporting numérique intégré améliorerait non seulement l'efficacité et la qualité des données, mais renforcerait également considérablement le contrôle de gestion, lui conférant un rôle actif et consultatif. Grâce à des analyses modernes et à des modèles de planification basés sur des scénarios, il peut accompagner et influencer les décisions en temps réel. L'analyse rétrospective devient ainsi un véritable avantage en matière de contrôle et le rôle passe de celui de rapporteur à celui de partenaire de la direction de la clinique, et à terme, à celui d'aide à la décision au niveau des services. Le contrôle de gestion orienté vers l'avenir ne fournit plus de simples chiffres réels, mais simule des trajectoires de développement : quel est l'impact des variations du nombre de cas sur les recettes ? Comment une modification de la planification des opérations influence-t-elle l'utilisation du personnel ? Ce contrôle prévisionnel est rendu possible par les nouvelles technologies et l'étroite intégration avec les processus opérationnels.

SAP Analytics Cloud et BW/4

Deux solutions centrales issues du portefeuille SAP en constituent la colonne vertébrale : BW/4 Hana et Analytics Cloud (SAC). SAP BW/4 sert de plateforme centrale et performante de gestion des données. Elle regroupe les informations provenant de différents systèmes – tels que les systèmes d'information hospitaliers (SIH), les applications de planification des ressources d'entreprise (ERP) et les technologies médicales – dans un modèle de données intégré, performant et en temps réel. Ainsi, des univers de données auparavant séparés sont harmonisés et disponibles à tout moment de manière uniforme.

Sur cette base, SAP Analytics Cloud simplifie la présentation des données. Une seule interface permet de visualiser des rapports, d'effectuer des analyses et de créer des modèles de planification complexes, sans changement de système ni étapes intermédiaires manuelles. Les services spécialisés peuvent travailler de manière interactive avec les données : simuler des scénarios, établir des prévisions ou préparer des décisions stratégiques basées sur les données, par exemple pour la planification du personnel ou l'évolution des coûts par cas. Pour les hôpitaux qui utilisent déjà SAP ERP, SAC constitue une extension naturelle de la base existante.

Sa grande accessibilité constitue un avantage particulier : même les utilisateurs non techniciens, tels que les responsables des services de soins, les coordinateurs opératoires ou les médecins-chefs, ont accès aux indicateurs pertinents pour la prise de décision via des tableaux de bord. Les données sont transmises là où elles sont nécessaires. Cette étroite liaison entre la technologie et les processus adaptés crée une nouvelle conception du contrôle. Les données circulent plus rapidement, les corrélations deviennent visibles et les décisions peuvent être prises de manière ciblée, avec un impact mesurable sur la rentabilité et la qualité des soins.
Deux cliniques, deux approches

De grandes organisations de santé allemandes, entre autres, en bénéficient. Dans la pratique, un centre hospitalier universitaire de premier plan et un réseau hospitalier régional utilisent ces solutions. Le réseau a par exemple regroupé plusieurs systèmes ERP sur une plateforme S/4 avec Ontron, tandis que les systèmes SIH existants ont continué à fonctionner sans changement. La réussite de cette mise à niveau a ouvert la voie à la prochaine étape : le déploiement de SAC.

Depuis lors, les données provenant de différents systèmes et établissements sont pour la première fois regroupées en un seul endroit centralisé, ce qui constitue une avancée majeure qui n'existait pas auparavant. L'hôpital universitaire a quant à lui été le premier en Allemagne à introduire SAC comme outil de planification afin d'optimiser les processus de contrôle. Désormais, les responsables peuvent créer des rapports en temps réel et des analyses précises sans avoir à utiliser Excel manuellement. Les tableaux de bord personnalisables de SAC fournissent aux décideurs des informations pertinentes en un clic. Les rapports mensuels, les prévisions et les plans économiques sont générés sans avoir recours à des systèmes manuels secondaires.

Le contrôle de gestion évolue de plus en plus, passant d'un simple traitement rétrospectif des chiffres à une unité de conseil stratégique qui participe activement à la conception des processus cliniques sur la base de données en temps réel. Les technologies nécessaires à cet effet sont disponibles depuis longtemps : SAP BW/4 et SAP Analytics Cloud sont des outils puissants qui permettent l'analyse, la planification et la visualisation dans un environnement intégré. Le passage à cette nouvelle forme de contrôle ne doit pas nécessairement être long ou compliqué : souvent, un cas d'utilisation clairement défini et une étroite collaboration entre le service informatique et le service spécialisé suffisent pour faire le premier pas vers un contrôle clinique basé sur les données.

Trois points à retenir

Premièrement : aujourd'hui, le contrôle de gestion est synonyme de conseil, en temps réel et sur un pied d'égalité avec la direction de la clinique. Deuxièmement : les technologies SAP permettent de créer des scénarios basés sur des données qui apportent des avantages immédiats. Troisièmement : il est possible de se lancer dans cette aventure, à condition de définir des objectifs clairs et de mettre en place une collaboration intersectorielle.

Source : Ontron