MOXIS offre des processus de signature transparents pour les solutions SAP - désormais encore plus simples

A l'intérieur, quelques compartiments pour des documents, peut-être 15 ou 30. Entre les deux, un intercalaire qui sert de support lors de la signature et qui doit éviter que la signature ne soit maculée, surtout si l'on sort le stylo plume pour signer.

La vague de numérisation des dernières décennies a fait disparaître à jamais plus d'un ustensile des bureaux d'entreprise. Les processus traditionnels ont été évalués, numérisés et optimisés. Le dossier de signatures a longtemps persisté - et avec lui les problématiques typiques que l'on ne connaît que trop bien dans le quotidien des bureaux :

Des documents qui doivent être portés à travers toute l'entreprise en raison d'une course aux signatures prédéfinie. Des documents qui restent en suspens pendant des semaines parce que la personne habilitée à signer se trouve à l'étranger. Et des documents qui se perdent parfois et ne peuvent plus être retrouvés. Il est bien connu que là où les gens travaillent, des erreurs se produisent.

Signer, mais sans papier

Cette image du dossier de signature traditionnel sur papier a servi de point de départ à l'entreprise XiTrust pour créer un équivalent numérique afin de réaliser la signature électronique juridiquement valable de documents commerciaux. Le dossier de signature électronique MOXIS était né. Le groupe cible était constitué par les entreprises, où le nombre de signatures à apposer chaque jour est élevé et où les flux de travail sont soumis à des directives strictes.

C'est ainsi que s'est développée, pas à pas, une solution de groupe performante, répondant à tous les besoins en termes de fonctionnalité et d'utilisabilité, et permettant de manière standard les signatures électroniques qualifiées - c'est-à-dire les signatures ayant la même valeur juridique que la variante manuscrite (voir l'infobox Signature électronique).

L'intégration comme clé

Les environnements système des grandes entreprises se présentent souvent comme des entités complexes et hétérogènes. C'est notamment pour cette raison que, lors du développement de MOXIS, une grande importance a été accordée dès le départ à la capacité d'intégration dans les infrastructures et applications informatiques existantes.

En tant que leader du marché des solutions ERP, SAP figurait en bonne place sur la liste. Entre-temps, le succès parle de lui-même : les possibilités d'intégration simples et variées de MOXIS - notamment en ce qui concerne les solutions SAP - sont toujours considérées comme un atout majeur lors de la prise de décision en faveur d'une solution de signature électronique.

Un exemple pratique est AVL, la plus grande entreprise indépendante au monde pour le développement, la simulation et les tests de systèmes de propulsion, avec plus de 11 500 employés. L'introduction de MOXIS a eu lieu en 2018 dans le département RH, l'extension à d'autres départements et processus est en cours avec pour objectif un déploiement global.

"La capacité d'intégration du produit est essentielle. Je dois pouvoir entrer et sortir de SAP avec une solution de signature".C'est la raison pour laquelle nous avons décidé d'utiliser la technologie de l'information comme un outil de gestion de projet", déclare Andreas Graf, Department Manager IT Governance & Project Office chez AVL.

"Et action !"

En 2019, XiTrust a participé pour la première fois au congrès annuel de la DSAG en tant qu'exposant, avec bien entendu la plateforme de signature électronique MOXIS dans ses bagages. Le CEO de XiTrust, Georg Lindsberger, a été quelque peu surpris par l'énorme intérêt manifesté par les visiteurs sur place.

Le slogan de l'événement "Et action ! Faire de la numérisation de manière conséquente" a été pour ainsi dire emballé lors du démontage du stand et remis au service de développement lors du retour au bureau. La mission : MOXIS doit être disponible à l'avenir sous forme de module complémentaire SAP dans le SAP App Center.

MOXIS dans le SAP App Center

Un partenaire expérimenté a été associé à ce projet : les experts de CloudDNA GmbH, spécialisés dans le conseil et le développement de produits dans l'environnement SAP Cloud, ont fourni un précieux travail de soutien lors de la conception et de la mise en œuvre du module complémentaire pour le SAP App Center.

Le grand avantage de ce nouveau niveau d'intégration de MOXIS pour SAP réside dans le fait que la connexion initiale de MOXIS ainsi que la configuration des processus de signature dans l'environnement SAP ne sont plus une affaire individuelle et spécifique au client. "L'installation et la configuration de l'add-on dans l'application SAP du client ne prennent qu'une heure", explique Martin Koch, directeur général de CloudDNA.

Pleine bande passante

Lors de l'utilisation du module complémentaire, MOXIS est appelé en arrière-plan. Les utilisateurs disposent toujours de l'ensemble des possibilités offertes par un outil de décision centralisé : Toutes les fonctionnalités que MOXIS peut offrir en tant que service web autonome sont entièrement intégrées dans l'application SAP. Dossier de signature personnel inclus - numérique au lieu de cuir. Car cet ustensile de bureau fait lui aussi partie des reliques des jours passés.