Moteur de l'achat numérique

Gestionnaire de données, spécialiste des réseaux, spécialiste des systèmes : C'est le nom des rôles que les acheteurs devront maîtriser à l'avenir pour être à la hauteur des défis.

Dans le domaine de l'approvisionnement également, la transformation numérique entraîne une augmentation exponentielle des données, ce qui crée de nouvelles opportunités pour la prise de décisions en temps réel et la planification stratégique.

"Les organisations d'achat ont la possibilité d'intervenir activement dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement et d'apporter une contribution supplémentaire à la création de valeur globale grâce à la numérisation".

résume Sebastian Asshauer, Associate Partner d'Apsolut.

Cela présuppose toutefois une collecte et une analyse ciblées des Big Data - avec l'utilisation experte de technologies et de méthodes de pointe pour le Data Warehouse, le Data Mining et le Forecasting.

Une mise en réseau renforcée est nécessaire

En tant que partie importante de la chaîne de création de valeur, le service des achats doit se mettre davantage en réseau pour ne pas être un frein à la transformation numérique. Cela concerne ses relations tant avec les fournisseurs qu'avec les autres départements de l'entreprise.

Concrètement, cela signifie qu'à l'avenir, la perception du rôle de l'acheteur doit évoluer. S'il s'agissait auparavant de se procurer les ressources nécessaires avec une grande fiabilité et à moindre coût, l'acheteur devient désormais un créateur de réseaux qui entretient des partenariats stratégiques avec des fournisseurs sélectionnés.

Dans ce contexte, le fait qu'un fournisseur fournisse des prestations particulières à des conditions avantageuses ne joue plus seulement un rôle. Un critère central pour être admis dans le cercle des "Preferred Vendor" est la capacité d'un fournisseur à être lui-même équipé pour la transformation numérique.

Lorsque les processus d'achat sont considérés dans leur globalité, au-delà des frontières des services et de l'entreprise, le besoin de soutien par des systèmes informatiques qui s'intègrent de manière transparente dans les solutions d'achat se fait de plus en plus sentir.

Soutien informatique de bout en bout

Il s'agit de réduire les problèmes d'interface encore courants en de nombreux endroits. Pour les utilisateurs de solutions d'achat basées sur SAP, telles que Supplier Relationship Management (SRM), Supplier Lifecycle Management (SLC), Materials Management (MM) et S/4 Hana, une combinaison de solutions Ariba cloud basées sur SAP s'impose.

Ces scénarios de solutions dites hybrides couvrent généralement les besoins de la plupart des entreprises.

Sebastian Asshauer d'Apsolut :

"L'intégration du réseau Ariba permet aux utilisateurs SAP d'accéder rapidement et facilement aux avantages de la numérisation dans un environnement système établi".

Ainsi, Ariba met à la disposition des utilisateurs, via des interfaces standard, une série de services qui numérisent l'ensemble des processus d'achat : de la recherche de nouveaux fournisseurs à l'échange de commandes et de factures sur le réseau Ariba, en passant par les appels d'offres et la gestion des contrats. Cela améliore considérablement l'efficacité tout en réduisant les taux d'erreur.

Un exemple est la nouvelle solution "Ariba Guided Buying", qui permet aux employés de gérer les processus d'approvisionnement avec une participation minimale ou nulle du service des achats.

"Ariba Guided Buying" reproduit des règles d'achat spécifiques à l'entreprise, par exemple pour les limites budgétaires, les offres minimales pour certaines transactions ou les fournisseurs préférés.

Au lieu de perdre du temps à étudier ces spécifications complexes, les employés sont automatiquement dirigés vers les fournisseurs, les articles et les services qui correspondent aux spécifications et aux préférences internes.

En outre, il est possible d'effectuer des achats ad hoc avec "Spot Buy". Dans ce cas, un collaborateur peut faire des achats auprès de fournisseurs sans que son entreprise ait conclu un contrat-cadre avec ces fournisseurs.

Grâce à une coopération avec eBay, SAP Ariba a étendu ses capacités d'approvisionnement à la plus grande place de marché en ligne du monde. Les solutions Ariba assurent le respect des politiques d'achat individuelles et l'ensemble du processus.

Les réservations en noir permettent d'économiser du temps et de l'argent

Un autre exemple des gains d'efficacité élevés que permettent les solutions cloud d'Ariba est le traitement numérique des factures, mot-clé : les écritures sombres.

Les entreprises qui collaborent avec leurs fournisseurs via le réseau Ariba peuvent automatiser entièrement le traitement des factures. Pour ce faire, un workflow compare les données de facturation aux données de commande et aux informations de réception transmises par le système ERP.

S'il n'y a pas d'écarts de règles, le workflow transmet l'enregistrement au module de comptabilité financière SAP sans intervention humaine. Le processus de numérisation habituel n'est plus nécessaire, puisque les données sont déjà disponibles sous forme numérique. Les processus de vérification des factures sont considérablement allégés et les entreprises économisent ainsi un temps et des coûts considérables pour le traitement des factures.

En outre, Ariba s'intègre parfaitement à SAP VIM by OpenText et à d'autres solutions similaires. Les fournisseurs sont payés à temps, les délais d'escompte sont respectés, ce qui représente donc un avantage pour les deux parties.

Les exemples le montrent : les organisations d'achat basées sur SAP peuvent poursuivre la numérisation de manière conséquente avec le réseau Ariba et d'autres composants Ariba. Toutefois, les entreprises qui souhaitent profiter de ces avantages doivent planifier stratégiquement l'adoption d'Ariba, comme le souligne Sebastian Asshauer, expert Ariba chez Apsolut :

"Une approche structurée et efficace détermine la réussite d'un projet".

Connexion à Ariba

Dans un premier temps, les solutions d'achat basées sur SAP doivent être connectées à Ariba pour qu'une entreprise puisse gérer la communication avec les fournisseurs via le réseau.

Bien que SAP mette à disposition différentes possibilités de connexion - sous forme de modules complémentaires ou d'ordres de transport -, les exigences individuelles des clients peuvent nécessiter des adaptations ou des extensions.

Dans tous les cas, il est recommandé de faire appel à une société de conseil SAP spécialisée dans le conseil en processus et en informatique pour les achats électroniques et disposant d'une solide expérience des projets Ariba. Les consultants peuvent ainsi aider le client non seulement dans la mise en œuvre technique des nouveaux scénarios hybrides, mais aussi dans la gestion du changement, qui doit impliquer aussi bien les collaborateurs que les fournisseurs.

Les utilisateurs de SAP SRM et SAP ERP qui souhaitent utiliser les services cloud d'Ariba n'ont pas à s'inquiéter de la pérennité de leur environnement d'achat. En effet, la nouvelle solution SAP S/4 Hana intègre également Ariba de manière native. En cours de route, une série d'étapes intermédiaires s'offre aux clients pour effectuer la transition de manière planifiée.

Les achats SAP deviennent mobiles

Les interfaces utilisateur SAP se sont également adaptées aux attentes en matière de guidage intuitif de l'utilisateur et ont été dotées de nouveaux designs frais. Avec les applications SAP Fiori et les applications Ariba, les organisations d'achat disposent dès aujourd'hui d'une technologie qui crée une autre condition importante pour la numérisation mobile.

Ainsi, les acheteurs accèdent aux applications et aux évaluations dont ils ont besoin à partir de n'importe quel terminal grâce à l'interface utilisateur intuitive - et sont ainsi connectés à tout moment et en tout lieu avec leurs fournisseurs, partenaires commerciaux et collègues.